Funciones de compra en la mercadotecnia

Funciones de Compra

Introducción

En el entorno empresarial, la gestión eficiente de los recursos es un factor clave para la competitividad y sostenibilidad de cualquier organización. Dentro de este marco, las funciones de compra desempeñan un papel fundamental, ya que garantizan la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa, asegurando calidad, disponibilidad y costos adecuados.

Las funciones de compra abarcan una serie de actividades estratégicas y operativas, que van desde la identificación de necesidades hasta la evaluación de proveedores, la negociación de precios y condiciones, la emisión de órdenes de compra y el seguimiento de entregas. Este proceso no solo busca abastecer a la empresa con los insumos requeridos, sino también optimizar costos, reducir riesgos y mejorar la eficiencia en la cadena de suministro.

Además, la función de compras no se limita únicamente a la adquisición de materiales o servicios, sino que también implica un análisis detallado del mercado, la identificación de tendencias, la gestión de relaciones con proveedores y la implementación de estrategias que contribuyan al crecimiento y rentabilidad del negocio. En este sentido, la toma de decisiones en compras debe basarse en datos precisos, evaluaciones objetivas y una planificación alineada con los objetivos generales de la empresa.

En un entorno altamente dinámico y competitivo, las empresas que logran gestionar eficazmente sus procesos de compra pueden obtener ventajas significativas, como la reducción de costos, la mejora en la calidad de los productos y servicios adquiridos, así como una mayor capacidad de respuesta ante cambios en la demanda o en el mercado. Por ello, conocer y aplicar buenas prácticas en la gestión de compras es un elemento clave para el éxito organizacional y la sostenibilidad a largo plazo.

Funciones de Compra

¿Qué son?

La función de compras en una empresa es un pilar estratégico que impacta directamente en la eficiencia operativa y en la rentabilidad. Desde garantizar el suministro adecuado de bienes y servicios hasta optimizar costes, esta área desempeña un rol esencial en el éxito empresarial.

La función de compras en una empresa se refiere al conjunto de actividades y procesos destinados a adquirir los bienes y servicios necesarios para las operaciones de la organización. Este departamento se encarga de evaluar proveedores, negociar contratos, garantizar la calidad de los productos adquiridos y controlar los costos asociados a las compras.

En el pasado, las compras eran vistas únicamente como una tarea operativa. Sin embargo, en la actualidad, las empresas entienden que una gestión estratégica de compras puede marcar la diferencia en términos de competitividad y sostenibilidad.

Entre las principales responsabilidades de la función de compras, destacan:

• Gestión de proveedores: Selección, evaluación y mantenimiento de relaciones sólidas con los proveedores.
• Negociación: Conseguir las mejores condiciones de calidad, precio y tiempos de entrega.
• Control de inventarios: Adquirir cantidades óptimas para evitar excesos o escasez.
• Cumplimiento normativo: Asegurar que las adquisiciones cumplan con las regulaciones legales y éticas.

Importancia

La importancia de la función de compras, estriba en su capacidad para contribuir a los directivos comunes de la organización, al incorporar sus objetivos dentro de la política de la empresa, y en sus propias características internas, además de ser la fase de arranque de toda actividad empresarial.
Las líneas de coordinación que se fijan entre el área de compras y las demás áreas operativas de la empresa (producción, almacenamiento, distribución y ventas) constituyen un sistema de gestión integrada que en la empresa moderna se define como logística.

“La logística es el proceso que planifica, implanta y controla, de forma eficiente el flujo de materias primas, materiales de envasado, productos intermedios y terminados, desde el punto de origen al de entrega, al coste adecuado y con el objetivo de satisfacer las necesidades del cliente”

Características

La función de compras tiende a continuamente reinventarse, ampliando sus funciones más allá de las tareas conocidas como compras, pedidos, negociación, y facturación. Con un mayor acceso a la información que necesitan, los ejecutivos de compras pueden dedicarse a estrategias de reestructuración que promuevan mayores prioridades, posicionándose para crear mayor valor y contribuyendo con mayor eficacia económica en la empresa.

A medida que la función de compras se vuelve más eficiente, se focalizan menos en el trabajo táctico y la visión a corto plazo y se centran más en las actividades estratégicas de largo plazo. Eso significa un mayor compromiso y responsabilidad sobre la sostenibilidad del costo total y la calidad del producto final, además de una nueva comprensión de cómo sus decisiones, sobre plazos de entrega aceptables o la rotación de inventario, afectan a los costos de la cadena de suministro.

Con una mayor colaboración y participación en las decisiones estratégicas de la empresa, la función de compras puede diseñar y definir estrategias, y finalmente ejecutar los acuerdos que apoyan objetivos más amplios, fortaleciendo la salud financiera de la empresa mediante la mejora de su capital circulante.

A través de la coordinación e integración con otros departamentos, como finanzas, la función está trascendiendo en las compañías y haciendo hincapié en las actividades estratégicas. Su evolución en la contribución empresarial es evidente para los altos ejecutivos, que consideran que la función de compras en este nuevo estadio de madurez, se convertirá en una fuente de valor para toda la compañía.

Un factor clave es el uso de la tecnología ya que permite incrementar la eficiencia y la colaboración con otras áreas. La tecnología confiere dos ventajas a la función de compras. En primer lugar, el departamento de compras puede hacer un mejor trabajo en funciones que ya realizan eficazmente como la identificación de oportunidades de reducción de costos y el seguimiento de ahorros anticipados, la supervisión y gestión de proveedores, y la normalización de los datos de gastos para tomar decisiones óptimas de negocio. Por otro lado, con sus funciones no estratégicas cada vez más automatizadas, se libera de su ámbito de competencia pudiendo dirigir su atención hacia una colaboración más productiva

• Análisis de gasto. Los equipos de compras estratégicas, examinan el gasto por cada categoría de productos o servicios comprados y utilizan estos datos para identificar oportunidades de ahorro.
• Gestión de las relaciones con los proveedores (SRM). Los equipos de compras estratégicas, miden el desempeño de los proveedores, y regularmente se reúnen con sus proveedores clave para la identificación e implementación de mejoras.
• Implementación tecnológica. Los equipos de compras estratégicas, frecuentemente buscan nuevas tecnologías que tiendan a reducir el costo total, reducir tiempos de ciclo y hagan un proceso de compras más eficiente.
• Gestión de Contratos corporativos. Los equipos de compras estratégicas consolidan el gasto de toda la corporación, y cierran contratos con una base seleccionada de proveedores, para cubrir las necesidades de toda la compañía.
• Pronósticos analíticos. Los equipos de compras estratégicas, manejan información relevante que les permitan documentar los cambios que prevén en niveles de precios, materias primas, disponibilidad y mercados, para asegurar una ventaja competitiva para sus organizaciones.
• Participación en el desarrollo de especificaciones. Los equipos de compras estratégicas, están involucrados en las fases iniciales del desarrollo de especificaciones. Aportando un conocimiento especializado en relación a la disponibilidad de materiales, elementos de costo, componentes estándar y confiabilidad de la base de proveedores.
• Desarrollo de herramientas de productividad. Los miembros del departamento de compras estratégicas, desarrollan herramientas que optimicen el análisis de información para que tareas repetitivas sean hechas más rápido y sin posibilidad de errores; así mismo la identificación de mejores formas de automatizar, reducir costos, delegar o eliminar tareas que no aporten valor a la actividad.
• Desarrollo de proveedores. Los equipos de compras estratégicas colaboran y trabajan con sus proveedores clave para el desarrollo constante de nuevas capacidades o productos que tiendan a mejorar su calidad o permitan la reducción sostenible del costo de la cadena de suministro.

Objetivos

La función de compras tiene como objetivo primordial adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones de forma satisfactoria.
Para alcanzar este objetivo es preciso que se cumplan las siguientes condiciones de compra:

• La calidad del producto o servicio comprado ha de ser la necesaria para el fin que se le destina.
• El plazo de entrega del suministro por parte del proveedor debe ser el apropiado, de modo que la mercancía se halle disponible en el momento oportuno.
• El precio justo con relación a la calidad, a las condiciones de pago y al plazo de entrega estipulado.

Estos tres parámetros – calidad, precio y plazo de entrega – que son básicos de la gestión de compras, se descomponen a su vez en otros secundarios, tales como servicio del proveedor, cantidad a comprar o condiciones de pago a suministradores, constituyendo el conjunto de todos ellos las variables propias de la función de compras.
Cada empresa puede marcarse, además de estos objetivos específicos en función de la política de compras y la política general que la empresa establezca.

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