APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DIANA LORENA RAMIREZ MORERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE (SENA)

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2021

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos

La Tabla de Retención Documental, es donde se registra un listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna su tiempo de permanencia en las diferentes fases del archivo: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico.

Las Tablas de Retención Documental revisten gran importancia desde la perspectiva administrativa, ya que su instauración como parte valida del proceso institucional, facilita el manejo de la información al contribuir con la racionalización de la producción documental, además de ayudar a la administración a la prestación de un servicio efectivo, mediante la facilidad de control y acceso a los documentos generados durante los tiempos de retención estipulados; igualmente las TRD garantizan que los documentos seleccionados para su conservación, tengan un carácter de permanencia y fidelidad en la información recabada, sin deterioro de la regulación de transferencia que debe asistir a cada fase de archivo documental.

Para la Aplicación de la Tabla de Retención Documental se debe tener

en cuenta:

• Hacer difusión de lo plasmado en la Tabla de Retención Documental.
• Fechar el inicio procedimental, a partir del cual son de obligatorio cumplimiento.
• Elaborar instructivo, de cómo aplicar la Tabla de Retención Documental.

Funciones de las Tablas de Retención Documental

Manejo de la información:

Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se exige el total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su relevancia empresarial. En este punto de desarrollo, empezarás a notar como el manejo de la información se hace más fluido y estandarizado, lo que hace que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático y útil.

Control y acceso a los documentos:

Cuando se identifican las categorías y tipologías documentales, se logra una homogenización de las matrices de archivo. Esto permite un mejor orden y así un mayor control de lo que se produce, su ubicación y su disposición.

Selección y conservación:

con el fin de establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se especifican no solo su categoría documental, sino que también el tiempo que el documento estará en archivo y finalmente, los procesos que se deberán llevar a cabo cuando el tiempo de su ciclo de vida finalice.

Manejo integral: 

Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se está haciendo un amplio trabajo en pro de un correcto manejo de la información, esto hace que la seguridad de los documentos sea mucho mayor, su acceso y ubicación sea más fácil y su archivo más optimizado.

Identificación de documentos de apoyo:

es necesario conocer a profundidad la estructura organizacional de la empresa, sus divisiones y tipologías. Esto contribuye a que se identifique con mayor facilidad, aquellos documentos que pueden ser de utilidad administrativa.

...