Diseño, Implementación Y Fortalecimiento Del Sistema De Control Interno

Diseño, implementación y fortalecimiento del sistema de Control Interno

Autor: Javier Romero

Auditoría y control interno

02-09-2012

I. Concepto:

“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa”.

II. Objetivos:

1. Prevenir y/o evitar fraudes.

2. Descubrir robos y malversaciones.

3. Obtener información confiable y oportuna.

4. Localizar y corregir errores.

5. Proteger y salvaguardar sus activos.

6. Promover la eficiencia del personal.

7. Detectar y controlar mermas.

III. Elementos:

Toda organización, debe establecer, por lo menos, los siguientes aspectos que orientaran la aplicación del Control Interno:

1. Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como específicos, además de la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

2. Definición de políticas y procedimientos utilizados como guías de acción para la ejecución de los procesos.

3. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

4. Adopción de normas para la protección y utilización racional de recursos.

5. Dirección y administración de personal adecuados a un sistema de valuación.

6. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control administrativo.

7. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización dirigidos al personal de la organización ya sus necesidades.

8. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado Sistema de Control Interno (SCI) son: el ambiente de control, los sistemas de contabilidad, los controles contables internos y los controles administrativos internos, los cuales se traducen en los siguientes subelementos:

a) Objetivos y planes perfectamente definidos.

Se basan en normas que servirán primordialmente para planificar y controlar las operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre. Dichos objetivos y planes deben ser: “posibles y razonables, definidos claramente por escrito (formalizados), útiles, aceptados y usados, flexibles, comunicados al personal y controlables”.

b) Estructura sólida de la organización.

Proporciona una separación apropiada de las responsabilidades funcionales y responsabilidades. Dicha estructura debe poseer las siguientes características:

• Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

• Segregación adecuada de funciones.

• Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y responsabilidad.

• Coordinación entre departamentos y personas.

• Existencia de un programa permanente de capacitación de personal.

c) Procedimientos efectivos y documentados.

Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los cuales deben reunir las siguientes características:

• Diseño y aplicación a nivel de las diferentes operaciones.

• Libros y registros.

• Plan de cuentas.

• Inventario y contabilidad de costos.

• Informes.

• Sistema de información útil y periódica.

d) Personal competente.

Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes requisitos:

• Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.

• Capacitación del personal.

• Evaluación del personal.

• Remuneraciones de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado de destreza demostrado.

• Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.

e) Sistema de revisión de los controles y de las operaciones.

• Auditoria interna.

• Auditoria externa.

• Revisión fiscal.

f) Sistema protector de activos.

• Protección física.

• Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles contingencias (incendios, catástrofes, robos, descomposturas y/o reparaciones, mejoras, adiciones, etc.).

• Verificación de los sistemas de custodia preservación y registro.

g) Sistema de información útil y periódica.

• Sistema de contabilidad.

• Estados financieros razonables.

• Informes.

• Información estadística.

• Elaboración de presupuestos.

• Análisis de Presupuestos.

• Planeación Estratégica.

• Actualización e implementación de políticas.

IV. Principios:

El ejercicio del Control Interno implica que éste se debe hacer siguiendo los principios de:

1. Igualdad: Consiste en que el SCI debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.

2. Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad.

3. Eficiencia: Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y e mejor uso de los recursos disponibles.

4. Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

5. Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

6. Imparcialidad y Publicidad: Consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.

7. Valoración de Costos Ambientales: Consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.

V. Procedimientos:

1. Delimitación de responsabilidades.

2. Segregar funciones de carácter incompatible.

3. Dividir el procesamiento de cada transacción.

4. Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.

5. Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.

6. Fianzas (pólizas).

7. Dar instrucciones por escrito.

8. Utilizar cuentas de control.

9. Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorización y el mantenimiento de la información.

10. Evaluar los sistemas computarizados.

11. Usar documentos prenumerados.

12. Evitar el uso de dinero en efectivo.

13. Administración eficiente de las cuentas bancarias.

14. Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.

15. Identificar los puntos clave de control en cada proceso.

16. Usar graficas de control.

17. Realizar inspecciones técnicas frecuentes.

18. Actualizar medidas de seguridad.

19. Usar indicadores.

20. Definir objetivos y metas claras y alcanzables

21. Realizar tomas físicas periódicas de activos.

VI. Responsabilidad del control interno:

El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada en forma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organización.

La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios delegados, por lo cual es necesario establecer un SCI que les permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a las normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización.

Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas a las organizaciones, el control interno es parte indispensable e indelegable de la responsabilidad gerencial, ya que ésta no termina con la formulación de objetivos y metas, sino con la verificación de que éstos se han cumplido.

El SCI debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de planeación, las normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación que utilicen para retroalimentar su ciclo de operaciones.

Responsabilidades Específicas:

1. La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el SCI debe ser competencia de la máxima autoridad de la organización.

2. En cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser el responsable de acuerdo con los niveles de autoridad y líneas de responsabilidad establecidos.

3. La auditoría interno la unidad de control interno correspondiente, debe ser la encargada de evaluar de manera independiente el SCI de la organización, proponiéndole a la gerencia las recomendaciones para mejorarlo.

Diseño, implantación y fortalecimiento del sistema de control interno

I. Diseño del sistema de control interno (SCI):

El diseño de un adecuado SCI implica no sólo un dominio técnico sobre la materia, sino también un conocimiento del medio específico en el cual se va a aplicar.

Teniendo en cuenta que el SCI

...