Etapas en el modelo de William P. Leonard.

Objetivo

En esta sesión aprenderemos acerca de uno de los precursores de la auditoria administrativa, de lo que para él significa y de las etapas que deben seguirse para su correcta realización.

Etapas en el modelo de William P. Leonard.

Describe 4 etapas en las cuales menciona los puntos que deben ser evaluados antes y durante una auditoria administrativa.

• Etapa 1. Esta etapa comprende el alcance de la auditoria, es decir, si se hará de manera general, abarcando toda la empresa o de manera específica, enfocándose a una función o área de dicha empresa. Se hará el análisis de los factores que rigen su dirección, los puntos fuertes y las limitaciones.

Los elementos que deben verificarse son:

• Planes y objetivos: el auditor debe reunirse con la dirección para saber si cumplen o no las metas deseadas y de no hacerlo, cuales son las causas por las que no lo están logrando.
• Estructura organizacional: La forma en la que están asignadas las funciones dentro de la empresa.
• Políticas y prácticas: son las reglas que ha dictado la organización sobre la manera en cómo se realizaran las cosas.
• Reglamentos: reglamentaciones gubernamentales aplicables a la organización.
• Sistemas y procedimientos: la forma de operar de la empresa.
• Métodos de control: Los lineamientos que se deben seguir, dictados por la empresa, para que esta pueda alcanzar las metas deseadas.
• Mechas de operación: Realizando la auditoria deben evaluarse las operaciones que realiza la empresa para identificar sus necesidades.
• Recurso humano: Es identificar con cuanto personal se cuenta y sus labores, para poder observar si están correctamente distribuidas las funciones y estas se realizan adecuadamente.
• Instalaciones y equipo: Hacer una revisión de las instalaciones para saber si estas son adecuadas para que se realicen las actividades de la empresa.

• Etapa 2. Esta empieza cuando ya se tiene la información necesaria para realizar la auditoria, ya se tiene el paisaje acerca de la empresa y los recursos con los que cuenta, siendo momento para evaluarlos.

Se tiene el conocimiento de las áreas que no están funcionando adecuadamente así como de las funciones que no se están realizando como es debido y cuáles son las que están trabajando en óptimas condiciones.

• Etapa 3. Con esta finaliza el trabajo del auditor y se crea una lista de observaciones y recomendaciones. Debe ser un documento escrito con una copia de manera oral. El auditor debe ser cuidadoso en la manera de dirigirse a los representantes de la empresa y las palabras que utiliza. El informe se presenta en tres fases:

• Etapa 4. Leonard dijo que su función es únicamente completar cualquier asunto pendiente, que sea parte de las recomendaciones y con la cual no se haya hecho nada al respecto. Considera que se le debe dar un seguimiento a la auditoria ya que si no, esta no tendrá valor. Por último debe asignarse a una persona con la suficiente autoridad como para hacer que se cumplan las recomendaciones hechas.

Durante el seguimiento se debe vigilar que se cumplan:

1. La revisión de las instalaciones.
2. Apoyo por parte de recursos humanos para el diseño de los procedimientos.
3. Finalización de cualquier asunto que esté pendiente.
4. Verificación del informe.

Conclusión

Para que una empresa pueda trabajar adecuadamente, llegando a las metas deseadas y que cada área de esta funcione correctamente, debe realizarse una auditoria como la que Leonard plantea. Todas estas etapas deben seguirse minuciosamente, identificar las necesidades de la empresa así como crear la lista de recomendaciones a seguir y posteriormente el informe; darle seguimiento y que esta funcione en su totalidad.

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