Ensayo: aplicación de las tablas de retención documental

Ensayo: Aplicación de las Tablas de Retención Documental

En el mundo moderno, la información es uno de los recursos más valiosos. Cada organización, ya sea pública o privada, genera documentos que contienen datos esenciales para su funcionamiento. Sin embargo, no todos los documentos deben conservarse indefinidamente.

Para gestionar adecuadamente esta información, se utilizan las “Tablas de Retención Documental (TRD)”, herramientas fundamentales en la administración de archivos.

Las TRD son instrumentos archivísticos que establecen el tiempo durante el cual un documento debe conservarse en cada etapa de su ciclo de vida. Estas tablas indican:

- El tipo de documento.

- El tiempo de permanencia en archivo de gestión.

- El tiempo en archivo central o histórico.

- Su disposición final: conservación permanente o eliminación.

La aplicación de las TRD permite:

- Optimizar el espacio físico y digital: Al eliminar documentos innecesarios, se evita la acumulación de archivos obsoletos.

- Cumplir con la normatividad legal: Muchas leyes exigen conservar ciertos documentos por períodos específicos.

- Facilitar el acceso a la información: Con documentos organizados y clasificados, la consulta se vuelve más rápida y eficiente.

- Proteger la memoria institucional: Al conservar los documentos históricos, se preserva la identidad y trayectoria de la entidad.

Por ejemplo, en una alcaldía municipal, las TRD ayudan a gestionar documentos como licencias de construcción, actas de reuniones, contratos, y registros contables, asegurando que cada uno se conserve el tiempo necesario según su valor administrativo, legal o histórico.

Aunque las TRD son herramientas poderosas, su aplicación enfrenta desafíos como:

- La falta de capacitación del personal.

- La resistencia al cambio en los procesos archivísticos.

- La necesidad de actualizar constantemente las tablas según nuevas normativas.

Superar estos retos requiere compromiso institucional, formación continua y apoyo tecnológico.

Conclusión

Las Tablas de Retención Documental son esenciales para una gestión documental eficiente, legal y ordenada. Su correcta aplicación no solo mejora el funcionamiento interno de las organizaciones, sino que también garantiza la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria colectiva. En un mundo donde la información crece cada día, saber qué conservar, por cuánto tiempo y cómo hacerlo, es una habilidad estratégica.

...