Ensayo sobre tablas de retención documental
Enviado por lemagape • 17 de Marzo de 2022 • Ensayos • 566 Palabras (3 Páginas) • 298 Visitas
La importancia de las Tablas de Retención Documentales para cumplir los principios
archivísticos.
En Colombia existen muchos documentos legales, técnicos, acuerdos, entre otros, lleva más
de 20 años preocupándose por la legislación de los procesos y principios archivísticos; esta
producción textual ha generado herramientas importantes como la Tabla de Retención
Documental (TRD), Inventario Documental, Hojas de control, entre otras que permiten
cumplir con los principios archivísticos; de esta manera, hablaremos de esta primera
herramienta mencionada, las Tablas de Retención Documental. Sobre esta herramienta, la
TRD, a nivel normativo, se encuentra la ley 594 de 2000, que en el Art.3, define su concepto
así: “Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos” (Congreso de la
República de Colombia, Art. 3, 2000) y en su Art. 24, afirma la obligatoriedad de las Tablas
de Retención Documental para todas las entidades del Estado.
Así pues, el estado debe elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental, lo
cual hace que administrativamente responda con sus obligaciones cumpliendo la normativa
vigente, que en su utilización facilita el manejo de la información porque contribuye con la
racionalización de la producción documental, brindando un servicio eficiente, su control y
acceso, permitiendo que sea posible tener claro su transferencia desde el archivo de gestión,
al central y al histórico o disposición final, resguardando la memoria de las instituciones. De
la misma manera, aporta a los principios generales que rigen la función archivística, que se
establecen en el artículo 4 de la mencionada ley, como lo son los “Fines de los archivos”,
puesto que así se logra que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; respetando la
“Importancia de los archivos”, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles
...