Metodología Y Criterios Para La Elaboración De Manuales De Procedimientos Administrativos

Elaboración de procedimientos administrativos para los procesos rediseñados por el Proyecto RST

1 Consideraciones generales

1. El sistema de información MARANGATU, debe adaptarse a los procesos rediseñados por el Proyecto RST y a la estructura de organización intermedia propuesta.

2. El sistema de información se hace operativo frente a la estructura de organización y a sus procesos, usando adecuadamente la herramienta computacional puesta a disposición, para lo cual es necesario:

• Asignar a cada Unidad organizativa la responsabilidad de ejecutar uno o más procesos misionales

• Identificar los procedimientos que, en cada proceso, debe realizar una determinada unidad

• Identificar con claridad los perfiles y roles de usuarios, por cada cargo funcional y dependencia responsable.

• Asignar a cada cargo funcional, dentro de una dependencia, la ejecución de determinadas actividades y tareas para ejecutar el respectivo procedimiento

• Interactuar con el sistema, a través de la herramienta computacional, mediante módulos, aplicaciones, opciones, menús, documentados en los Manuales de usuarios del sistema

3. El esquema de operación funcional debe responder a los procesos misionales y adaptarse a la estructura de organización de la SET

 Readecuaciones locativas

 Distribución física de los equipos en relación con los “puestos de trabajo”, por área y dependencia responsable

 Identificación y distribución de las áreas de atención a contribuyentes y de los servicios de apoyo y control de gestión

 Señalización de áreas y puestos de trabajo

4. Los manuales de procedimientos y operación se conforman a partir de la estructura de organización de la entidad (funciones, procesos, procedimientos, recursos humanos), referida al mapa de procesos y a la forma de organización de la misma, con unidades normativas y de Dirección (Nivel central) y Unidades Operativas (Nivel descentralizado)

2 Relación de los manuales de procedimientos con el sistema informático

2.1 Elementos básicos

2.2 Matriz de roles y perfiles

La construcción de una matriz, basada en la estructura de organización, que relacione todos y cada uno de los procesos misionales, por dependencia responsable y cargo funcional, con las funciones y cargos o roles asignados a cada área o Unidad, permitirá definir los perfiles de los cargos funcionales en los cuales se basará la elaboración de los Manuales de Procedimientos. (VER MATRIZ ANEXO 1)

A partir de las especificaciones funcionales y de la definición de perfiles de usuarios, roles o cargos funcionales para la operación del sistema informático, se prepararán los Manuales de Procedimientos. Se respetará el esquema y conformación por funciones o procesos, procedimientos, actividades y tareas, referidas siempre las actividades a una dependencia responsable y a un cargo funcional. Se buscará siempre su correspondencia con la herramienta informática, a efectos de que el usuario entienda siempre el mismo lenguaje, sea que esté consultando el Manual de Procedimientos o que esté interactuando con el sistema computarizado.

Manual Sistema

Sistema Sistema

Subsistema Subsistema

Función Función

Proceso Módulo / Componente

Procedimiento Menú - Aplicación

Actividad Opción

……………….

Tareas

……………….

Dependencia Responsable Dep. Responsable

Cargo Funcional Cargo funcional

3 Definiciones

Los conceptos básicos que se emplearán son los siguientes:

SISTEMA

Conjunto de: Subsistemas, métodos y procedimientos, dirigidos a registrar inequívocamente a los contribuyentes sujetos a algún tipo de gravamen, así como a mantener actualizados sus datos generales, a incorporar sus declaraciones y pagos, y a contabilizar todos sus débitos y créditos en una cuenta corriente tributaria.

Se refiere al Sistema de Gestión Tributaria de la SET - MARANGATU

PROCESO

Un proceso es un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (norma ISO 9000:2000) Un proceso está delimitado su cumplimiento en un lapso, período o espacio, determinado por la iniciación de otro proceso.

PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento es “la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso” En el contexto de este documento, procedimientos se referirán más a la forma de realizar procedimientos que actividades. Un procedimiento estará conformado por actividades que, al cumplirse, permiten obtener el resultado esperado u objetivo del procedimiento.

ACTIVIDADES

Una actividad es una etapa o paso de un procedimiento, referido a la forma en que éste se cumple y que, además, define las tareas específicas que debe ejecutar cada cargo funcional en la dependencia responsable de su ejecución.

TAREAS

Las tareas describen en forma detallada y puntual, todas las labores concretas, paso a paso, que se deben ejecutar en forma periódica (rutinaria en cierta forma) en una determinada actividad.

DEPENDENCIA RESPONSABLE

Se refiere al señalamiento de la responsabilidad que, dentro del modelo general de organización de la Institución, se asigna a cada dependencia involucrada en la ejecución de un procedimiento específico, con el fin de estructurar los Manuales de Procedimientos Administrativos de cada Proceso.

CARGO FUNCIONAL

Indica la responsabilidad asignada a cada una de las personas o funcionarios que ocupan un cargo que, funcionalmente, interviene o ejecuta una tarea o actividad de un procedimiento específico.

El cargo funcional no corresponde necesariamente a la denominación o nomenclatura del puesto de trabajo que la propia organización le da al cargo ocupado por cada persona o funcionario.

En el desarrollo de procedimientos se empleará la nomenclatura de la propuesta de organización de transición.

4 Esquema de organización y codificación

Los procedimientos que conforman los distintos procesos del sistema de información, se clasificarán en un esquema de organización y codificación basado en la descripción de tareas para cada actividad. Una o varias actividades conforman un procedimiento específico que, en una Unidad responsable, debe ejecutar un determinado cargo funcional.

Esta forma de operación permitirá la selección y consulta de páginas correspondientes a una dependencia y a un cargo funcional, obviamente dentro de una actividad relacionada con un procedimiento particular del proceso. Igualmente, facilitará la elaboración del Manual con hojas intercambiables y de rápida actualización.

5 Estructura de los manuales

Los Manuales tendrán definidos, en forma de presentación y contenido, aspectos tales como: estructura, terminología estándar, estilo de redacción, glosario de términos, introducción general, índice general, procesos, contenido por procesos (introducción, índice, objetivos, conceptos básicos, etc.), tipo de letra (Verdana 10), etc. Diagramas de flujo a nivel de procesos, etc.

Los Manuales se elaborarán por Proceso y dentro de estos, por procedimientos. Su estructura se ve a continuación. Adelante se muestra un ejemplo de procedimiento descrito de esta manera.

VERDANA 10

1. PORTADA

NOMBRE DEL PROCESO

ZZ

(2 Letras del Proceso)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Versión 1.0 de xx de xxxx de 2006

2. INTRODUCCION

3. INDICE (ver ejemplo)

4. OBJETIVOS

El objetivo de la asignación, cambio y tratamiento de................... fundamentalmente en establecer los mecanismos para que...............................

5. CONCEPTOS BASICOS

5.1. Cobertura

Los procedimientos descritos tienen carácter permanente y deben llevarse a cabo a nivel nacional tanto por parte de los contribuyentes como por los funcionarios asignados y que tengan como responsabilidad administrar........................

El presente manual debe ser utilizado en tanto no se efectúen modificaciones sustanciales a los procedimientos.

5.2. Competencia

Será el área de................. la que se encargue de Controlar, Administrar y Ejecutar los procedimientos que se encuentran descritos dentro del presente Manual.

5.3. Marco Legal

• Ley XXXX y sus reglamentos.

• Ley YYYY y sus reglamentos.

6. ESTRUCTURA JERARQUICA Y RESPONSABLES

6.1. FUNCIONES Y CARGOS

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