Estructuras Organizativas

LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS:

Su desarrollo, configuración, unidades, relaciones, flujos de trabajo y de valor.

I. Introducción.

Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa. No obstante, conviene siempre tener muy presente el sistema empresarial y sus subsistemas para cualquier cambio organizacional que debamos realizar en cualquier organización.

En lo que respecta a la organización en cuanto a estructura, hay que considerar que de la misma manera en que es muy difícil que dos humanos sean completamente iguales, lo mismo sucede en las empresas. Una empresa no necesariamente se parece a otra aunque estén enmarcadas en el mismo sector y empleen igual tecnología de producción e incluso similar estructura productiva. Siempre existirán factores diferenciadores, no solo en el orden técnico-productivo, sino también en el orden social en cuanto a composición de la fuerza de trabajo, nivel de pertenencia y motivación, nivel de calificación, relación con los directivos, etc. De igual modo pueden existir diferencias de índole cuantitativas, respecto a número de trabajadores, nivel de venta, utilidad, estructura de los activos, cuota de mercado, entre otros.

Estas y otras diferencias determinan que a pesar de existir principios básicos para definir la estructura organizativa de las empresas, así como estructuras típicas, la estructura de dirección, de cargos, de funciones y la estructura por áreas, departamentos, divisiones, gerencias, etc., estarán en dependencia de las características, complejidad y condiciones de cada empresa.

II. Desarrollo y definición de la estructura organizativa.

La estructura organizativa no es la organización, es solamente un instrumento a través del cual la misma puede realizar sus objetivos.

La estructura no nace espontáneamente, sino que se crea por la dirección, siguiendo un proceso lógico. Tal proceso lleva a definir las actividades a desarrollar para lograr los objetivos, las personas que deben realizarlas, los recursos y los medios a emplear, las relaciones entre las personas, puestos de trabajo y unidades de la organización, los sistemas y los procedimientos para el mejor desarrollo de las actividades y el mejor empleo de los recursos.

Dentro de este proceso, la primera fase consiste en subdividir en una serie de tareas (conjunto de operaciones manuales y mentales desarrolladas por una persona) todo el trabajo necesario para alcanzar los objetivos de la empresa. Las tareas se agrupan luego en puestos de trabajo (conjunto de tareas desarrolladas por una persona), y éstos a su vez en unidades. Por último, para cada persona, puesto de trabajo y unidad, se piensan los lazos y conexiones con las restantes partes de la estructura. El resultado de este proceso es la estructura organizativa. La red de relaciones no se limita a las que existan entre individuos y entre grupos, sino que comprende los procedimientos, los sistemas, los flujos de trabajo y los procesos de decisión.

La estructura organizativa se define, por tanto, como esquema formal de relaciones, comunicaciones, procesos de decisión, procedimientos y sistemas dentro de un conjunto de personas, unidades, factores materiales y funciones con vistas a la consecución de los objetivos.

Se han elaborado muchas y diferentes definiciones de organización, pero todas tienen ciertos elementos esenciales o fundamentales. El comportamiento de las organizaciones se orienta hacia ciertas metas que los miembros del grupo conocen de alguna manera. Las organizaciones utilizan conocimientos y técnicas para la consecución de sus tareas. La organización implica actividades estructurales e integradas; es decir, individuos que trabajan juntos o cooperan en relaciones de interdependencia. La noción de interrelación supone un sistema social. Por ello, se puede afirmar que las organizaciones consisten en:

• Arreglos orientados a una meta, individuos con un propósito;

• Sistemas psicosociales, individuos que trabajan en grupos;

• Sistemas tecnológicos, individuos que utilizan conocimientos y técnicas;

• Una integración de actividades estructuradas, individuos que trabajan juntos en relaciones estructuradas.

La estructura organizativa no surge por azar. Lo que la determina y configura es una necesidad de adaptación a las situaciones concretas de la organización, expresadas en términos de recursos humanos y materiales de necesidades técnicas, económicas y sociales de objetivos.

Según tales situaciones, la estructura se configura de una forma u otra.

Para comprender plenamente el porqué de una estructura organizativa, el mejor camino es seguirla en la dinámica de su desarrollo, comprobando su evolución histórica en relación con las circunstancias del momento.

Normalmente la estructura comienza en embrión, como una célula, alrededor del núcleo central (dirección), con las funciones principales, que se van desarrollando paulatinamente a medida que la actividad empresarial aumenta, debiendo posteriormente generar funciones auxiliares y dependientes de las principales, debido a la expansión y complicación de la actividad. Como ejemplo de estructura en embrión podemos considerar la formada por las funciones de Dirección, Administración, Recursos Humanos, Comercial, Compras y Operaciones.

Las crecientes necesidades de coordinación entre las distintas partes del sistema que se va constituyendo llevan, como desarrollo lógico, a la creación primero de uno y después de varios niveles de posiciones intermedias, entre el supremo órgano directivo y los ejecutores.

Este proceso de especialización vertical es el que lleva a la subdivisión de las tareas en el ámbito del grupo, según el tipo, la naturaleza y la importancia de las decisiones a tomar y de la autoridad que implican.

Al mismo tiempo, el aumento de las dimensiones de la empresa o la mayor complejidad de las actividades desarrolladas llevan a una progresiva distribución de las funciones ejecutivas entre un número creciente de puestos de trabajo y de unidades (especialización horizontal).

La estructura, por consiguiente, viene a tomar la forma de una pirámide, en la que en la base se encuentran los puestos de trabajo meramente ejecutivos; subiendo, por el contrario, las funciones ejecutivas que van reduciéndose en cada nivel a medida que se amplían las funciones directivas.

Se suelen distinguir, los órganos que participan de las funciones directivas en los distintos niveles, en tres grupos fundamentalmente, a saber:

1. Alta Dirección: es la dirección de la empresa que puede diferenciarse en tres ramas, a saber:

a. La alta dirección en sentido estricto: Consejo de Administración, Consejo Delegado, Presidente, etc.

b. La dirección general: Que dirige la empresa dentro de los límites de los objetivos y políticas fijadas por la dirección.

c. La dirección de decisión: Con funciones directivas equivalentes al las del director general, pero reducido al ámbito de la división, sector, departamento, y dentro de los límites y autoridad fijado por la dirección general.

2. Dirección Intermedia: Corresponde a la dirección de los servicios y departamentos directivos.

3. Dirección Ejecutiva: Se refiere a la dirección de los servicios y departamentos subalternos.

III. Configuración básica organizativa.

El concepto genérico de estructura organizativa ha recibido diferentes definiciones, aunque prácticamente todas ellas convergen en considerarla como una red de comunicación o como un conjunto de relaciones.

Para M.Mintzberg, la estructura se compone de cinco partes, unidas entre sí mediante distintos flujos: de autoridad, de material de trabajo, de información y de procesos de decisión. Estas redes o sistemas de comunicación o de relaciones, integran tres aspectos estructurales, a saber:

a. Una estructura funcional o conjunto de tareas, actividades y procesos diferenciados, para lograr los objetivos de la organizacional.

b. Una estructura de autoridad, que ordena un conjunto de niveles jerárquicos y permite actuar a las personas bajo unos criterios de responsabilidad y de control de sus tareas.

c. Una estructura de decisión, por la que cada miembro, según su función y autoridad reconocida, y gracias a la información recibida, puede adoptar las decisiones más adecuadas (racionales y eficientes).

A medida que la organización crece y va adoptando divisiones de trabajo más complejas, entre sus operarios aumenta la necesidad de una supervisión directa, necesitándose de un directivo para ayudar a coordinar el trabajo en su conjunto. Según va evolucionando este proceso, la organización empieza a inclinarse en mayor medida por la normalización, como medio de coordinación del trabajo en sus operarios. La responsabilidad de gran parte de esta normalización recae sobre un tercer grupo compuesto de analistas, por ejemplo: de estudios del trabajo, de control de calidad, planificadores de la producción, etc.

La introducción de estos analistas trae consigo un segundo tipo de división administrativa del trabajo entre los que lo realizan y los que lo normalizan. El analista “institucionaliza” el trabajo directivo. Tenemos una organización que consiste en un núcleo de operarios, que realizan el trabajo fundamental de producción de servicios y productos, y un componente administrativo de directivos analistas que se responsabilizan parcialmente de la coordinación

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