Ejemplo de la Importancia del departamento de compras

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN UNA EMPRESA

INTRODUCCION

La función de compra en una organización tiene su origen en la necesidad de lograr un oportuno aprovisionamiento de las mercancías que se han de negociar e incluso los materiales y equipos que la misma requerirá para mantenerse activa a nivel operativo.

Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general. Adquirir los recursos materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio.

En el presente trabajo se detalla la importancia que juega el departamento de compras como área integrada en el esquema de una organización. Por ello, y para mejor entendimiento del tema, se ha puesto énfasis a los conceptos que sustentan el objetivo principal de este proyecto de investigación.

DESARROLLO

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.

Hoy en día, este departamento es uno de los principales requeridos para lograr una gestión eficiente del negocio.

La misión del departamento de compra es detectar las prioridades necesarias para cada producto o servicio. El departamento se responsabiliza de los procesos de adquisición de materias primas para la fabricación o adquisición de mercaderías, en su caso, en los que incluye la negociación de precios, programación de cantidades, estipulación de calidades y tramitación administrativas.

1. Definición compras.

D1. La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto. (José Luis Benaque “Conceptos y herramientas de contabilidad, 2008).

D2. Según Salvador Mercado, comprar es “Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada en el momento y precio adecuado del proveedor más apropiado”.

D3. Michel Calimeri define así las compras: “la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”.

1. Objetivos de un Departamento de Compras.

La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa.

Algunos de los objetivos son:

• Buscar proveedores competitivos, que faciliten los materiales de mejor calidad o aseguren plazo de entrega.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada  para satisfacer las necesidades del cliente interno y externo.
• Conseguir los productos que presentan la mejor relación calidad-precio.
• Conseguir los suministros a tiempo y que los materiales estén disponibles cuando se necesiten.
• Mantener inventarios al mínimo.
• Colaborar en la empresa, intercambiando información con otras áreas para obtener productos de calidad y competitivos.

1. Procedimiento para la realización de compras.

Este proceso tiene por objeto centralizar las responsabilidades ya que sin él aparecerían dispersas o mal repartidas entre los jefes de producción y a las demás personas que intervienen en la selección de compras de materiales. Sin embargo en virtud de la complejidad que esto presenta se tienen que tomar en consideración varios puntos de trascendencia y seguir una secuencia lógica y adecuada en todo el proceso el cual debe iniciar con:

1. La requisición. Se reciben las requisiciones provenientes del departamento de almacén debidamente autorizadas.

1. Localización de las fuentes proveedoras. Identifica a los proveedores que tengan los materiales requeridos en la plaza región e incluso en el extranjero.

1. La solicitud de cotización. Se solicitan cotizaciones por vía telefónica fax correo o a través de mensajeros o correo electrónico.

1. Cotización. Documento que envían los proveedores en el que se indica precio condiciones de entrega condiciones de pago y garantía entre otros.

1. Cuadro comparativo. Se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores.

1. La negociación. Es la etapa más importante del proceso en ella se negocia las condiciones de pago entrega precio calidad etcétera de los materiales buscando siempre el beneficio mutuo a partir de las buenas relaciones humanas y comerciales.

1. Orden de compra o pedido. Se elabora un pedido en firme orden de compra al proveedor que ofrezca las mejores condiciones señaladas en el punto anterior.

1. El seguimiento de órdenes de compra. Se establecen formas de control para activar las órdenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas que estos realizan.

1. Recepción de materiales. Se reciben las mercancías en el departamento de almacén.

1. Comprobación exacta de las mercancías. Se realiza una comprobación exacta de las mercancías recibidas con el pedido y orden de compra fincada.

1. Envío al departamento de contabilidad de todos los documentos para su pago. Se deben presentar al departamento de contabilidad todos los documentos inherentes a la orden de compra o pedido es de facturas orden de compra acusó de recibo entre otros, para trámite de pago.

1. Punto de recompra. El departamento de almacén determina el punto de recompra a través del sistema que haya elegido (por ejemplo máximos y mínimos).

1. Funciones de un Departamento de Compras.

El departamento de compra debe tener una buena organización debido a que se fijan políticas por la directiva o gerencia considerando factores como tamaño de la empresa, su estabilidad financiera y el posicionamiento de los competidores. Cuando el comprador comprende las políticas y requerimiento de la empresa realiza una buena gestión de compra.

Algunas de las funciones principales son:

• Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar los proveedores y gestionar las compras.

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