Método de William P. Leonard

· Método de William P. Leonard

Para un estudio adecuado de este método debe consultarse el libro:

William P. Leonard Auditoría administrativa. Evaluación de los métodos y

eficiencia administrativos, Editorial Diana, 18-4 impresión, México 1991.Método de William P. Leonard

ESQUEMA GENERAL

Examen

Áreas de estudio

Funciones específicas

Departamentos

Divisiones

La empresa

Detalles a estudiar

Planes y objetivos

La estructura de la empresa

Políticas y sistemas

Métodos de control

Recursos humanos y físicos

Estándares

Medición de resultados

Evaluación

Proceso

Influencia económica

Estructura adecuada

Adecuación de los controles

Métodos de protección

Causas de variación

Utilización de los recursos

Métodos para trabajar

Análisis e interpretación

Estudios de los elementos

Diagnosis detallada

Determinar propósitos

Deficiencias

Balance analítico

Prueba de eficiencia

Búsqueda de problemas

Soluciones

Alternativas

Métodos simplificadosPresentación

Fijación de temas finales para trazar un boceto del informe

Informe preliminar para la administración de la empresa

Informe final con recomendaciones y conclusiones

Persecución

Revisión de instalación

Ayuda en establecimiento deformas y procedimientos

Tratamiento de los detalles no terminados

Revisión de informe con la administración

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA

Deben analizarse aspectos especiales en cada área de estudio:

Planes y objetivos

¿Garantizan los objetivos la sobrevivencia, el crecimiento, la contribución

económica y las utilidades de la empresa, así como el cumplimiento de

obligaciones sociales?

¿Son suficientemente claros y reales?

¿Pueden alcanzarse?

¿Contribuyen a lograr mejor guía y dirección de la empresa?

¿Son razonables y lógicos?

¿Especifican qué se espera de los subordinados?

¿Ayudan a guiar al personal de un modo unitario?

¿Ayudan a motivar al personal?

¿Se interrelacionan congruentemente en cuanto a su alcance y tiempo?

¿Dan métodos razonables para controlar al esfuerzo humano?

¿Se evalúan periódicamente?

¿Se han establecido nuevas metas a partir de las realizaciones logradas?

En cuanto a la estructura pueden observarse los siguientes problemas:

La estructura no está de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Las funciones no están coordinadas, equilibradas y controladas.

No hay delegación de autoridad.

Personal no calificado ocupa puestos claves.

Faltan dirección y guía a los subordinados.Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armonía y espíritu de

grupo. No hay responsabilidad por las realizaciones.

Falta fexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo.

Organización equivocada: exageración en producción y descuido en

comercialización.

Los ejecutivos están sobrecargados de trabajo: demasiadas personas les rinden

informes.

En relación con políticas, sistemas y procedimientos de la empresa:

¿Persigue el sistema la promoción y satisfacción de los objetivos? ¿Lo

consigue?

¿Opera dentro del marco de la organización?

¿Provee métodos de control que permitan buenos resultados con el mínimo de

inversión en tiempo

y esfuerzo?

¿Indica la rutina realizaciones en una secuela lógica?

¿Permiten los sistemas y procedimientos coordinación efectiva

interdepartamental?

¿Se han establecido todas las funciones necesarias?

¿Hay suficiente autoridad en cuanto a la responsabilidad?

¿Es posible realizar cambios que mejoren la efectividad?

¿Se ha colocado bien la función en la estructura?

¿Está capacitado el personal para el trabajo?

¿Existe un programa integral de metas a lograr?

¿Hay productividad suficiente?

En relación a los métodos de control:

¿Existe un propósito de control adecuado y de práctica realización?

¿Indica el método de control el objetivo que persigue?

¿Se especifica cómo, cuando y quién ejecutará los planes?

Recursos humanos y físicos en lo relativo a:

Horario de trabajo Servicio médico

Retrasos Plan de retiro

Faltas Cafetería

Vacaciones Recreaciones

Sueldos y salarios Reglas de seguridadTiempo extra Premios

Vacaciones pagadas Publicaciones de la empresa

Seguro de grupo Boletines

Deducciones tributarias Oportunidad para dar sugerencias

Deducciones por ahorro Espacio para autos

Calificación de méritos Consejos al personal

Promociones y reclasificaciones

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

«Como ya se indicó, la obtención de información se refiere a la realización de

entrevistas. Significa juntar varios tipos de formas, documentos, procedimientos, cartas,

expedientes, diagramas, códigos, y secuelas relacionados con el sujeto investigado.»

La recolección de datos en la auditoría administrativa demanda el uso de técnicas que

permitan una revisión adecuada. Entre otras técnicas se listan las siguientes:

Organigramas

· De tipo estructural

· Funcional

· Departamental

· Lineal y de posiciones con detalle de

actividades

Diagramas de procesos sobre:

· Productos

· Hombres

· Flujos

Operaciones

· Formas

· Procedimientos

Diagrama de tiempos, hombres y maquinarias

Diagrama de disposición de:

· Máquinas

· Equipos

· Edificio

· Piso

· Lugar de trabajo

· Facilidades adicionales

Diagramas comparativos, utilizando:

· Gráficas de Gantt

· Interrelaciones

· Línea y asesoramientoDiagramas de combinación

Descripción de actividades y formas utilizadas

Diagramas gráficos de:

· Programa de trabajo

· Lineales

· Barras

· Mapas

· Especiales

Diagramas de manejo deformas

Diagramas extra

· Carga de máquinas

· Precios o cuotas

· Utilidades

· Punto de equilibrio

· Tendencias

Estudios de tiempos

· Trabajadores

· Productos

· Equipo

Películas de movimientos en el trabajo

Hojas

· Entrevistas

· Observaciones

· Estadísticas

Hojas de instrucciones, operaciones y rutas

Lista de verificación y realización de trabajo

Muestreo y medición de trabajo

Simplificación del trabajo

Investigación de operaciones

Cuestionarios

Informes, anexos y presentaciones similares

«Therbligs» símbolos, clave, etcétera

Papeles de trabajo

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y SÍNTESIS

De acuerdo con el esquema general, los pasos a realizar son:

Estudiar los elementos y obtener la historia de la vida del paciente y de su medio

ambiente Diagnosticar detalladamente la enfermedadDeterminar propóstios e interdependencias, explicando la causalidad y sus

consecuencias

Encontrar deficiencias actuales y potenciales

Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada elemento y

unidad considerados en relación al todo

Llevar a cabo una prueba de eficiencia en cada uno de los factores considerando

su importancia

Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y deficiencias

Encontrar soluciones a los problemas definidos

Comparar las alternativas que se ofrecen a la solución del problema

Simplificar métodos mediante los siguientes pasos:

Eliminar trabajo innecesario

Mejorar sistemas

Reducir gastos

Determinar decisiones apropiadas

Seleccionar los mejores métodos para un trabajo adecuado

PRESENTACIÓN DEL INFORME Y SU DISCUSIÓN

El informe puede seguir el siguiente formato:

I. Propósito y alcance

II. Aspectos fundamentales

III. Problemas discutidos con la supervisión

IV. Prácticas comunes (en detalle)

V. Discusión o comentarios }

VI. Recomendaciones

VII. Anexos

Para determinar la confiabilidad del boceto (le informe habrá que contestar el

siguiente cuestionario:

¿Se han considerado en él los puntos importantes?

¿Se han incluido los datos importantes en el capítulo de aspectos

fundamentales?

¿Tiene brevedad y originalidad?

¿Se detallan en los anexos los datos sintéticos?

¿Es claro y no se presta a malos entendidos?¿Incluye problemas suficientemente discutidos con la supervisión?

¿Se detallan las prácticas actuales en forma correcta,

...