Factor humano y sistema de información gerencial

INTRODUCCIÓN

     A lo largo de este tiempo y actualmente las grandes organizaciones buscan mayor productividad de los trabajadores, y es necesario contar con conocimientos que estén adaptados a la constante modernización que se vive hoy en día para ser competitivo. Es determinante saber manejar el factor humano de la empresa, ese capital intelectual, productivo que hoy se necesita, aspecto que se ha descuidado mucho, y es de gran importancia a fin de poder contar con un equipo productivo, eficaz, capaz de saber aprovechar las oportunidades que hoy se dan.

     El uso de un sistema de información entre los miembros de una organización facilita el proceso por el cual se desempeña las funciones de planeación, organización, dirección y control, ya que es una actividad a la cual los administradores destinan una mayor proporción de su tiempo. Cabe destacar que los sistemas de información son un proceso, por el medio del cual se recopila, se clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informaran a la gerencia y demás personas interesadas en la organización, con el deliberado propósito de orientar la toma de decisiones.

     Este documento a continuación presenta un breve desarrollo de la aplicación de un Sistema de Información al área de Recursos Humanos el cual es vital para una empresa poder contar con un Sistema de Información que sea soporte de cualquier toma de decisión atinente a la gestión de personal y a su organización dentro de la empresa.

FACTOR HUMANO Y SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Factor Humano con la Organización

     El Factor Humano es considerado como la labor que aporta un conjunto de empleados o colaboradores, bien sea en una empresa negocio u organización. Pero lo más frecuente es llamar así a la función o gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización.

     La conceptualización del Factor Humano en el ámbito organizacional hace referencia a uno de los elementos que forman parte de una empresa y que reúne aquellas cualidades que las personas ponen al servicio de la organización para lograr los objetivos que se tengan. De esta manera una definición sencilla del Factor Humano es nada más que la función que tiene el ser humano dentro de una organización.

     Estos factores que intervienen en el ser humano se clasifican en internos y externos. Entre los factores internos podemos mencionar la capacidad de aprendizaje, de percepción y de motivación de los que forman parte de la compañía, mientras que los factores externos se encuentran relacionados con ciertas cuestiones que hacen a las características fundamentales de la organización, como los sistemas de recompensas para motivar a los empleados, los factores sociales, políticos y la cohesión grupal que exista. De acuerdo al tipo de organización el factor humano varía; si es una empresa de servicios se priorizará el valor humano y en el caso de que se trate de una empresa de producción, se valorará principalmente el desempeño en la actividad que se exija a cada empleado.

     Para escoger a sus empleados eficientemente, es necesario que se analicen los objetivos que se tienen y que se planteen los métodos para alcanzarlos. De estos aspectos en el planeamiento del funcionamiento de una compañía se encarga el sector de recursos humanos, que se encuentra presente en todas las organizaciones. Cabe mencionar que para los recursos humanos, el hombre es un ente que va evolucionando con el paso del tiempo gracias a los cambios que se desarrollan en su entorno y, al vivir dentro de una sociedad o pertenecer a un grupo (como es el caso de formar parte de una empresa) comparte su evolución con los que le rodean, colaborando así con el desarrollo colectivo.

     El estudio de las personas en la organización y, por tanto, su gestión y administración en la empresa  ha cambiado, centrándose en cuatro pilares: Factor Personal, Recursos Humanos, Capital Humano y Talento Humano, en base a las diversas formas que estos adquieran con el paso del tiempo, prosperará o entrará en declive la organización

• Factor Personal. Es el conjunto de personas que trabajan en la empresa, pertenecientes a determinada clase, corporación o dependencia.
• Recursos Humanos. Es el conjunto de personas, como expresión de factor productivo del trabajo, que está bajo el control de la empresa en una relación directa de empleo; en este caso personas, para resolver una necesidad o llevar a cabo cualquier actividad en  la organización.
• Capital Humano. Conjunto de actitudes, valores, conocimientos (aptitudes), habilidades (capacidades) inherentes a las personas que forman la organización.
• Talento Humano. Es la aptitud intelectual de las personas de una organización valorada por su capacidad natural o adquirida para su desempeño.

Características del Factor Humano.

     El factor humano presenta varias características que lo distinguen de otros factores productivos y lo ubican por encima de los demás.

• Los recursos humanos no pueden ser propiedad de la organización, a diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, la experiencia, las habilidades, etc.; son parte del patrimonio personal.
• Las actividades de las personas en las organizaciones son voluntarias; pero, no por el hecho de existir un contrato de trabajo la organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros; por el contrario, solamente contará con él si perciben que esa actitud va a ser provechosa en alguna forma.
• Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, entre otras. Son intangibles; se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las organizaciones. Los miembros de ellas prestan un servicio a cambio de una remuneración económica y afectiva.
• El total de recursos humanos de un país o de una organización en un momento dado puede ser incrementado. Básicamente existen dos formas para tal fin: descubrimiento y mejoramiento.

Sistema de Información de Recursos Humanos

     El Sistema de Información Gerencial (SIG) está planeado para recolectar, almacenar y divulgar información, de modo que los gerentes involucrados puedan tomar decisiones. EL sistema de información de Recursos Humanos es un procedimiento sistemático para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organización con relación a sus Recursos Humanos y sus respectivas actividades, además de las características de las unidades de la organización.

La Información en el Área de RRHH de la Empresa

     La administración o gestión de personal dentro de la empresa supone en la actualidad una labor cada vez más compleja, dotada de mayores desafíos para quien está a cargo de tal función. En búsqueda de que la empresa sea eficaz y eficiente en sus propósitos, organizar adecuadamente el departamento de personal se vuelve una imperiosa necesidad. En tal sentido, disponer de información precisa referida al manejo de personal de la empresa constituye una herramienta de primer orden.

¿Qué es y para qué sirve un Sistema de Información de Recursos Humanos?

     Así como es imprescindible que una empresa disponga de un Sistema de Información de Marketing con el que pueda acumular información actualizada que le permita tomar decisiones gerenciales en esta área, también es vital que una empresa cuente con un Sistema de Información de Recursos Humanos que sea soporte de cualquier toma de decisión atinente a la gestión de personal y a su organización dentro de la empresa. Informatizar el procesamiento de la información sistematizada de Recursos Humanos de la empresa permite acumular en un mismo software una serie de insumos atinentes al manejo del personal y a su modo de organizarlo en función de las metas y objetivos que la empresa se haya trazado. Dicho software de manejo de personal opera en conjunto a una base de datos del personal con toda la información referida a los empleados de que dispone la empresa en todos sus niveles organizacionales.

     Un Sistema de Información de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organización, y del complejo y multifacético entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organización.

    Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa información procesada y actualizada en formato electrónico a aplicar en instancias de evaluación y diagnóstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que están organizados los empleados, y de las características del mercado laboral al cual acudir en situaciones de búsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestión de Recursos Humanos de la empresa.

 Las Principales Fuentes de un Sistema de Información de RRHH

     Un sistema de Información de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas, elementos suministrados por:

• Bancos de Datos de Recursos Humanos
• Reclutamiento y selección de personal
• Entrenamiento y desarrollo de personal
• Evaluación del desempeño
• Administrador de salarios
• Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, entre otras.
• Estadísticas de personal
• Higiene y seguridad
• Diferentes áreas de la Administración de Recursos Humanos de la empresa.

     Las principales fuentes de datos externas de las que se nutre un Sistema de Información de RRHH son:

• Estudios y estadística sobre el mercado de trabajo local, nacional e internacional.
• Estudios y estadística sobre el entorno empresarial.

 Principales Contenidos de un Sistema de Información de RRHH

     Un sistema de tales características ingresa datos de variadas fuentes internas y externas, las procesa y hace su tratamiento informatizado correspondiente, y produce salidas de información (outputs) relacionadas con distintos contenidos fundamentales sobre los que gira dicho sistema. Tales salidas de información constituyen listados, documentados, estadísticas, índices, informes, y demás insumos, con los que el departamento de RRHH de la empresa podrá orientar con mayor grado de certeza el proceso de toma de decisiones atinentes al manejo integral de su personal.

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