Elaboración de directrices para los procedimientos administrativos

PRESENTACIÓN

El objetivo principal del proyecto es elaborar un Manual de Procedimientos Administrativos, Financieros para la cooperativa Huayco Pungo Ltda.; el mismo que será un medio de integración y orientación para el talento humano que desarrolla las distintas funciones y actividades en forma más ágil, eficiente y eficaz evitando la duplicidad y descoordinación de los procedimientos y actividades. El proyecto está estructurado con 4 componentes que son: Diagnostico Situacional, Marco Teórico, Propuesta E impactos.

En el capítulo I se establece la realización de un Diagnostico Situacional interno de la cooperativa de Ahorro y Crédito Huayco Pungo Ltda, con el objetivo de identificar los problemas técnicos de gestión administrativa – financiera que tiene la cooperativa, en lo referente a sus procedimientos, concluyéndose este capítulo con la construcción de la matriz FODA y sus cruces estratégicos FO, FA, DO, DA.

En el segundo capítulo se estructuró el marco teórico, con la finalidad de fundamentar las concepciones científicas, técnicas que sustenten las fases del diseño, con las normativas y especificaciones técnicas de la elaboración del Manual de Procedimientos administrativos y financieros.

En el tercer capítulo se procedió a elaborar el manual de procedimientos administrativos y financieros, para lo cual se partió del levantamiento de los procedimientos más importantes que se aplica en la organización desde el punto de vista administrativo y financiero, lo que permitió el levantamiento sistemático de los mismos.

En el cuarto capítulo se procedió a medir los impactos positivos: empresarial, organizacional, cultural y ético que genera el manual de procedimientos administrativos y financieros. Para su medición se utilizó una escala de valoración y matrices respectivas.

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO ii

THEY SUMMARIZE EXECUTIVE iv

AUTORÍA vi

CERTIFICACIÓN vii

DEDICATORIA xii

AGRADECIMIENTO xiii

PRESENTACIÓN xiv

CAPITULO 1. 1

1 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 1

1.1 ANTECEDENTES DIAGNÓSTICOS 1

1.2 JUSTIFICACIÓN. 8

1.3 OBJETIVOS DIAGNÓSTICOS 9

1.3.1 OBJETIVO GENERAL 9

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 9

1.4 MATRIZ DE RELACIÓN DIAGNÓSTICA 11

1.5 MECÁNICA OPERATIVA 12

1.5.1 Identificación de la población 12

1.5.2 Técnicas e instrumentos de recolección de información 12

1.5.3 Información primaria 12

1.5.4 Información secundaria 12

1.6.1 Encuesta aplicada a los directivos y personal administrativo y Financiero de la cooperativa Huayco de Ahorro y Crédito Pungo Ltda. 13

1.6.2 Construcción de la matriz FODA 13

1.7 SÍNTESIS FODA 14

1.7.1 CRUCE DEL FODA 15

1.8 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA DIAGNÓSTICO 16

CAPÍTULO II 17

2. BASES TEÓRICAS Y CIENTÍFICAS 17

2.1 COOPERATIVA 17

2.1.1 Definición 17

2.1.2 Función de las cooperativas 17

2.1.3 CLASIFICACIÓN DE LAS COOPERATIVAS 18

2.1.4 Importancia de las cooperativas 19

2.1.5 Base Legal de las Cooperativas de Ahorro y Crédito 19

2.2 MANUAL DE PROCESOS 21

2.2.1 Definición de manual de proceso 21

2.2.2 Objetivos de los manuales 22

2.2.3 Importancia 23

2.2.4 Clasificación de los manuales 23

2.2.4.1 Manuales de procedimientos administración 24

2.2.4.2 Manuales de Administración financieros 25

2.2.5 Estructura del manual de proceso 26

2.2.6 Pasos para Elaborar un Manual 27

2.3 ADMINISTRACIÓN 28

2.3.1 Definición administración 28

2.3.2 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 28

2.3.3 Elementos de los procesos de administración 29

2.3.4 Planificación 29

2.3.5 Organización 30

2.3.6 Dirección 31

2.3.7 Control 31

2.4 FINANZAS 32

2.4.1 DEFINICIONES BÁSICAS 32

2.4.1.1 COSTOS Y GASTOS 32

2.4.1.2 CAPITAL DE TRABAJO 32

2.4.1.3 RENTABILIDAD 33

2.4.1.4 APALANCAMIENTO 33

2.4.2 Objetivo de la administración financiera 34

2.4.3 Relación con las demás Áreas de la empresa 35

2.4.4 Finalidad del departamento de administración financiera 36

2.4.5 Funciones del responsable 37

2.4.6 Tareas del responsable 37

2.4.7 Responsabilidades 38

2.4.8 Elementos para la Toma de Decisiones Financieras 39

2.4.8.1 Los Estados Financieros 39

2.4.8.2 Objetivo de los Estados Financieros 40

2.4.8.3 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 41

2.4.8.4 Presentación de los Estados Financieros y Componentes Básicos 42

2.4.8.5 DISTRIBUCIÓN DE EXCEDENTES 46

2.4.9 Diagramas de flujo de procedimiento utilizando la simbología universal. 47

2.4.9.1 Simbología Universal 48

2. 2. SÍMBOLOS PARA LOS FLUJOGRAMAS 49

2.4 IMPACTOS 51

CAPITULO III 52

3. PROPUESTA 52

3.1 MANUAL DE FUNCIONES 52

3.1.1 Introducción 52

3.1.2 Metodología 53

3.1.3 OBJETIVO 53

3.1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA PROPUESTA. 54

3.1.5.4 Gerencia 60

3.1.5.5 Departamento financiero – contable Financiero: 61

3.1.5.6 Departamento de crédito 62

3.1.5.7 Departamento de cobranzas 62

3.1.5.8 Departamento de capacitaciones 62

3.1.5.9 Departamento de caja 63

3.1.5.10 Atención al cliente 63

3.1.5.11 Área de sistemas 64

3.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS 65

3.2.1 Objetivos 65

3.2.2 Alcance 65

3.2.3 Procedimientos administrativos 66

3.2.6 PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS 89

3.3 EVALUACIÓN DE GESTIÓN 122

3.3.1 Diseño de herramientas de evaluación. 122

3.3.2 Indicadores de medición de Gestión del Desempeño 123

3.3.2.1 Impacto. 123

3.3.2.2 Calidad. 123

3.3.2.3 Cobertura. 124

3.3.2.4 Eficiencia. 124

3.3.2.5 Economía 124

3.3.2.6 Efectividad. 124

3.3.2.7 Eficacia. 124

3.3.3. INDICADORES DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN 125

3.3.3.1. INDICADORES DE GESTIÓN FINANCIERA 125

3.3.3.2. Indicadores Gestión Administrativa por competencias 129

3.3.4 Evaluación de Gestión del Talento Humano 131

3.9.4.5. Ejecución del proceso 132

Desempeño general 134

CAPÍTULO IV 135

4. IMPACTOS DEL PROYECTO. 135

4.1 HERRAMIENTA DE VALIDACIÓN DE IMPACTOS 135

4.2.1 Impacto Empresarial 136

4.2.2 Impacto organizacional 138

4.2.3 Impacto Cultural. 139

4.2.5 Impacto Ético 140

CAPÍTULO V 143

CONCLUSIONES 143

RECOMENDACIONES 144

BIBIOGRAFIA 145

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS 145

BIBLIOGRAFÍA 145

ANEXOS 148

INDICE TABLAS

Tabla 1 MATRIZ DE RELACIÓN DIAGNÓSTICA 11

Tabla 2 SINTESIS FODA 14

Tabla 3 MATRIZ DE ESTRATEGIAS DE CRUCE 15

Tabla 4 CLASIFIACIÓN DE MANUALES 24

Tabla 5 PRESENTACION DE BALANCES 43

Tabla 6 DISTRIBUCIÓN DE EXCEDENTES 46

Tabla 7 PROCEDIMIENTO DEPÓSITO 67

Tabla 8 RESPONSABILIDADES DE CREDITO 69

Tabla 9 PROCESOS DE COBRANZA 71

Tabla 10 PROCEDIMIENTO DE EGRESOS 73

Tabla 11 PROCEDIMIENTO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 75

Tabla 12 PROCEDIMIENTO DE GERENTE 77

Tabla 13 PROCEDIMEINTO COMISION DE CRÉDITO 79

Tabla 14 PROCEDIMIENTO DEL CONTADOR 81

Tabla 15 PROCEDIMIENTO DE SECRETARIA 83

Tabla 16 PROCEDIMIENTO DE LOS CAJEROS 85

Tabla 17 PROCEDIMIENTO DEL CONSERJE 87

Tabla 18 PROCESOS DE CREDITO 89

Tabla 19 PROCEDIMIENTO DE CARTERA 91

Tabla 20 PROCEDIMEINTO DE CASTIGO DE CARTERA 94

Tabla 21 PROCEDIMIENTO MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO 97

Tabla 22 PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE CAJA 99

Tabla 23 PROCEDIMIENTO DE PRESUPUESTO 101

Tabla 24 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ACTIVOS 104

Tabla 25 PROCEDIMIENTO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS 106

Tabla 26 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE TRAMITES DE PAGOS A PROVEEDORES 108

Tabla 27 PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CUENTA DE AHORRO 112

Tabla 28 PROCEDIMIENTO DE DEPOSITO DE AHORROS 117

Tabla 29 PROCEDIMIENTO DE RETIRO DE AHORRO 119

Tabla 30 INDICADORES DE GESTIÓN FINANCIERA 125

Tabla 31 INDICADORES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA POR COMPETENCIA 129

Tabla 32 Indicadores de Procesos de innovación 130

Tabla 33 COMPETENCIAS 131

Tabla 34 ESCALAS DE EVALUACIÓN 132

Tabla 35 ESCALA NUMÉRICA. 133

Tabla 36 MODELO DE GESTIÓN POR COMPETENCIAS 133

INDICE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 CLASIFICACIÓN DE LAS COOPERATIVAS 18

Ilustración 2 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN FINANZAS 36

Ilustración 3 SÍMBOLOS PARA LOS FLUJOGRAMAS 49

Ilustración 4 ESTRUCTURA DE LA GESTION POR PROCESOS 54

Ilustración 5 ORGANIGRAMA POR PROCESOS 55

Ilustración 6 CADENA DE VALORES 56

Ilustración 7 SIMBOLOGÍA 66

Ilustración 8CICLO DE DEPÓSITO 68

Ilustración 9 PROCESO DE CRÉDITO 70

Ilustración 10 PROCESO DE COBRANZA 72

Ilustración 11 PROCESOS DE EGRESOS 74

Ilustración 12 PROCESOS DEL CONSEJO DE ADMINISTARCIÓN 76

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