Documentos Contables Y Subcontratacion

1. Analizar las diferentes formas que tienen las empresas de administrar los distintos tipos de documentos, ver las diferentes empresa u organización donde deberá analizar y en qué circunstancias se utilizan los siguientes documentos:

Cotización.

Una cotización es el documento formal mediante el cual una empresa le entrega a otra el valor de un producto o servicio (detallándolo y con sus valores en unitario y totales), las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. Las cotizaciones deben ser nominativas para el cotizante y llevar el membrete de la empresa a la que se le está cotizando. De igual modo debe tener un plazo durante el que esta misma es válida. Es el primer documento que genera una compra, generalmente llevado a cabo por el departamento de compras o adquisiciones por parte del cotizante, y respondida por el departamento de ventas de la empresa cotizada.

Orden de Compra.

La orden de compra u O/C es un documento que emite la empresa compradora a la empresa vendedora donde lleva el detalle completo de lo que se está comprando (bienes o servicios) en base a la cotización emitida por la empresa vendedora, también se encuentran detallados el valor del producto o servicio, las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. Las O/Cs deben ser nominativas para la empresa vendedora y llevar el membrete de la empresa que está comprando. Las O/Cs ya aceptadas por ambas partes resulta obligaciones para las mismas.

Guías de Despacho.

Las guías de despacho son documentos legales y tributarios mediante los cuales se acredita la entrega de pedidos (compra-venta). El receptor del bien o servicio debe firmarlo con su nombre, rut, firma y fecha para dar constancia de que lo ha recibido correctamente. Al igual que las cotizaciones y O/Cs debe llevar el valor del producto o servicio (detallándolo y con sus valores en unitario y totales), las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. Las guías de despacho deben ser nominativas para el comprador y nominadas por el vendedor. Legalmente son prueba legal de la entrega de los bienes o servicios. De igual modo, se utilizan para el transporte de mercaderías de las empresas.

Facturas.

Las facturas son el documento tributario/legal por excelencia de las operaciones de compra-venta, por lo mismo las hay de ambos de tipos de operaciones, a decir: facturas de compras y facturas de venta, dependiendo precisamente de quien las emite (empresa compradora o vendedora). Al igual que los documentos anteriores esta debe llevar el detalle, valor unitario y totales del producto o servicio, las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. También deben ser nominativas para el comprador y nominadas por el vendedor.

La diferencia fundamental es que este documento también lleva incluido los impuestos que debieren ser recargados a la operación comercial, esencialmente el IVA (Impuesto de Valor Agregado). Como documento tienes varias copias, las cuales quedaran en cada una de las partes interesadas (copia para el vendedor, comprador y SII).

Su importancia radica en que legalmente son prueba legal de la entrega de los bienes o servicios, de compra-venta de los mismos y para el pago de impuestos.

Notas Débito.

Las notas de débito son documentos complementarios a las facturas de venta y se entiende como el comprobante de carácter comercial que es emitido por el vendedor, donde se registran los importes por distintos conceptos hacia el cliente, lo que implica la aparición de una deuda que debe ser pagada por este último. Al igual que los documentos anteriores esta debe llevar los valores unitarios y totales de deuda. También deben ser nominativas para el comprador y nominadas por el vendedor.

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