Estructuración del proceso contable en pequeñas unidades económicas de Florencia, Caquetá

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SENA Regional Caquetá – Centro Tecnológico de la Amazonia

Tecnólogo Contabilidad y finanzas – Ficha No. 863502

Proyecto formativo Código: 887537

PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE EN PEQUEÑAS UNIDADES ECONÓMICAS DE FLORENCIA, CAQUETÁ.

Programa de Formación: Tecnólogo Contabilidad y finanzas

Ficha No. 863502 – Código proyecto No. 887537

Elaborado por:  Dilton J Vieda Coronado

Instructor SENA Regional  Caquetá

Líder del Equipo Ejecutor del Programa de Formación

SENA Regional  Caquetá Centro Tecnológico de la Amazonia Florencia, 24 de agosto de 2015

Introducción. Objetivo

1.  Presentación.

TABLA DE CONTENIDO

2.  Búsqueda y selección de la pequeña unidad económica a asesorar.

3.  Establecimiento de acuerdos.

4.  Diagnóstico de la unidad económica.

5.  Elaboración del plan de acción.

6.  Ejecución de actividades.

7.  Informes y cierre del proceso de asesoría.

8.  Fecha de inicio de las asesorías.

9.  Anexos.

INTRODUCCIÓN

En la ciudad de Florencia, Caquetá, existen muchas pequeñas unidades económicas, bajo la figura de tiendas, negocios o miniempresas operando con la administración de sus propietarios y/o familiares del propietario, enfocados en el proceso de intercambio económico pero dejando de lado la organización de la información económico-contable, los registros de las transacciones, los resultados de sus actividades y desconociendo el uso que le puede dar a un sistema de información tan valioso como puede ser la contabilidad  en  una  organización.  Es  usual  encontrar  personas  al  frente  de  estas pequeñas unidades económicas con nula o poca formación académica, escasa capacitación empresarial y una escasa visión gerencial, lo que les impide conocer bien  su producto o servicio, lo cual hace que aparentemente crezcan pero la realidad refleja que en cualquier momento desaparecen sin darse cuenta si fue mala estrategia operativa, financiera, de mercadeo, administrativa o gerencial.

El proyecto formativo de “Estructuración del proceso contable en pequeñas unidades económicas  de  Florencia,  Caquetá”  pretende  contribuir  a  que  la  función  social  que cumplen esas miniempresas de barrio o de la economía de una zona, sector o ciudad, no operen desorientadas o lleguen a fracasar, sino que mediante el acompañamiento en la organización de su contabilidad, uso adecuado del sistema de información que la contabilidad proporciona, implementación de controles e informes oportunos y fidedignos, se mejoren las decisiones gerenciales en la búsqueda de la generación de valor, tanto en materia de inversión, financiación, operación y seguimiento en cada una de las organizaciones asesoradas.

OBJETIVO

Dar  a  conocer  a  los  asesores-aprendices  del  programa  Tecnólogo  Contabilidad  y finanzas, ficha 863502, del Centro Tecnológico de la Amazonia, SENA Regional Caquetá, el procedimiento y las condiciones en las que se le brindará asesoría a las pequeñas empresas que se seleccionen, pretendiendo contribuir a una exitosa intervención en actividades útiles para nuestros clientes, lo que finalmente se deberá reflejar en mejoras aplicadas al proceso contable, principalmente en lo relacionado con sus procedimientos,

el cumplimiento de disposiciones legales y la correcta aplicación de políticas de la organización empresarial, con el fin de que el ciclo contable se constituya en una herramienta útil y oportuna para la toma de las mejores decisiones.

PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA

1.  PRESENTACIÓN

La ejecución del proyecto formativo de “Estructuración del proceso contable en pequeñas unidades económicas de Florencia, Caquetá” tiene como propósito esencial el de brindar asistencia técnica contable, capacitación integral (contabilidad, finanzas, administración, salud ocupacional, fundamentalmente), financiamiento y seguimiento permanente a las actividades contables y financieras de estas unidades, en razón a su importancia para la economía local y el rol que cumplen en la dinamización social, además de los beneficios que conllevan al consumidor final.

2.  BÚSQUEDA   Y   SELECCIÓN   DE   LA   PEQUEÑA   UNIDAD   ECONÓMICA   A ASESORAR.

La pequeña empresa y unidades económicas personales son indiscutiblemente, fuentes de desarrollo autosustentable, que redundan en la ocupación laboral de las distintas personas y organizaciones sociocomunales de la Nación, ya que generan constantemente nuevas inversiones, instituyéndose así en un mecanismo de energía activa y propulsora de la economía, que respalda el progreso nacional equitativo.

Para los propósitos de nuestro proyecto formativo, se entenderá por pequeña unidad económica (tiendas y pequeños negocios), toda actividad organizada por su(s) propietario(s), con la finalidad de desarrollar un modelo económico productivo mediante actividades como la producción, la transformación de materias prima de cualquier naturaleza,  la elaboración de bienes terminados o semielaborados, la comercialización de todo tipo de bienes o servicios y la intermediación de los mismos, dirigidas a satisfacer las necesidades de la comunidad.

Estas unidades deberán estar ubicadas en al área urbana de la ciudad de Florencia, Caquetá, podrán contar con un máximo de un establecimiento de comercio (local) y cuatro (4) empleados, incluyendo los propietarios, hijos o familiares que allí laboren, así sea sin remuneración económica directa, pudiendo estar o no registradas en la Cámara de Comercio.

Los aprendices del Centro Tecnológico de la Amazonia, SENA Regional Caquetá, en esta etapa del proceso deberán:

a.  Buscar, identificar y caracterizar estas pequeñas unidades económicas, con el fin de convertirlas posteriormente en su objeto de trabajo (asesoría).

b.  Efectuar el acercamiento al (los) propietario(s) de la unidad económica, explorar la posibilidad de que le permitan al equipo de aprendices (asesores) adoptarla como escenario de práctica y explicar el propósito del trabajo a efectuar en ella.

c.  Elaborar la ficha de caracterización de la unidad económica y presentarla al líder del

Equipo Ejecutor del Proyecto formativo para su análisis y aprobación.

3.  ESTABLECIMIENTO DE ACUERDOS.

Una vez se ha seleccionado la pequeña unidad económica con cuya información se ha elaborado la ficha de caracterización, se le presenta al instructor líder del Equipo Ejecutor de la Formación, quien reprueba o aprueba la realización de la asesoría.  Si es reprobado ese campo de asesoría, al aprendiz le corresponde explorar y escoger otra opción.  Si por el contrario, es aprobado efectuar la asesoría, se procederá a establecer los términos del acuerdo con el (los) propietario(s) de la pequeña unidad económica, con el fin de hacer claridad de los límites y alcances de la práctica a efectuar.

Los términos del acuerdo se registrarán en un documento, dejando evidencia de los compromisos correspondientes a cada parte: empresario y estudiantes.

4.  DIAGNÓSTICO DE LA UNIDAD ECONÓMICA

El diagnóstico de la pequeña unidad económica estará enfocado esencialmente en la implementación, organización, uso y flujo de la información contable.

En tal sentido, los asesores-aprendices establecerán mediante la aplicación de una lista de chequeo la organización y existencia de un sistema de registros contables, el uso de documentos soportes, la tenencia de libros de contabilidad, similares o sustitutos de éstos,  la  generación  de  informes  periódicos,  personas  a  cargo  de  los  documentos soportes y de la información contable, así como el destino de ella.

5.  ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

Un plan de acción es un instrumento gerencial de programación y control de la ejecución de  las  actividades  que  deben  llevar  a  cabo  las  personas,  las  dependencias  o  las empresas para dar cumplimiento a normas, requerimientos o estrategias establecidos por una organización o autoridad. Es decir que el plan de acción operativiza las actividades que deben llevar a cabo las personas, dependencias o empresas para dar cumplimiento a los objetivos fijados. Un  Plan  de  Acción  es una herramienta  eficaz  para  detallar las actividades, los indicadores y las metas como compromisos de la empresa durante una vigencia determinada, fijando para ellas los tiempos y responsables.

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