APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENSAYO: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Para mi el concepto de las Tablas de Retención Documental es un listado de series con correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativa de una institución o identidad. En Colombia existe una norma que se encuentra en la Ley General de Archivos (Ley 594) fue creada en el año 2000 que tratan en regular el funcionamiento archivista la persona que debe encargarse de este proceso tiene que estar calificado, tener formación específica y dedicación para realizar las funciones correspondientes.

Las Tablas de Retención Documental nos facilitan para entender las bases de la producción documental de la empresa, facilitando el control del volumen de crecimiento de la información, por medio de la priorización, la clasificación y la administración eficaz.   

Ventajas que trae las TRD son las siguientes:

• Se implementa la importancia del manejo integral de la información.
• Se facilita el manejo de la información.
• Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la relevancia de su información y en su tipificación documental.
• Se contribuye a la correcta administración de la producción documental.
• Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la misma002E
• Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental.

La estructura general de las TRD contiene una serie de elementos que permiten detallar la disposición y las especificaciones de cada documento:

• Código: enumera la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.
• Series y tipos documentales: permite observar o identificar el tipo de documento y la categoría a la que pertenece.

• Retención y disposición final: forma el ciclo de vida del documento y su ubicación de manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico (si aplica).
• Soporte: si el documento está en físico o en electrónico
• Procedimiento: descripción de lo que se realizará con el documento una vez haya cumplido su ciclo de vida.

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¿Cómo usarla?

Para poder realizar y llevar a cabo una Tabla de Retención Documental en la empresa en la que trabajas es importante saber la estructura orgánica y funcional de la organización y de las distintas divisiones que la componen. Nos permite la identificación de las series, tipologías y categorías de los documentos que permiten identificar la relevancia de cada uno dentro de la empresa.

Una vez determinadas y registradas las estructuras de la organización, se concretan los tiempos de conservación, los cuales son trazados desde la relevancia del documento, la valoración para los procesos administrativos, las normas, leyes o reglamentos internos y de las conclusiones de los gestores documentales.

Hay que tener en cuenta que el tiempo de retención establecido debe cumplir con las necesidades de la empresa, de igual modo, se debe asesorar a los empleados por medio de guías explicativas, con el fin de que todos los usuarios involucrados en la producción documental, tengan conocimiento del manejo de las tablas de retención documental y así, mantener la estrategia de manera generalizada para evitar fugas de información y retención innecesaria.

Entidades administrativas del Estado para elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental:

-La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías. Y entes descentralizados.

 -Industriales y comerciales del Estado

- Empresas de Economía Mixta

-Entidades descentralizadas indirectas

-Unidades administrativas especiales como: Comunas, Corregimientos.

-Los cuerpos o instituciones Legislativos:  Senado de la República, Cámara de Representantes. Asambleas Departamentales, Concejos municipales

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