Ensayo sobre la aplicación de tablas de retencion documental

ADTDRD

ENSAYO SOBRE LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OSCAR URIBE RUIZ

SENA

OSCAR URIBE RUIZ, SANTANDER, SENA

MELISSA ANDREA SANCHEZ RODRIGUEZ, SENA, DOCENTE

OSCAR.URIBE7429@CORREO.POLICIA.GOV.CO

En las entidades privadas y públicas de Colombia durante muchas décadas ocurría un problema al momento de organizar y archivar sus documentos físicos ya que no se sabía cómo realizarlo y más tratándose de que años atrás no existía un avance tecnológico por no decir nulo y por ende se debía llevar una organización de centenares de documentos con cierta información la cual se extraviaba, la ocultaban o simplemente no era posible tenerla disponible al momento de ser requerida por sus propios funcionarios o por personas que requieren información para tramites de cualquier índole cobijándose en la constitución política de Colombia.

Un claro ejemplo que tenemos en la historia de nuestro país de la perdida de documentos que contienen cierta información, se encuentra en los ataques terroristas que se perpetraban a diferentes entidades del estado tales como; fiscalía, sedes de registraduria, y juzgados en diferentes municipios, estaciones de policía y hasta el más histórico ataque al palacio de justicia en la capital de Colombia ocurrido en el año 1985. Ataques terroristas que eran perpetrados donde uno de los fines era el de desparecer (quemar) documentación con información importante de procesos judiciales y demás información que algunos grupos al margen de la ley querían eliminar de la existencia. Igual forma también es de conocimiento público que dentro de la corrupción que hay al interior de las diferentes entidades públicas y privadas de las cuales sus mismos funcionarios desaparecían.

Es así que para el año 2000 mediante la ley 594 se crea la ley general de archivos en la cual se dicta y se establece las reglas y principios generales para regular la función archivística en las entidades públicas y privadas del estado en las cuales se les da como obligatoriedad de aplicar las tablas de retención las cuales deben ser elaboras y adoptarlas y llevaran un tipo de series y sub series teniendo en cuenta los tipos de documentos y de la información que contengan, las cuales establecerán  el tiempo que deben permanecer en cada uno de los ciclos vitales de los documentos.

Una vez expedida dicha ley las organizaciones privadas y públicas del estado, entran a aplicar TRD (tablas de retención documental) donde emplearan las serie y sud-serie a la documentación determinada por tipos de información, asignándose un tipo determinado en cada etapa del ciclo vital y su disposición final. Posterior a esto se dará aplicabilidad a las TVD (tablas de valoración documental) las cuales también consisten en un listado de series y subseries las cuales determinan el tiempo de permanencia en el archivo central, así como la disposición final y a los documentos que ya fueron producidos y que están inactivos en su uso administrativo y legal que han dejado de utilizarse.

Una vez se da aplicabilidad a todo lo anterior se empieza a ver el cambio al interior de las instituciones las cuales van transformando su manejo a la documentación y a la información que allí reposa la cual se empieza a estar disponible para el uso al interior de las entidades y al público.

Dentro de la transformación para la preservación de la información, para el año 2004 mediante el acuerdo 002 se imparte metodología donde se dará inicio a una compilación de la información, estableciendo fechas de creación y supresión; también se realizará un diagnostico en el cual se produzca una confiabilidad sobre la entidad que produzca la información, el estado de conservación y organización de los documentos. Se realizará una depuración del retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo, se realizara el retiro de documentación afectada biológicamente dejando el respectivo soporte, se realizara el retiro de material abrasivo, almacenamiento de la documentación en buen estado dentro de las carpetas y cajas. Por último, se elaborará un cuadro de clasificación sobre el cual debe basarse el inventario documental.

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