GESTIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO EMPRESARIAL

GESTIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO EMPRESARIAL

4.1. Mercado objetivo

Las empresas que serán atendidas por el área comercial, deben organizaciones que se encuentran dentro de la Cartera de cada profesional, ya sean de naturaleza privada o pública. Las actividades con estas compañías, deben de estar orientadas a   generar   alianzas estratégicas en RSE, activando en el área comercial jornadas educativas,   depuración deuda, Eventos de divulgación del programa BEPS, doble asesoría y demás, estas deben estar ubicadas dentro del perímetro urbano donde está radicado el  comercial, fuera del perímetro urbano se remitirá a la Coordinación Comercial o Gerencia Nacional con el fin de autorizar viáticos para movilidad.

4.2. Validación y aprobación de empresas a gestionar

La validación y aprobación de las entidades públicas, empresas privadas o grupos económicos que serán gestionados por el equipo comercial deben contar con el filtro de validación ya mencionado con el fin de estar en el canal de atención acorde a lo estipulado en este protocolo comercial.

4.3. Asignación de empresas:

Ningún Profesional Senior código 310 Grado 2 tendrá asignación un grupo especial de empresas, estas podrán ser movidas o reasignadas según las necesidades de Colpensiones y de la Regional. Cada Profesional Senior código 310 Grado 2 del área comercial debe de manejar mínimo 4 PO siendo estos necesarios y de empresas de mayor impacto.

4.4. Criterios para Abrir o Cerrar un Plan Operativo (PO):

Los planes operacionales se inician con el fin de conocer de manera minuciosa, la gestión realizada en empresas de alto impacto regional o nacional. También se utiliza para verificar el cumplimiento de compromisos de Colpensiones o de las empresas.

Para abrir un PO se debe justificar al coordinador Comercial, que la entidad va a generar interacción en todos los frentes del negocio empresarial, en este se deben pactar fechas de cumplimiento de compromisos, de igual manera al momento de cerrar un PO se debe informar al Coordinador empresarial justificando el motivo por el cual va a cerrar el PO dejando la evidencia de ello por escrito en acta.

Cada profesional senior 2 de abrirá una carpeta con el nombre “Planes operativos cerrados” para guardarlos. El archivo se nombrará adicionando la fecha de cierre.

ACTIVIDADES DE GESTIÓN COMERCIAL Y ACOMPAÑAMIENTO EMPRESARIAL

La Gestión Comercial en las diferentes Empresas asignadas al equipo comercial, se focalizará en las temáticas descritas a continuación. Para el caso de las empresas en las que se haya iniciado un Plan Operativo, este debe contener un capítulo para cada uno de estos ejes temáticos:

 Depuración de Cartera: seguimiento en variación de deuda real y presunta, generación de clave y usuario del portal, solicitud y entrega de archivo 118, seguimiento a cargue de medios magnéticos, validación de planillas correlacionadas, avances en depuración de inconsistencias de estado de afiliación, Explicación Retiro retroactivo, socialización manuela del aportante, soporte técnico  con aplicativo consulta pagos y fiscalizador, seguimiento de casos puntuales radicados correspondientes a disminución de deuda, recursos, objeciones y excepciones, entre otros.

 Corrección de Historias Laborales: Orientación en trámites para corrección de historia laboral por tiempos faltantes en sistema tradicional y unificado, por devolución de aportes de fondos privados, por inconsistencia en empresas laboradas, en nombre y fecha de nacimiento. Se revisan casos puntuales y críticos a través del aplicativo de Bizagi y consulta de historia laboral. Se escalan casos prioritarios a través del área encargada o a través del GAP.

 Jornadas Educativas: se plasman los talleres realizados de historia laboral con asesorías personalizadas, talleres de RPM Vs. RAIS, talleres de prepensionados y talleres de sistema de protección para la vejez (BEPS). Con un mínimo de asistentes de 15 personas por actividad, y clasificando el publico objetivo según necesidad de la empresa. Se debe dejar plasmado el número de personas a asesorar.

 Temas de Reconocimiento y Nómina: Acompañamiento en validación de requisitos para trámites de pensión por Invalidez, Vejez o Muerte, auxilio funerario e indemnización sustitutiva. Seguimiento de tramites radicados por pensión a través de los aplicativos Bizagi y Liquida. Validación de casos para inclusión en nomina a través del aplicativo nómina y de los reportes generados en el GAP, reactivaciones, devolución de mesadas, cambios de EPS, pago de retroactivos pensionales para el afiliado o para la empresa, suspensión en nomina a servidos publico, validación de cambio de cuenta bancaria, entre otros. Se incluye el seguimiento de pago de incapacidades y de reportes sobre PCL.

 GAP (Grupo de Atención Prioritaria): Se deja el registro de todos los casos críticos que han sido reportadas a través de esta herramienta. El objetivo de esta herramienta es evacuar casos que estén represados y sin respuesta. En caso de que el reporte del caso sea una inclusión en nomina esta se deberá reportar por la  regional a más tardar el 10 de cada mes.(Se Anexa instructivo de Inclusión Nomina  servidores públicos GAG) Para dar reporte de casos GAP el profesional debe de tener presente los instructivos generados por el GAP, los cuales están orientados para casos críticos con priorización tanto de los ciudadanos como de las empresas. Así mismo, se utilizara manual de como reportar caso en el aplicativo una vez el caso halla generado ID, siendo este ultimo aprobado por el Profesional Master 5 (Coordinador Comercial).

 Bonos y Cuotas Partes: Se orienta a la empresa sobre notificación de deuda, se da soporte y se instruye sobre el diligenciamiento de los formatos que certifican los tiempos de servicio y que son anexos al trámite de pensión, se realiza seguimiento a casos puntuales sobre confirmación de tiempos públicos. Se realiza seguimiento a entidades públicas que hacen uso de los recursos del FONPET, se da soporte en la generación de nuevos comprobantes de pago referenciado y se realiza seguimiento en trámites con documentación pendiente y tramites rechazados, entre otros.

 Responsabilidad Social Empresarial: Se registran las visitas realizadas en compañía del gerente regional profesional master BEPS o Coordinador comercial, con el fin de generar eventos y alianzas estratégicas dentro del marco estipulado para esta gestión, comercial debe garantizar un evento mensual por regional en este punto estratégico, se contará una presentación oficial para su divulgación.

 Doble asesoría: A partir del 1 de octubre de 2016 entra en vigencia la doble asesoría en traslados pensionales, circular 016 de 2016 de la SIF, por lo cual se debe asegurar la doble asesoría a los Ciudadanos mayores de 42 años mujeres y mayores de 47 años hombres, el direccionamiento de dicho proceso será remitido de manera oficial por la gerencia Nacional o la vicepresidencia comercial a los correos electrónicos de los Profesionales Senior código 310 grado 02 de la vicepresidencia comercial.

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