Elementos Necesarios Para Una Planificación Exitosa

Elementos necesarios para una planificación exitosa

Publicado en la revista Énfasis Logístico- Abril de 2012

Laboratorios Poen, empresa farmacéutica de origen nacional elaboradora de colirios y semisólidos oftálmicos, destina su producción para satisfacer la demanda tanto del mercado local como internacional. Un cumplimiento de excelencia en el abastecimiento de sus productos ha caracterizado a esta empresa durante los últimos años.

Dentro de la cadena de suministros, la Planificación de la Producción y Planificación de las necesidades de Materiales son dos eslabones fundamentales para abastecer en tiempo y forma la demanda, y lograr ese cumplimiento de excelencia. Es además un componente clave para optimizar los costos de producción, almacenamiento e inventario, a partir de la adquisición y elaboración de cantidades adecuadas de insumos, materias primas y productos, en el momento adecuado.

A lo largo de estos años han tenido que amoldarse a las distintas coyunturas, para poder evitar tanto quiebres de stock ante el crecimiento de la demanda, como la existencia de sobre-stocks frente a una disminución de la misma.

Gustavo Millauro es, desde hace 10 años, responsable de la planificación de esta compañía, y nos comenta su experiencia a lo largo de su gestión.

Énfasis Logística: ¿Cómo es la composición de la demanda del laboratorio?

Gustavo Millauro: La demanda del laboratorio se compone según el destino de la mercadería. Para el mercado internacional: pedidos puntuales por producto con fecha y cantidad, modificables previo análisis de factibilidad. El rango de aceptación para cada pedido es de +/- 5% de la cantidad solicitada.

Para el mercado local: mediante Forecast o Estimados de Ventas, donde también pueden surgir ventas especiales o licitaciones no incluidas en los estimados.

É. L: ¿Qué características particulares presenta el rubro farmacéutico?

G.M.: Eb nuestro caso, las particularidades que inciden en la gestión de Planificación de la Producción, ya sea por tratarse de productos farmacéuticos o por nuestra organización interna son:

Obsolescencia: Al tratarse de productos farmacéuticos, los mismos tienen un tiempo de vida útil fijado previamente en función de estudios de estabilidad; en nuestro caso 24 meses para la mayoría de los productos. Desde el punto de vista comercial los mismos deben entregarse en los distintos puntos de venta con un vencimiento mayor a los 12 meses.

Lead Time de análisis: Al tratarse de productos estériles debe aguardarse 20 días para su aprobación y comercialización. Por lo tanto un producto de 24 meses ingresará al mercado con 23 meses de vencimiento. El líneas generales todos los tiempos que transcurran desde la elaboración de un producto hasta su llegada a los puntos de venta ocasionan una “perdida” en la vida útil del mismo.

Lotes fijos: Sólo es posible elaborar lotes de granel por cantidades fijas, previamente validadas y aprobadas, por lo cual si un lote cubre el 90% de nuestras necesidades no es posible elaborar un lote sólo por la cantidad restante, sino un lote completo.

Diversificación: En nuestro caso cada lote de producto elaborado puede acondicionarse de 11 maneras diferentes según su destino (país) o tipo (presentación Muestra Médica o presentación venta). La demanda de un producto terminado permite sólo en muy pocos casos acondicionar un lote en una sola presentación.

É. L: ¿Cómo es la tarea de análisis del planificador?

G. M: Toda Empresa funciona como un conjunto interrelacionado de partes, donde cada una de ellas tiene una función específica en pos de un objetivo común. Ese objetivo común es brindar u obtener la satisfacción del cliente a través de sus productos o servicios.

Es decir que una empresa no es más ni menos que un sistema.

En una empresa ya constituida y con los recursos necesarios para su funcionamiento, la información es el punto de partida para que la misma funcione correctamente.

La informatización de las empresas requiere de la implementación sistemas que reflejen y representen cada una de las partes que la integran y toda la información necesaria, completa y actualizada, ingresada en sus bases de datos.

La eficacia (hacerlo correctamente) y la eficiencia (hacerlo al menor costo posible) dependerán, entre otros factores, del análisis de la información.

El planificador es “presa” de dicha información y de la exactitud de la misma para obtener los mejores resultados. Es necesario contar con la información tanto de proveedores internos y externos en cuanto a capacidades, restricciones y tiempos asociados. El incumplimiento o las desviaciones que se produzcan podrá no ser consecuencia de una falta de producto en el mercado pero afectará la rentabilidad de la empresa.

Las principales variables con las que debe contar un planificador para realizar sus tareas son:

• Forecast y pedidos.

• Estructuras o Fórmulas.

• Rendimientos.

• Tiempos: Todos los necesarios para cumplir cada etapa: Transporte, Entrega de proveedores, Manufactura, Análisis, Preparación, Documentación.

• Obsolescencia.

• Capacidad de almacenamiento.

• Capacidad de producción: De acuerdo a cada contingencia que pueda presentarse.

• Lotes óptimos de producción, lotes óptimos de compra y lotes mínimos de compra.

• Costos (Productos, Insumos y Materias Primas, Almacenamiento).

De acuerdo a la estructura formal de cada empresa es posible que parte de esta información sea analizada por otro sector, pero en ese caso la misma llegará igualmente pero en forma indirecta. También es posible existan otras, como ser presupuesto financiero y que el Planificador deba programar los ingresos y recursos en función de dicho presupuesto.

Con esta información el planificador deberá:

• Determinar las fecha de elaboración de cada lote de producción.

• Determinar la diversificación o acondicionamiento final de cada lote a elaborar.

• Efectuar a Compras la requisición en fecha y cantidad de insumos y materias primas necesarias para la elaboración de los productos.

• Analizar, de acuerdo a las capacidades de producción y estacionalidad de la demanda, los corrimientos en fecha más convenientes para asegurar el abastecimiento de los productos al menor costo.

• Considerar los márgenes de seguridad necesarios, en función de las desviaciones de cada variable

• Analizar las desviaciones existentes a fin de complementar las tareas de actualización de la información.

• Determinar las cantidades a elaborar considerando los índices e indicadores establecidos como ser costos de inventarios máximos y rotación de inventarios, por ejemplo.

É. L: ¿Cuál sería la situación ideal?

G. M: En este punto consideraría dos situaciones diferentes; situación ideal y situación óptima.

Situación ideal sería la inexistencia de desviaciones sobre cada una de las variables. Forecast y pedidos sin variaciones, rendimientos del 100%, cumplimientos de entrega (tanto de proveedores internos como de proveedores externos) en tiempo y forma. Posibilidad de elaborar lotes óptimos de producción y de adquirir siempre lotes óptimos de compra.

Si esta situación ideal existiese el planificador pasaría a ser sólo una subrutina dentro del programa de producción.

La situación óptima sería tener sólo desviaciones en la demanda controladas, acotando o eliminando las desviaciones sobre el resto de las variables.

El acotar o eliminar dichas desviaciones y la precisión de la información es sumamente importante, no sólo porque simplifica las tareas de planificación, sino porque es un gran beneficio para la empresa reduciendo costos de Mano de Obra (en toda la Cadena de Suministros), costos de producción; costos financieros y costos de almacenamiento.

Como ejemplo de las consecuencias que originan los errores de información, supongamos que tenemos que cumplir con una licitación que estipula un margen de entrega de +/-3% y donde cantidades mayores no puedan entregarse y cantidades menores o retrasos en las fecha de entrega sean penalizadas con descuentos sobre el precio pactado.

Si nuestros rendimientos variaran por ejemplo entre un +/-6%, tendremos que considerar en nuestro costo peor de las dos alternativas extremas posibles, a fin de absorber los punitorios por faltantes de entrega o el decomiso de la mercadería sobrante.

Estas previsiones, obviamente, afectarán los costos finales, motivo por el cual es posible perder dicha licitación ante una competencia más eficiente.

Otro ejemplo sería suponer que tenemos que elaborar dos lotes de un producto para obtener 3 (tres) presentaciones diferentes, y obtenemos un rendimiento menor al esperado.

En nuestro caso, al tener que elaborar lotes por cantidades de granel preestablecidas y fijas, en la siguiente elaboración tendríamos que elaborar el faltante que hemos tenido. Aumentaremos entonces la diversificación del segundo lote lo cual impacta en el costo de producción o inclusive tendremos que elaborar un lote adicional, disminuyendo rotación de inventarios, aumentando los costos de almacenamiento y destinando recursos que posiblemente sean necesarios para otros fines.

Si bien estos ejemplos corresponden a una simplificación y exageración de una situación real, sirven como ejemplo para comprender la

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