Documentos Internos Y Externos, La Cuenta Y El Puc

CONTABILIDAD

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido como el ``lenguaje de los negocios`` por el hecho de estar dentro de una organización, la actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

La función principal es recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de una empresa u organización.

Dentro de la contabilidad se manejan unos documentos internos y externos que son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se dejan constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

CLASIFICACIÒN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES

Estos se clasifican en:

Internos: son los emitidos en la empresa, los cuales pueden entregarse a terceros o circular en la misma. Ejemplo:

1. NOTA DE CONTABILIDAD: es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no están en un soporte contable específico. Como es el caso de los asientos de corrección, desvinculaciones, amortizaciones, ajustes y cierres.

2. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: es un documento que debe elaborarse para el registro de cualquier operación y en el cual se indicara el número de origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas efectuadas en los asientos. A cada comprobante se le anexarán los documentos que los justifiquen.

Externos: estos son emitidos fuera de las empresas y luego recibidos y conservados en la misma. Ejemplo:

1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO: en este soporte contable constan los ingresos ya sean en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias generalmente se archiva así: una parte va al archivador consecutivo y la otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

2. RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA: es un comprobante que elaboraron los bancos y suministran a sus cuentas abiertas para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco. Y una copia con el sello del cajero recibidor, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formulario uno para consignar efectivo y cheque de bancos locales y otro para consignar remesas o cheque de otras plazas.

3. COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS: las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de sus cuentas de ahorros. Este soporte tiene dos opciones y para elegir solo una,

Deposito en efectivo o cheque de bancos locales y retiros en efectivo o en cheque de acuerdo con la cuantía y exigencias del cliente. Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formulario especial.

4. FACTURA DE VENTA: este documento debe expedirse de los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales.

5. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO: la tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito. Suscrito entre una entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjetahabiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes y servicios comprados atraves de este medio.

6. CHEQUE: es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

7. COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE DE PAGO: este soporte respalda el pago de determinada cantidad por medio de un cheque o efectivo.

Generalmente se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago.

8. PAGARÈ: este título valor es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente este documento se utiliza para respaldar préstamos bancarios.

9. NOTA DEBITO: es un comprobante que emite las entidades financieras para cargar a la cuenta de los clientes, valores como intereses por financiación, por sobregiros, el GMF (gravamen a los movimientos financieros), venta de chequeras, comisiones y otros cobros por concepto de operaciones manejadas por estas entidades.

10. NOTA CRÈDITO: cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en las facturas, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de la mercancía para su contabilización se utiliza un soporte

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