Documentos complementarios

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Presentación de Documentos Complementarios

Henry Luis Peñaherrera

Contabilidad y Auditoria

CPAO1

Roberto Marco Arias Paredes

Buen día estimados lectores.

En este presente documento se va a presentar información acerca de los Documentos Complementarios.

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos; donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

Estos son documentos complementarios a los comprobantes de venta y son las Notas de crédito, Notas de débito y las Guías de remisión. (Espejo, 2013)

Notas de crédito: se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. (SRI, 2019)

Este es el formato de una nota de crédito según el SRI:

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Notas de débito: se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante. (SRI, 2019)

Este es el formato de una nota de débito según el SRI:

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Guías de remisión: sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional.       (SRI, 2019)[pic 4]

Esta es una Guía de remisión según el SRI:

Estos documentos tienen un Reglamento aquí vamos a ver los más importantes y relacionados con ellos:

Según el Reglamento de Comprobantes de Ventas, Retención y Documentos Complementarios, 2014, art. 7, señala que la Administración Tributaria podrá suspender la vigencia de la autorización para emitir comprobantes de venta, retención y documentos complementarios previa notificación al contribuyente, cuando este no haya cumplido con la obligación de presentación de sus declaraciones tributarias, sus anexos cuando corresponda, realizado el pago de las obligaciones declaradas o cuando la información proporcionada por el sujeto pasivo en el Registro Único de Contribuyentes, no pueda ser verificada por la Administración Tributaria.

EMISIÓN Y ENTREGA DE COMPROBANTES DE VENTA, NOTAS DE CRÉDITO Y NOTAS DE DÉBITO

Según el Reglamento de Comprobantes de Ventas, Retención y Documentos Complementarios, 2014, art. 15, indica que las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Las notas de crédito deberán consignar la denominación, serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en su original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción.

Según el Reglamento de Comprobantes de Ventas, Retención y Documentos Complementarios, 2014, art. 16, señala que las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante de venta. Las notas de débito deberán consignar la denominación, serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren.

Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el Código de Comercio y en efecto sean negociadas no podrán ser modificadas con notas de débito. (Espejo, 2013)

LOS REQUISITOS Y CARACTERÍSTICAS DE LOS COMPROBANTES DE VENTA, NOTAS DE CRÉDITO Y NOTAS DE DEBITO

Las notas de crédito y de débito contendrán requisitos de llenado, se emitirán en original y copia, debiendo emitirse junto con el original y sus copias o, en el caso de utilización de sistemas computarizados autorizados, de manera consecutiva.

RÉGIMEN DE TRASLADO DE BIENES

La guía de remisión es el documento que sustenta el traslado de mercaderías por cualquier motivo dentro del territorio nacional. Se entenderá que la guía de remisión acredita el origen lícito de la mercadería, cuando la información consignada en ella sea veraz, se refiera a documentos legítimos, válidos, y los datos expresados en la guía de remisión concuerden con la mercadería que efectivamente se traslade. (Espejo, 2013)

Además están obligados a emitir guías de remisión toda sociedad, persona natural o sucesión indivisa que traslade mercadería. Las guías de remisión tendrán  información pre impresa relacionada con el emisor, pero también se incluirá como información no pre impresa una información indicada en el Reglamento de Comprobantes de Ventas, Retención y Documentos Complementarios, 2002, art. 30.

NORMAS GENERALES PARA EL ARCHIVO DE LOS COMPROBANTES DE VENTA, GUÍAS DE REMISIÓN Y COMPROBANTES DE RETENCIÓN

Según el Reglamento de Comprobantes de Ventas, Retención y Documentos Complementarios, 2014, art. 41, señala que los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, deberán conservarse durante el plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario respecto de los plazos de prescripción. Los sujetos pasivos que fueren autorizados a emitir e imprimir sus comprobantes de venta, documentos complementarios o comprobantes de retención, por medios electrónicos, deberán mantener obligatoriamente el archivo magnético de todos esos documentos en la forma que determine el Servicio de Rentas Internas.

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