Documentos Contables Y Subcontratacion

1. Analizar las diferentes formas que tienen las empresas de administrar los distintos tipos de documentos, ver las diferentes empresa u organización donde deberá analizar y en qué circunstancias se utilizan los siguientes documentos:

Cotización.

Una cotización es el documento formal mediante el cual una empresa le entrega a otra el valor de un producto o servicio (detallándolo y con sus valores en unitario y totales), las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. Las cotizaciones deben ser nominativas para el cotizante y llevar el membrete de la empresa a la que se le está cotizando. De igual modo debe tener un plazo durante el que esta misma es válida. Es el primer documento que genera una compra, generalmente llevado a cabo por el departamento de compras o adquisiciones por parte del cotizante, y respondida por el departamento de ventas de la empresa cotizada.

Orden de Compra.

La orden de compra u O/C es un documento que emite la empresa compradora a la empresa vendedora donde lleva el detalle completo de lo que se está comprando (bienes o servicios) en base a la cotización emitida por la empresa vendedora, también se encuentran detallados el valor del producto o servicio, las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. Las O/Cs deben ser nominativas para la empresa vendedora y llevar el membrete de la empresa que está comprando. Las O/Cs ya aceptadas por ambas partes resulta obligaciones para las mismas.

Guías de Despacho.

Las guías de despacho son documentos legales y tributarios mediante los cuales se acredita la entrega de pedidos (compra-venta). El receptor del bien o servicio debe firmarlo con su nombre, rut, firma y fecha para dar constancia de que lo ha recibido correctamente. Al igual que las cotizaciones y O/Cs debe llevar el valor del producto o servicio (detallándolo y con sus valores en unitario y totales), las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. Las guías de despacho deben ser nominativas para el comprador y nominadas por el vendedor. Legalmente son prueba legal de la entrega de los bienes o servicios. De igual modo, se utilizan para el transporte de mercaderías de las empresas.

Facturas.

Las facturas son el documento tributario/legal por excelencia de las operaciones de compra-venta, por lo mismo las hay de ambos de tipos de operaciones, a decir: facturas de compras y facturas de venta, dependiendo precisamente de quien las emite (empresa compradora o vendedora). Al igual que los documentos anteriores esta debe llevar el detalle, valor unitario y totales del producto o servicio, las condiciones de entrega, despacho o retiro y las condiciones de pago. También deben ser nominativas para el comprador y nominadas por el vendedor.

La diferencia fundamental es que este documento también lleva incluido los impuestos que debieren ser recargados a la operación comercial, esencialmente el IVA (Impuesto de Valor Agregado). Como documento tienes varias copias, las cuales quedaran en cada una de las partes interesadas (copia para el vendedor, comprador y SII).

Su importancia radica en que legalmente son prueba legal de la entrega de los bienes o servicios, de compra-venta de los

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