Ejemplo de Reducción de Costos

FACTURACION

PROBLEMÁTICA: Referencia errónea del Producto (no era el solicitado por el cliente). No se tiene en cuenta promociones de la misma marca, ignoran la referencia de la promoción.

EVIDENCIAS: No

ACCIONES A TOMAR: Recolección de evidencias para demostrar la veracidad del problema.

DEPARTAMENTOS RESPONSABLES: facturación. Lo que se alcanzó a observa en la auditoria es que los facturadores digitan en código  y cuando HELISA arroja resultados ellos ingresan el primero que sale en las opciones, no tienen en cuenta referencias ni promociones y no comparan  con los que están en el toma pedido.

SOLUCIÓN: Luego de esto enviar un correo al jefe de facturación para que sea ella la que tome medidas sobre el caso.  

VENTAS - FACTURACION

PROBLEMÁTICA: Pedido incompleto, a pesar de que bodega realiza un inventario 1 vez al mes y alimentan la información en HELISA diariamente a medida que se va despachando productos, los vendedores no tienen catálogo de productos desactualizado y ofrecen productos que están agotados.

CONSECUENCIAS: da mala imagen  a la empresa porque ofrecen algo que no tienen en algunos casos genera devoluciones de todo el pedido por el mal servicio que se presta.

EVIDENCIAS: Toma pedidos y facturas.

ACCIONES A TOMAR: se requiere una auditoria en los siguientes departamentos sobre los puntos que se mencionan a continuación.

• BODEGA: verificar si bodega cumple diariamente con la actualización diaria de HELISA y a qué horas lo hace.
• VENTAS: verificar quien es el encargado de la actualización de los catálogos de venta o que hace dicho departamento para informar a sus vendedores sobre los productos agotados.

DEPARTAMENTOS RESPONSABLES: Ventas, Bodega. Los dos departamentos son responsables pero en orden de responsabilidad el principal responsable es VENTAS ya que BODEGA actualiza  la información de HELISA y de esta información se apoya FACTURACION que es la encargada de descartar los productos faltantes de los toma pedidos, así que ventas  puede acceder a esta información para actualizar  sus catálogos.

SOLUCIÓN: para esto se requiere un trabajo en equipo entre los departamentos de ventas y bodega y se puede hacer de la siguiente forma:

• Bodega: reporte tan pronto tengan la información los faltantes de cada producto a los siguientes:
• Operaciones: al Gerente de Operaciones y Alberto Cerquera quien  a su vez por medio del formato adjunto hará un seguimiento de dicho reportes.
• Ventas: Hernando espinosa y a sus 5 supervisores. Que serán los responsables de reportar las novedades de faltante a los vendedores. CREACION DE UN FORMATO DE FALTANTES

VENTAS

PROBLEMÁTICA: Cuadrante mal en rutado (genero retraso en el recorrido). No hay una buena coordinación para que los vendedores tengan sectores cerca los unos a los otros para que se haga más eficiente la distribución, hacen que los vendedores de adapten a los sectores de los trasportadores sino que hacen lo contrario ya que los transportadores tienen que adaptarse a los sectores y recorridos de los vendedores, esto en un gran error por las siguientes razones:

• El tráfico y los trancones retrasan el recorrido.
• Por las distancias entre rutas de vendedores se hace muy difícil repisar  las zonas cuando se tiene que dejar productos y pasar luego por el dinero o cuando el cliente no recibe la mercancía porque los recibe a cierta hora o porque no tiene dinero.

EVIDENCIAS: mapas con los sectores de los vendedores que evidencian  lo mal coordinados que están, además se anexan copias de facturas que muestran las devoluciones por este concepto.

ACCIONES A TOMAR: verificar en la auditoria a VENTAS como coordinan a los vendedores además a esto  saber cuáles son las zonas de los vendedores y como son los recorridos.

DEPARTAMENTOS RESPONSABLES: Ventas. Lo que se alcanzó a observa en la auditoria que se le hizo a transportes es que este departamento puede hacer que la logística de distribución sea más eficiente, si combina su trabajo con transportes  pueden hacerse recorridos más eficientes para los transportadores.

SOLUCIÓN: Para la solución a este problema se pueden plantear una a corto y otra a largo plazo.

• A corto plazo: agregar una función  más a los supervisores de TAT que serán los encargados de coordinar a los vendedores un día antes ubicándolos en sectores de sus zonas que queden más cerca del vendedor de la zona vecina para que la distribución sea más eficiente.
• A largo plazo: volver a las distribución anterior que es la que se hace con una metodología de bloques o rediseñar la distribución en la cual los transportadores  siguen con sus actuales zonas o sectores  pero con la diferencia de que ellos tengan vendedores fijos que serán los encargados de hacer un barrido por bloque en la zona de los transportadores tal y como se muestra en el siguiente mapa: PENDIENTE PROPUESTA DE RUTAS Y ZONAS TAT.

VENTAS - BODEGA

PROBLEMÁTICA: Pedidos fuera de zona, es una de las causas más frecuentes en devolución de los transportadores.

EVIDENCIAS: Facturas que comprueban como una ruta del norte le aparecen pedidos de la localidad de USME.

ACCIONES A TOMAR: verificar si el departamento de ventas tiene autorizado que sus vendedores ofrezcan su portafolio de productos fuera de su zona y si es así con que no se toman las medidas necesarias para que este pedido sea ubicado en la zona correspondiente.

DEPARTAMENTOS RESPONSABLES: esta vez son dos los responsables de este problema y son:

• Ventas: Ya que el vendedor al no reportar la novedad de la venta fuera de zona, no se toman las medidas para que este pedido llegue al cliente y así se está prestando un mal servicio porque esto al final este pedido no lo recibirá el cliente.
• Bodega: el jefe de bodega es una persona muy responsable y eficiente y lo que pude ver es que se hace funciones que no le corresponden para agilizar la operación de cargue, tan función es que es el que verifica que los productos alistados por los operación sean  los que están planillados, función que le corresponde al supervisor o líder bodega, pero mientras hace esto se está dejando de reenviar pedidos que entraron en devolución, también hacerles  seguimiento a los diferentes devoluciones y buscar el porqué de dichas devoluciones y las medida que se van tomar.  

SOLUCIÓN: 

• Diseñar un formato de devoluciones en el cual se pedirá los datos del cliente incluido el teléfono de contacto para hacerle un seguimiento, el motivo de la devolución (el formato contara con todos los motivos de devolución que se recogieron en la auditoria) para ubicar la responsabilidad de la devolución en cada departamento que compone el TAT.
• Creación de un indicador en para los departamento de VENTAS y BODEGA  que se ira alimentando con los reportes del formato que entregaran los transportadores y los planes de cargue con las devoluciones que reportaran los de bodega.  
• PENDIENTE FORMATO DE DEVOLUCIONES E INDICADOR.

VENTAS

PROBLEMÁTICA: los recorridos de los vendedores son muy abiertos recorren distancias muy largas como por ejemplo el de la vendedora Deisy con el código 106 aunque es una gran vendedora sus recorridos van desde el barrio Paraíso (Cll 72 con Kr 30) hasta La Castellana. Esto dificulta el recorrido porque si se sigue solo con esta vendedora se dificulta la distribución de las zonas de los otros dos vendedores ya que cada vez los aleja más de estas zonas.

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