DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

DOCUMENTOS CONTABLES CONCEPTO

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES

• NEGOCIABLES: sirven de información sobre la condición de una transacción comercial, con ellos se paga o respalda una deuda.

• NO NEGOCIABLES: Brindan los datos necesarios para el registro contables

• INFORMATIVOS: Función administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transaccion comercial

CLASIFICACION

INTERNOS: Son documentos elaborados internamente por la empresa para el control y registro de terceros. Ejemplos:

• Recibo de caja

• Recibo de caja menor

• Comprobante de egreso

• Factura de venta

• Comprobante de diario

• Nominas

• Pedidos

• Notas de crédito

• Notas de contabilidad

• Órdenes de compra

• Informes de recepción de almacén

• Salidas o remisiones etc

EXTERNOS: Son documentos que sirven de soporte a la transaccion pero son elaborados por terceros. Ejemplos:

• Consignación bancaria

• Notas bancarias

• Pagares

• Letras de cambio

• Remisiones

• Facturas de compra

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

DOCUMENTOS CONTABLES: Estos documentos son lo utilizados en los procesos contables y son registrados por su área respectiva:

• Factura de venta

• Consignación

• Recibo de caja

• Recibo de ingreso y egreso

• Tarjeta kardex

• Cheque

• Nota debito, crédito y de contabilidad

• Nomina

DOCUMENTOS NO CONTABLES: Estos se llaman documentos informativos y son de carácter solamente de soporte:

• Remisión

• Salida del almacén

• Cotización

• Remesa

• Contratos

• Hoja de vida

• Solicitud de créditos

• Hoja de inventarios

NORMATIVIDAD

DECRETO 2649 DE 1993:

• Art. 134 - Referente a la conservación y destrucción de los libros que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados, los libros de contabilidad, las actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

CODIGO DE COMERCIO: Documentos y papeles de los comerciantes:

• Art. 48 - Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables inventarios y estados financieros en general a disposiciones de este código.

• Art. 55 - El comerciante conservara archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad.

• Art. 60 - Los libros y papeles deberan ser conservados cuando menos por 10 años, conservados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

• Art. 68 - Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí judicial o extrajudicialmente.

LA LEY 527 DE 1999:

• Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

• Art. 12 - referente a la conservación de los mensajes de datos y documentos.

ESTATUTO

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