Exito bajo normas del control

El éxito bajo las normas del control

A lo largo de los años, se han desarrollado conceptos que tienen como objetivo mejorar cada área de la organización y su productividad. Surgen como respuesta a los bajos niveles de eficiencia por el que muchas empresas han pasado a lo largo de los años.

Las metas u objetivos corresponden, en cierta manera, al por qué de la existencia de la organización, a lo que quiere ser en el futuro y todo lo que quiere lograr. Sin embargo, debe existir una manera en la cual se pueda medir el éxito o fracaso del cumplimiento de estos objetivos. Si es un éxito, se trabaja en seguir ese camino y que éste sea mayor; por lo contrario, si es un fracaso, debe analizarse todo aquello que es una causa para contrarrestarla y eliminarla.

El control corresponde a aquellas medidas que se aplican para evaluar el cumplimiento de las metas y establecer correcciones para una mejora continua en el proceso que se traduzca en un mejor rendimiento para la organización. Este proceso se lleva a cabo mediante unidades que evalúan los resultados y detectan las no conformidades para luego aplicar acciones que las resuelvan. Llevarlo a cabo genera beneficios tales como:

• Mayor efectividad en la gestión;
• incita a mejorar la calidad en los procesos;
• protege el patrimonio de la organización;
• se garantiza el cumplimiento de metas;
• reduce costos y tiempo, y previene errores;
• detección de las causas de las no conformidades.

La manera de operar es, en primer lugar, estableciendo las metas; segundo, a cada una de las metas se le asigna un control. De esta manera se realiza una vigilancia con el propósito de resolver cualquier desviación en los procesos.

A la hora de asignar controles, hay diversas formas de llevar esto a cabo: antes de llevar a término las tareas; de manera paralela a la ejecución de las actividades; y una vez finalizadas las tareas.

Para llevar a cabo los controles, se establecen sistemas de control. Este tipo de herramientas son las que van a facilitar el trabajo de evaluación de los procesos para establecer las medidas correctivas correspondientes. Estos sistemas son:

• Reportes e informes
• Sistemas de información
• Formas
• Auditorías

Cada uno de estos sistemas brindan toda la información necesaria a partir de la cual se toman las acciones pertinentes. Dicha información debe contar con validez, confiabilidad, exactitud, entre otros, de tal manera que los procesos se vean de forma transparente y esto ayude a que las acciones que se implementen sean efectivas y se ataquen las no conformidades que hacen fallar los procesos.

Además de estos sistemas mencionados, tenemos los indicadores. Aquellos que, a través de una fórmula matemática, nos muestran el rendimiento del proceso al cual se le aplica dicho indicador. Son muy importantes dado que muestran la efectividad.

Podemos concluir que los controles ayudan a mejorar los procesos, aumentar la productividad, aumentar la satisfacción de los clientes y cumplir con los objetivos organizacionales. Lo que nos otorga una mayor probabilidad de éxito en la misión de la compañía.

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