Evidencias 13. Gestión contable

Guía 5 Evidencias

13. Gestión contable 

13.1 Caracterización contable.

Eta tabla está basada únicamente en la unidad productiva objeto de estudio, y se darán a conocer diferentes elementos de la empresa denominada por nombre comercial royal cupcakes; es una empresa dedicada a la producción y distribución comercial de productos de confitería (caso de estudio)

LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA UNIDAD PRODUCTIVA

Todas las sociedades mercantiles deben tener ciertos libros de contabilidad obligatorios como:

Libros contables

-Libro Diario: Que consiste en registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica, de ahí su nombre. El registro de estas operaciones es en un formato y nomenclatura contable, por lo que se requiere cierto grado de conocimiento de contabilidad para su llevanza y también para interpretarlo.

-Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Este libro recoge la situación inicial de la empresa, su evolución (al menos trimestral) mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y, además, un conjunto de informes contables que se llaman “Cuentas Anuales”.

Libros mercantiles

-Libro de actas: En él se recogen los acuerdos tomados en las juntas generales, especiales y órganos de dirección con detalle de asuntos tratados, convocatoria, asistentes, votaciones y acuerdos adoptados.

-Libro de registro de socios, de la sociedad o de acciones: Libros donde se registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la sociedad y la evolución o transferencia de éstas.

Libros Fiscales obligatorios

Además de los libros anteriores, las empresas sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA) deben llevar los siguientes libros:

-Libro de facturas emitidas.

-Libro de facturas recibidas.

-Libro de bienes de inversión.

-Libro de operaciones intracomunitarias

DOCUMENTOS Y SOPORTES NECESARIOS DENTRO DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Los documentos comerciales y soportes son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en  la empresa.

Tipo de soportes contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:

La factura de venta: acredita que una operación comercial se ha realizado correctamente.

-Recibos de cobro: sirve para comprobar que se ha cumplido con el pago o solución de una obligación o prestación de un servicio o producto

-Presupuestos: es una herramienta que le permite saber cuáles son sus ingresos y gastos en un tiempo determinado

-Vales: es un documento comercial, para pagar un bien o servicio. Puede suponer un pago total o parcial (descuento)

-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable.

-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

--Recibos de pago.

Tipos de soportes contables externos:

En los documentos externos también se tienen en cuenta la contabilidad de la empresa, pero la diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la unidad productiva. Algunos de los de documentos contables externos aplicados en la unidad productiva son:

-Recibo de caja: soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.

-Comprobante de pago: documento que acredita la entrega de un bien luego de prestar un servicio

-Comprobante de devolución: comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. 

-Consignaciones: comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. 

-Letras de cambio: sirve sustituir al dinero en efectivo, recogiendo un compromiso de pago de una cantidad de dinero entre dos partes y en una fecha determinada.

-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.

DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS

En la actualidad los documentos contables más usados son: El cheque, La letra de cambio, El pagare, Factura, Bonos.

Acumulación o devengo

Dentro de la unidad productiva objeto de estudio, se tiene como principal base contable la acumulación o devengo  ya que es la única que se puede implementar legalmente  para la venta comercializada de productos; los principios de esta base se resumen en la responsabilidad de un vendedor en generar los documentos necesarios para registrar correctamente un compra a crédito de un cliente.

Política contable

El principal fundamento de esta empresa para la gestión correcta de todos sus procesos productivos y administrativos, es la contabilidad pues esta nos ayuda a registrar, operar y reportar las transacciones financieras de la empresa. Esta labor se realiza bajo la supervisión de ciertos parámetros o normas como los son las políticas contables, que se desarrolla dentro de la empresa para garantizar que toda su información financiera esté debidamente registrada. Las políticas contables son los cimientos en los que se rige la unidad productiva, sin ellos no habría un orden especifico en cada una de las actividades de la empresa, relacionadas con la parte documental, no se tendrían documentos contables o soportes; los cuales llevan un orden esquematizado en las operaciones.

Partida doble y ecuación patrimonial

Se sabe que la partida doble tiene una estrecha relación con la ecuación patrimonial de modo que las dos se complementan. Ambas teorías tienen como fundamento el equilibrio que se maneja dentro de una empresa y sus elementos principales como los son los activos, los pasivos y el patrimonio; estas tres variables representan la proporcionalidad de la unidad productiva, es decir la cantidad de activos de la empresa, también me puede representar la cantidad de pasivos y de patrimonio de la empresa, esta ecuación es necesaria para verificar las utilidades que una empresa tiene i identificar si ha tenido pérdidas o ganancias. En el caso de  la partida doble, se tiene en cuenta porque es un movimiento contable necesario para realizar las operaciones de la empresa, como por ejemplo un préstamo, el que recibe debe y el que entrega tienen; también es importante resaltar que la partida doble tiene como principio la afectación a por lo menos dos cuentas, una cuenta da al tiempo que otra recibe, y se complementan.

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