FASES PARA LA CREACION DE UNA S.A.S

TALLER SISTEMAS CONTABLES

FASE # 1 SISTEMATIZACION

Según la información dada se recomienda la creación de una Sociedad por Acciones Simplificada, por lo siguiente:

• Permite que por medio de un acto o contrato, documento público o privado, una o varias personas creen una persona jurídica para desarrollar actividades de comercio.

• Por la simplicidad en la creación, manejo y administración, se pretende que la SAS sea el nuevo tipo societario hacia el cual migren las demás formas societarias tradicionales como la anónima, la de responsabilidad limitada, las comanditarias y la colectiva por todas las ventajas que ella representa.

• La simplificación en trámites, en su estructura orgánica, en formalismos reduce costos y conflictos.

• Por la flexibilidad en su gestión y por la exclusión de responsabilidad de los accionistas por las obligaciones tributarias, laborales, comerciales y administrativas facilita la estructuración de nuevos negocios y la inversión extranjera.

• Permite utilizar las acciones de pago para cancelar costos y gastos.

• La suscripción y el pago del capital podrán hacerse en condiciones, proporciones y plazos distintos a los previstos para las sociedades anónimas.

• La RSE es la llave de entrada para competir en mercados nacionales e internacionales.

• Una empresa responsable debe abordar diferentes ámbitos: ambiental, laboral, comercial, social.

Además de lo anterior mencionamos las siguientes ventajas:

• Se constituyen mediante documento privado. El mismo procedimiento se aplica para cualquier tipo de sociedad (incluida la empresa unipersonal) que pretenda transformarse en una SAS. Esto reduce trámites y costos de escrituración.

• No exige un número de accionistas determinado. Esto hace que la sociedad pueda ampliar o reducir el número de sus accionistas a su conveniencia.

• Las reformas de la sociedad no se hacen por escritura pública sino por documento privado, lo cual hace el trámite más expedito y menos costoso (se ahorran gastos de escrituración). Solo se requiere escritura pública en algunos casos especiales.

• Desaparece la responsabilidad laboral y tributaria que recae sobre los socios de las sociedades limitadas.

• El objeto social de la sociedad puede ser abierto, es decir, que puede hacer todo aquello que no esté prohibido por la ley, si así se determina en los Estatutos.

• El pago del capital social se puede pactar dentro de los Estatutos Sociales, sin que pase de 2 años (en la actualidad el termino para pagar el capital social de las sociedades anónimas es de 1 año y las limitadas deben pagar todo su capital al momento de su constitución).

• Se pueden expedir diferentes tipos de acciones: (a) Privilegiadas; (b) Con dividendo preferencial y sin derecho a voto; (c) Con dividendo fijo anual; (d) Acciones de pago.

• El voto puede ser singular o múltiple.

• La organización de la sociedad se puede pactar en los Estatutos Sociales, es decir, que no es obligatorio tener algunos órganos corporativos. Esto implica una posible reducción en los costos que demandan algunos cuerpos colegiados de las sociedades.

• Se tiene un término más amplio para enervar la causal de disolución por pérdidas que disminuyen el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito. Ya no es un plazo de 6 meses sino de 18 meses, contados desde la fecha en que la asamblea reconozca el acaecimiento de la causal de disolución.

• Solo está obligada a tener revisor fiscal si los activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior son o exceden el equivalente a 5000 salarios mínimos legales mensuales, y/o los ingresos brutos son o exceden el equivalente a 3000 salarios mínimos legales mensuales. Hoy en día las sociedades anónimas siempre requieren de un revisor fiscal.

• No es necesario que el representante legal tenga un suplente. Esto reduce costos.

• A falta de estipulación, el representante legal puede realizar todos los actos conforme al objeto social de la compañía. Esto hace que ya el representante legal no esté facultado a hacer solamente lo que le dicen los Estatutos Sociales, sino que puede hacer todo aquello que no le haya sido expresamente prohibido.

• Se puede fraccionar el voto para la elección de jutas directivas u otros cuerpos colegiados.

• Salvo algunas excepciones, todas las decisiones que se tomen se hacen con la mitad más uno de los accionistas. No es necesario seguir las mayorías cualificadas del Código de Comercio.

• Se pueden pactar por estatutos restricciones a la negociación de acciones, siempre que la vigencia de la restricción no dure más de 10 años, prorrogables por igual término.

• Los Estatutos Sociales pueden prever causales de exclusión de accionistas.

Las S.A.S. serían Sociedades Comerciales que enfrentarán, entre otras, las siguientes responsabilidades.

• Inscribirse en el RUT.

• Tramitar o renovar firmas digitales para presentar las declaraciones ante la DIAN

• Tendrá obligación de presentar Declaración anual del Impuesto de Renta

• Tendrá obligación de presentar Declaración Bimestral de IVA

• Tendrá obligación de actuar como Agente de Retención

• Tendrá obligación de presentar Declaración mensual de Retenciones en la Fuente todos los meses así sea en ceros

• Tendrá obligación de presentar Declaración Individual de Precios de Transferencia

• No le correspondería liquidar el actual impuesto al Patrimonio

• Le aplica el Gravamen a los Movimientos Financieros

• Si nombran a un Revisor Fiscal en forma voluntaria, entonces ese Revisor no le tendría que firmar las Declaraciones

• Sus accionistas no responden solidariamente por las deudas por impuestos

• Expedir Factura de Venta o documento equivalente a Factura de Venta

• Presentar los reportes de información exógena tributaria que le apliquen

• Expedir cuando corresponda los respectivos certificados por las Retenciones practicadas a terceros

• Presentar Declaración Anual o Bimestral del Impuesto de Industria y Comercio.

• Actuar como agente de Retención del Impuesto de Industria y Comercio

Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Declarar: todo responsable del régimen común está en la obligación de presentar bimestralmente la respectiva declaración de IVA, en los plazos que el gobierno señale. Esta declaración se debe presentar así durante el periodo a declarar no se hayan realizado operaciones económicas.

Obligación de informar el cese de actividades: los responsables del Régimen común están en la obligación de informar a la DIAN, cuando cesen las actividades gravadas con el IVA, esto supone la actualización o cancelación del RUT.

Constituir una S.A.S es particularmente fácil, simplemente deben seguirse los tres pasos siguientes:

Paso No. 1: Redactar el contrato o acto unilateral constitutivo de la SAS, este documento privado debe contener, al menos, la siguiente información de la sociedad:

• Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas.

• Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “Sociedad por Acciones Simplificada”, o de las letras S.A.S.

• El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en mismo acto de constitución.

• El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número, y el valor nominal de las acciones representativas del capital y la forma y términos en que estas deberán pagarse.

• La forma de administración y el nombre, documentos de identidad y facultades de sus administradores. En todo caso, deberá de asignarse el menos un representante legal.

Paso No. 2: Las personas que suscriben el documento de constitución deberán autenticar

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