PROCESO CONTABLE

PROCESO CONTABLE

I. CONCEPTO.

El conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la información financiera.

II. ORIGEN DEL PROCESO CONTABLE.

El Proceso Contable surge en la Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que termina en el objetivo de la propia contabilidad, es decir en la obtención de la Información financiera.

III. COMPONENTES DEL PROCESO CONTABLE

1. La teoría contable que norma las características cualitativas de los estados financieros.

2. Los instrumentos prácticos de registro que son los soportes formales de índole material para procesar la información financiera.

Los principales instrumentos de registro usados en la práctica son:

a. El catálogo de cuentas.

b. El método de la partida doble.

c. Las aplicaciones de contabilidad (Hatzacorsian, 1999: 186-187).

IV. FASES DEL PROCESO CONTABLE.

Con base en el anterior tema podemos determinar que las fases del Proceso Contable son:

Sistematización,

Valuación,

Procesamiento,

Evaluación, e

Información

1. SISTEMATIZACIÓN. Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de información financiera en un ente económico.

2. VALUACIÓN. Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente económico en la celebración de transacciones financieras.

3. PROCESAMIENTO. Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente económico.

4. EVALUACIÓN. Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las transacciones celebradas por el ente económico sobre su situación financiera.

5. INFORMACIÓN. Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la información financiera obtenida por la Contabilidad.

V. DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE.

1. FASE DE SISTEMATIZACIÓN.

Es la fase inicial del proceso contable, en virtud por el cual los elementos de la Contabilidad se organizan, para que esta alcance su objetivo. La Sistematización implica el establecimiento de un Sistema de Información Financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo, diseñarlo e instalarlo.

2. SELECCIÓN DEL SISTEMA.

Es elegir los procedimientos y métodos que de acuerdo con las circunstancias, resulten más adecuados para el ente económico. Para seleccionar con acierto el Sistema de Información Financiera, es necesario conocer la naturaleza y características del ente económico y elegir el procedimiento de procesamiento de datos que se adecue a dichas característica

Conocimiento de la Entidad

• Elegir el procedimiento de Procesamiento

3. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD.

La naturaleza y características del ente económico se determina a través de investigar:

 Su actividad

 Marco Legal,

 Ejercicio Contable,

 Políticas de Operación,

 Recursos y fuentes con que cuenta, y

 Su Organigrama

Su Actividad: Esta se determina por la clase de mercancías, tipo de servicio, tipo de productos que ofrece o produce normalmente.

Marco Legal: Este se conforma por las disposiciones legales que afectan al ente económico. Dichas disposiciones pueden ser impositivas, administrativas, laborales o sanitarias.

Ejercicio Contable: Es el periodo convencional en el que se divide la vida de un ente económico para conocer su situación financiera y resultados.

Políticas de Operación: Se encuentran constituidas por el modo particular de realizar sus transacciones financieras.

Recursos: Para sistematizar la contabilidad es necesario conocer los recursos y obligaciones que de acuerdo con su naturaleza y características, le son particulares.

Organigrama: Es una representación esquemática de la organización del ente económico, en la que se señalan jerárquicamente las divisiones funcionales inherentes a su actividad, así como las relaciones entre sí. Este organigrama es complementado por el manual de funciones y procedimientos.

4. ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO.

El procedimiento para el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes:

• Procedimiento Manual

• Procedimiento Mecánico

5. PROCEDIMIENTO MANUAL.

Es aquel que emplea básicamente el esfuerzo humano para la captación, clasificación, registro calculo y síntesis de las transacciones financieras de un ente económico mediante la escritura. (Estados Financieros manuales, Teneduría de libros manual.)

6. FASE DE EVALUACIÓN

Es la acción de asignar un valor a los recursos y a las obligaciones que adquieren los entes económicos para lograr sus objetivos.

Siendo la moneda la unidad de medida del valor, los recursos y las obligaciones de los entes económicos se valúan en Unidades Monetarias. Y toda vez que un mismo fenómeno puede cuantificarse bajo diferentes bases, se hace necesario definir criterios de valuación que aseguren Estados Financieros homogéneos.

7. FASE DE PROCESAMIENTO

Es la fase del proceso contable que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente económico. La elaboración de la información financiera consta de las siguientes etapas: Captación, Clasificación, registro, cálculo y síntesis de datos. Los datos se obtienen por medio de documentos fuente, se clasifican a través de cuentas, se calculan por medio de la mente o una máquina, se registran en el sistema (Software – Hoy) y se sintetizan en Estados Financieros.

a) CAPTACIÓN DE LOS DATOS:

Los datos relativos a las transacciones financieras celebradas por las entidades económicas se obtienen por medio de documentos fuente.

b) CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS.

Los datos en la contabilidad se clasifican por medio de la Cuenta.

La CUENTA es el instrumento que se utiliza para clasificar los elementos que intervienen en una transacción financiera.

La cuenta se representa por una cuenta T mayúscula, lo que equivale a un campo dividido en dos partes por una línea vertical.

VI. ELEMENTOS DE LA CUENTA.

DEBE HABER

La cuenta se compone de dos partes. Lado izquierdo, denominado DEBE y lado derecho, llamado HABER. Para su clasificación, las transacciones se anotan o registran en dichas cuentas.

Las anotaciones que se registran en el campo izquierdo o DEBE, se llaman CARGOS O DEBITOS; las anotaciones que se hacen en el campo del HABER, se denominan ABONOS O CRÉDITOS.

En síntesis CARGAR O DEBITAR significa anotar una cantidad en el DEBE de una cuenta; ABONAR o ACREDITAR significa anotar una cantidad en el HABER.

A la suma de los cargos o cantidades anotadas en el DEBE de una cuenta se le denomina Movimiento Debito; la suma de las cantidades registradas en el HABER de una cuenta, se denomina Movimiento Crédito.

Cuando una cuenta tiene movimiento Debito y movimiento Crédito, la diferencia resultante se denomina SALDO. El saldo puede ser Saldo Debito o Saldo Crédito, dependiendo cual es mayor.

VII. DIVISIÓN DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en cuentas de Balance o Cuentas de Situación Financiera, Cuentas de resultado y Cuentas de Orden

Las cuentas de Balance son aquellas que se clasifican transacciones que solo modifican dicha situación, sin que influyan sobre la utilidad o pérdida del ente económico.

Las cuentas de Balance o Situación Financiera se subdividen en:

1. Cuentas del Activo

2. Cuentas del Pasivo

3. Cuentas de Capital Contable

ACTIVO. Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad del ente económico. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a favor.

El activo se caracteriza por:

• Estar en capacidad de generar beneficios o servicios

• Estar bajo el control de la empresa

• Generar un derecho de reclamación

PASIVO. Representa las obligaciones contraídas por el ente económico, para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto

El Pasivo se caracteriza por:

• La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago,

• Existe una deuda con un beneficio cierto.

PATRIMONIO. Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños del Ente Económico, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de pasivo.

El patrimonio se caracteriza:

• Está constituido

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