FORUM ADVISORS FORUMAD S.A

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Quito DM, 10 de enero de 2023

Ingeniera

María Romero C.

Gerente General

FORUM ADVISORS FORUMAD S.A.

Presente. -

Con el propósito de iniciar nuestra revisión preliminar de auditoría a los estados financieros de la Compañía FORUM ADVISORS FORUMAD S.A., con corte al 31 de diciembre de 2022, solicitamos nos proporcione la siguiente información:

INFORMACIÓN DE PLANIFICACIÓN

1. Escrituras de aumentos de capital y/o reformas a los estatutos de la Compañía efectuados al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).
2. Actas de Junta de Accionistas y/o Directorio celebradas al 31 de diciembre de 2022.
3. Plan presupuestario de la Compañía y evaluación de su ejecución al 31 de diciembre de 2023.
4. Detalle de accionistas con su porcentaje de participación actualizado durante el periodo 2022, desglosado hasta el beneficiario efectivo final.
5. Correspondencia mantenida con asesores legales de la Compañía durante el periodo 2022 (en caso de aplicar).
6. Correspondencia mantenida con organismos de control durante el periodo 2022 (en caso de aplicar).
7. Correspondencia mantenida con asesores tributarios durante el periodo 2022 (en caso de aplicar).
8. Cuadro de cobertura de seguros de la Compañía vigentes al 31 de diciembre de 2022.
9. Copia de pólizas de seguros de la Compañía vigentes al 31 de diciembre de 2022.
10. Información relacionada con Fideicomisos en los que participa la Compañía como constituyente y/o beneficiario que incluya los Informes de rendición de cuentas y Estados financieros remitidos al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).
11. Pólizas de acumulación, certificados de depósito y otra documentación de las inversiones que mantiene la Compañía en entidades del sector financiero y otras instituciones, respecto de las inversiones contratadas y canceladas durante el periodo 2022, y vigentes al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).
12. Tablas de amortización de las obligaciones que mantiene la Compañía con entidades del sector financiero, partes relacionadas y/o terceros, respecto de las obligaciones contratadas y canceladas durante el periodo 2022, y vigentes al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).
13. Detalle de garantías y/o prendas otorgadas de las obligaciones que mantiene la Compañía con entidades del sector financiero vigentes al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).
14. Informes de revalúo de los bienes de propiedades, planta y equipo, y otros estudios realizados por la Compañía durante al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).
15. Estudio Actuarial de Jubilación Patronal y Desahucio correspondiente al período 2022, que incluya el análisis de la generación y/o reversión del activo por impuesto diferido, respecto a los ingresos y/o salidas del personal en formato pdf y excel.

1. Detalle de las cuentas bancarias que mantiene la Compañía en entidades del sector financiero al 31 de diciembre de 2022 que incluya la siguiente información:

• Institución financiera
• Tipo de cuenta: (Ahorros/Corriente)
• Número de cuenta
• Personas autorizadas para firmas en cheques y/o aprobación de transferencias.
• Uso de la cuenta: pago proveedores, pago nómina, utilidades o liquidaciones consignadas, entre otros.

1. Contratos y convenios de importancia vigentes al 31 de diciembre de 2022, relacionados con lo siguiente:

• Arrendamientos y/o comodatos de locales comerciales, oficinas u otros
• Regalías de franquicia y/o marca
• Honorarios y/o prestación de servicios profesionales  
• Clientes y proveedores
• Obligaciones mantenidas con entidades del sector financiero, partes relacionadas y/o terceros
• Proyectos especiales
• Uso de nombre
• Otros de importancia

1. Comprobante de pago de la patente municipal del periodo 2022.
2. Comprobante de pago del 1.5 por mil sobre el activo total del periodo 2022.
3. Comprobante de pago del aporte a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del periodo 2022.
4. Informes, reportes y/o anexos respecto al análisis efectuado por la Compañía de la implementación y sus efectos de la Norma Internacional de Información Financiera – NIIF 16, Arrendamientos al 31 de diciembre de 2022.
5. Cartas de confirmaciones de auditoría de Abogados, Partes Relacionadas, Seguros, Clientes, Proveedores, Terceros, entre otros y según sea aplicable en cada caso correspondiente al periodo 2022 con el respectivo acuse de recibido por parte de los destinatarios.

INFORMACIÓN CONTABLE

1. Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados Integrales desglosados, impresos y en medio magnético (Excel) al 31 de diciembre de 2022, debidamente suscritos por el Gerente General y el Contador General de la Compañía.
2. Balance de Comprobación del 01 de enero al 31 de diciembre de 2022 en medio magnético (Excel).
3. Libro mayor de la Compañía del 01 de enero al 31 de diciembre de 2022 en medio magnético (Excel).
4. Conciliaciones bancarias con el respectivo estado de cuenta remitido por la entidad del sector financiero que incluya el detalle de partidas conciliatorias de enero a diciembre de 2022.
5. Anexo o detalle de las inversiones que mantiene la Compañía en entidades del sector financiero y otras instituciones contratadas, canceladas y vigentes al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).

1. Anexo o detalle de cartera con saldos al 31 de diciembre de 2022 que incluya la antigüedad de la misma y la siguiente información: RUC y razón social del cliente, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, fecha de vencimiento, monto, abonos y/o cancelaciones, saldo, entre otros.
2. Anexo o detalle de otras cuentas por cobrar (tarjetas de crédito, préstamos empleados y otras) al 31 de diciembre de 2022 que contenga como mínimo la siguiente información: RUC y razón social del deudor, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, fecha de vencimiento, monto, abonos y/o cancelaciones, saldo, entre otros.
3. Anexo o detalle de la provisión de ingresos de clientes con saldos al 31 de diciembre de 2022 que incluya la antigüedad de la misma y la siguiente información: RUC y razón social del cliente, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, periodo al que corresponde el ingreso, monto, entre otros (en caso de aplicar).
4. Anexo o detalle de la composición de la provisión para pérdidas esperadas (NIIF 9, Instrumentos Financieros) de acuerdo a la política que mantiene la Compañía, y detalle de los movimientos respecto a los incrementos, bajas y/o castigos efectuados al 31 de diciembre de 2022.
5. Informes, reportes y/o anexos respecto al análisis efectuado por la Compañía de la provisión para pérdidas esperadas (NIIF 9, Instrumentos Financieros) correspondiente al periodo 2022.
6. Anexo o detalle de anticipos a proveedores con saldos al 31 de diciembre de 2022 y a la fecha de nuestra revisión, que incluya la antigüedad de la misma y la siguiente información: RUC y razón social del proveedor, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, fecha de vencimiento, monto, abonos y/o cancelaciones, saldo, entre otros.
7. Anexo o detalle de la composición de los inventarios por segmento, bodega, grupo, clase o tipo al 31 de diciembre de 2022 y reporte de la rotación o antigüedad de los inventarios.
8. Anexo o detalle de la amortización de seguros y/u otros gastos pagados por anticipado al 31 de diciembre de 2022.
9. Anexo o detalle de los bienes de propiedades, planta y equipo al 31 de diciembre de 2022 que incluya la siguiente información: grupo o tipo de activo, método de depreciación, fecha de adquisición y/o inicio de depreciación, descripción del bien, monto, porcentaje de depreciación o estimación de vida útil, valor residual (en caso de aplicar), cálculo de depreciación mensual, anual y acumulada, entre otros. (favor incluir la vida útil de las adiciones del año 2022 y en el caso de las ventas y/o bajas, la fecha última de depreciación).
10. Anexo o detalle de los activos u obras en construcción por proyecto o bien que incluya la antigüedad de los mismos, con saldos al 31 de diciembre de 2022.
11. Documentación soporte de adiciones, ventas, retiros y/o bajas de los bienes de propiedades, planta y equipo de la Compañía efectuadas al 31 de diciembre de 2022.
12. Anexo o detalle de activos intangibles detallados por bien, con el respectivo cálculo de amortización del periodo y acumulada al 31 de diciembre de 2022.
13. Documentación soporte de adiciones, retiros y/o bajas de activos intangibles de la Compañía efectuadas al 31 de diciembre de 2022.
14. Anexo o detalle de las acciones, participaciones y/o otros derechos representativos de capital en Asociadas, Subsidiarias y otras Compañías al 31 de diciembre de 2022 (en caso de aplicar).
15. Anexo o detalle de las garantías entregadas por la Compañía a proveedores y/o terceros que incluya la antigüedad de las mismas, con saldos al 31 de diciembre de 2022.
16. Anexo o detalle de proveedores con saldos al 31 de diciembre de 2022 y a la fecha de nuestra revisión, que incluya la antigüedad de la misma y la siguiente información: RUC y razón social del proveedor, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, fecha de vencimiento, monto, abonos y/o cancelaciones, saldo, entre otros.
17. Detalle de otras cuentas por pagar (tarjetas de crédito, cuentas empleados y otras) al 31 de diciembre de 2022 y a la fecha de nuestra revisión, que contenga como mínimo los siguientes campos: fecha de origen de la cuenta, RUC y razón social del cliente y monto. (Excel)
18. Anexo o detalle de la provisión de costos y/o gastos de proveedores con saldos al 31 de diciembre de 2022 y a la fecha de nuestra revisión, que incluya la antigüedad de la misma y la siguiente información: RUC y razón social del proveedor, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, fecha de vencimiento, monto, abonos y/o cancelaciones, saldo, entre otros (en caso de aplicar).
19. Anexo o detalle de anticipos clientes con saldos al 31 de diciembre de 2022 y a la fecha de nuestra revisión, que incluya la antigüedad de la misma y la siguiente información: RUC y razón social del cliente, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, fecha de vencimiento, monto, abonos y/o cancelaciones, saldo, entre otros.
20. Anexo o detalle de los de ingresos diferidos de clientes facturados y pendientes de devengarse que incluya la antigüedad de la misma con al 31 de diciembre de 2022 y a la fecha de nuestra revisión, que incluya la antigüedad de la misma y la siguiente información: RUC y razón social del cliente, documento, fecha de emisión o registro de la transacción, monto, entre otros (en caso de aplicar).
21. Anexo o detalle de las obligaciones que mantiene la Compañía con entidades del sector financiero, partes relacionadas y/o terceros contratadas, canceladas y vigentes al 31 de diciembre de 2022.
22. Anexo o detalle de las transacciones efectuadas por la Compañía con partes relacionadas (activo, pasivo, ingreso y gasto) al 31 de diciembre de 2022, que incluya la antigüedad de las mismas y el concepto de la transacción.
23. Listado de empleados que mantiene la Compañía al 31 de diciembre de 2022 que incluya los ingresos y salidas del periodo (enero a diciembre), y la siguiente información:

• Nombres y apellidos completos
• Cédula de identidad
• Código o identificación
• Cargo
• Sueldo
• Fecha de ingreso o reingreso
• Fecha de salida (en caso de aplicar)
• Departamento o área, entre otros.
• Modalidad de trabajo de los empleados (durante la emergencia sanitaria por el Covid-19 de marzo a la presente fecha, así como la duración o vigencia del tipo de jornada (en caso de disminución de jornada especificar el porcentaje aplicado a cada colaborador, según el Acuerdo Ministerial No. 77 y/o Ley Humanitaria)

1. Detalle de empleados con discapacidad y/o sustitutos que mantiene la Compañía al 31 de diciembre de 2022 que incluya el grado de discapacidad, entre otros.
2. Copia de carnet de empleados con discapacidad y/o sustitutos que mantiene la Compañía al 31 de diciembre de 2022 que incluya el grado de discapacidad, entre otros.
3. Detalle de empleados en relación laboral de pasantes y/o trabajo juvenil que ha mantenido la Compañía al 31 de diciembre de 2022, y los roles de roles de pagos correspondiente al periodo de enero a diciembre en medio magnético (Excel).
4. Detalle del cálculo del límite de contratación de pasantes de acuerdo a la normativa legal al 31 de diciembre de 2022 en medio magnético (Excel).
5. Cuadros generales de roles de pago y provisiones de beneficios sociales de los empleados activos y pasivos o liquidados correspondiente al periodo de enero y diciembre 2022 en medio magnético (Excel).
6. Planilla consolidada y detallada de aportes al IESS de enero a diciembre 2022 en medio magnético (Excel).
7. Planillas de pago de aportes, fondos de reserva y préstamos al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social correspondiente al periodo de enero y diciembre 2022 en medio magnético (Excel).
8. Detalle de empleados que acumulan y/o mensualizan fondos de reserva, y décima cuarta y tercera remuneración al 31 de diciembre de 2022 en medio magnético (Excel).
9. Anexo o detalle del análisis y cálculo determinado de la provisión de vacaciones de la Compañía al 31 de diciembre de 2022 que incluya la siguiente información:

• Nombres y apellidos completos
• Cédula de identidad
• Código o identificación
• Departamento o área
• Monto total de ingresos (sueldo y otros ingresos)
• Número de días acumulados de vacaciones por periodo y su respectiva valoración al 31 de diciembre de 2022, entre otros.
• Devengo de los días acumulados de vacaciones, durante la emergencia sanitaria por el Covid-19 (en caso aplicar)

1. Formulario de pago de décima tercera remuneración efectuada durante el periodo 2022, debidamente legalizados.
2. Detalle de la distribución y/o pago dividendos efectuado por la Compañía durante el periodo 2022 y la respectiva documentación soporte (en caso de aplicar).

INFORMACIÓN TRIBUTARIA

1. Declaraciones mensuales del Impuesto al Valor Agregado y de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta del mes de enero a diciembre de 2022 (archivo PDF).
2. Conciliación del Impuesto al Valor Agregado declarado vs. Libros por el período 2020, según el formato del Informe de Cumplimiento tributario.
3. Conciliación de Retenciones en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado declaradas vs. Libros, por el período 2020, según el formato del Informe de Cumplimiento tributario.
4. Conciliación de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta declaradas vs. Libros, por el período 2020, según el formato del Informe de Cumplimiento tributario.
5. Declaraciones de los pagos del anticipo de impuesto a la renta efectuados durante el periodo 2022 (archivo PDF) (en caso de aplicar).
6. Anexos transaccionales que sustenten los valores declarados y pagados, archivos magnéticos y talones resúmenes del mes de enero a diciembre de 2022 ((Talón resumen y archivo XML).
7. Detalle de compras e importaciones de enero a diciembre de 2022 en medio magnético (Excel) que incluya la siguiente información:

• Tipo y número de documento (factura o nota de crédito)
• Fecha del documento y contabilización
• RUC y razón social del proveedor
• Descripción o concepto de la compra
• Monto o base imponible (subtotal)
• Impuestos (Tarifa 12% - 0% y no objeto IVA)
• Monto total, entre otros

1. Detalle de la facturación y notas de crédito de enero a diciembre de 2022 en medio magnético (Excel) que incluya la siguiente información:

• Tipo y número de documento (factura o nota de crédito)
• Fecha del documento y contabilización
• RUC y razón social del cliente
• Descripción o concepto de la venta
• Monto o base imponible (subtotal)
• Impuestos (Tarifa 12% - 0% y no objeto IVA)
• Monto total, entre otros

1. Anexo o detalle de impuestos diferidos (activo y/o pasivo) al 31 de diciembre de 2022 (según sea aplicable en cada caso).
2. Composición de la provisión de reclamos de impuestos que mantiene la Compañía, y detalle de los incrementos y/o castigos efectuados durante el periodo 2022 (en caso de aplicar).
3. Anexo o detalle de las transacciones u operaciones con el exterior, efectuadas al 31 de diciembre de 2022 con su respectiva documentación soporte (liquidación de compras de bienes y/o servicios, factura, comprobante de retención, certificado de residencia fiscal del proveedor, entre otros y según sea aplicable en cada caso) (en caso de aplicar).
4. Anexo o detalle del crédito tributario que incluya la antigüedad de los mismos al 31 de diciembre de 2022 (IVA en compras, retenciones en la fuente de IVA, retenciones de impuesto a la renta.
5. Anexo o detalle de los trámites de recuperación y/o devolución de impuestos efectuados por la Compañía al 31 de diciembre de 2022 y las respectivas resoluciones con los valores reconocidos por el ente de control, Servicio de Rentas Internas (en caso de aplicar).
6. Detalle de divisas no retornadas por exportaciones de bienes y servicios, y compensaciones efectuadas para extinguir obligaciones con el exterior, que causen ISD, durante el año 2022. (si aplica)
7. Anexo de Participes y Socios (APS) correspondiente al periodo 2022 (Talón resumen y archivo PDF)
8. Anexo de Dividendos (ADI) correspondiente al periodo 2022 (Talón resumen y archivo PDF)
9. Anexo de Relación de Dependencia (RDEP) correspondiente al periodo 2022.
10. Mapeo de los Balances definitivos de la Compañía con el formulario 101 correspondiente al período 2022.
11. Conciliación tributaria correspondiente al período 2022.
12. Formulario 101 de Impuesto a la Renta correspondiente al período 2022.

En el transcurso de nuestra visita, les efectuaremos requerimientos adicionales.

Aprovechamos la presente para expresarles nuestros más cordiales saludos, nos suscribimos.

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