Grupos De Trabajo

11. GRUPOS DE TRABAJO.

11.1. GRUPOS Y GRUPOS DE TRABAJO.

Es importante delimitar dos conceptos:

Grupo: conjunto de dos o más personas que interactúan entre sí, se identifican y se sienten miembros del mismo.

Los grupos de trabajo: son unidades colectivas orientadas a la tarea, compuesta por miembros organizados y que interactúen entre sí y su ambiente para conseguir unos determinados objetivos. Se pueden extraer elementos tales como: una unidad de personas, una tarea, una estructura, un entorno y unos objetivos.

La principal diferencia es que los segundos están orientados a la tarea. Para determinados autores, el estudio de los grupos es valioso cuando se analiza su dinámica. Esta dinámica comprende el conjunto de interacciones y fuerzas de un grupo en una situación determinada. Análisis de la dinámica desde diferentes puntos de vista:

Normativo: describe como se debe organizar y dirigir un grupo. Se valora el liderazgo, la participación y la cooperación.

Técnico: hace referencia a determinados procedimientos, como la tormenta de ideas.

Naturaleza interna: De la dinámica se observa su origen, estructura, procesos, funcionamiento, repercusión sobre los miembros del grupo, sobre otros grupos y en su entorno.

11.2. TIPOLOGÍA DE LOS GRUPOS.

Existen una serie de criterios que permiten clasificar los grupos de trabajo:

Nivel de formalidad: el nivel de formalidad se refiere a la interrelación existente entre el grupo y la estructura. Se distingue entre grupos formales e informales.

11.2.1.1. GRUPOS FORMALES.

Son unidades de la estructura organizativa, diseñados y establecidos, para alcanzar unos objetivos determinados. Los grupos formales son grupos de trabajo con una combinación de personas para realizar una serie de tareas y alcanzar unos objetivos. Son básicamente sistemas para la toma de decisiones.

Dentro de los grupos formales se establece una nueva clasificación:

Los grupos de mando: son los encargados de realizar las actividades rutinarias. Formados por un administrador y un subordinado.

Los grupos de tareas: los miembros interactúan para desarrollar actividades no rutinarias de la empresa. Estos grupos los forman personas del mismo nivel jerárquico. Se denominan grupos interfuncionales.

11.2.1.2. GRUPOS INFORMALES.

Estos grupos no son diseñados ni establecidos por la organización, sino que son el resultado de diferentes relaciones entre miembros de éstas. No persiguen el desarrollo de los objetivos, surgen para satisfacer las necesidades individuales de sus miembros. Se crean para cumplir un propósito social. Pueden contrarrestar a los grupos formales.

Dentro de los grupos informales se encuentran diferentes tipos:

Los grupos de interés: logran y mantienen la cohesión, por la existencia de un interés o preocupación común. La razón por la que surge el grupo es la misma por la que desaparece.

Los grupos de amistad: grupos informales que surgen debido a la afinidad de sus miembros. La particularidad de estos grupos es que suelen extender sus relaciones a actividades fuera del centro de trabajo.

La organización informal presenta aspectos tanto funcionales como disfuncionales. Es importante señalar determinados beneficios de estos grupos de trabajo: mejoran comunicación, válvula de escape de las emociones de los individuos, permiten la integración, aligerar carga de trabajo de los administradores, y compensan las deficiencias del administrador.

Es importante que el directivo conozca el desempeño de estos grupos y su relevancia para la organización.

11.2.2. DIMENSIÓN TEMPORAL.

Horizonte de tiempo a lo largo del cuál el grupo permanece en funcionamiento. Se establecen dos grandes categorías: los permanentes y temporales.

11.2.2.1. GRUPOS PERMANENTES.

Son aquellos que forman parte de la estructura organizativa, y están dirigidos a la realización de las actividades habituales de la empresa. Se trata de una estructura estable y duradera.

11.2.2.2. GRUPOS TEMPORALES.

Se crean para la realización de unas actividades específicas. Una vez realizada la tarea para la que fueron creados desaparece. En La actualidad estos grupos están adquiriendo una gran relevancia, pues son un instrumento muy útil para dar soluciones eficaces. Estos grupos dotan a la organización de gran flexibilidad para afrontar los diferentes retos que se plantean.

11.2.3. GRADO DE AUTONOMÍA DEL GRUPO.

Se distinguen tres grupos:

Grupos dirigidos desde el exterior: solo tienen la responsabilidad de ejecutar la tarea que se le ha asignado, ya que, la p es externa se encarga de guiar y dirigir los procesos así como diseñar el concepto organizacional.

Grupos autodiseñados: la dirección externa es la encargada del diseño del contexto organizacional, mientras que el grupo es el responsable de su propio diseño, así como de guiar, dirigir y ejecutar sus tareas.

Grupos autodirigidos: son aquellos que son responsables de guiar y dirigir los procesos de ejecución, así como de ejecutar la tarea. La dirección externa es responsable de diseñar el contexto organizacional, mientras el grupo en sí es el responsable de la ejecución de trabajo. Por tanto, el desempeño el grupo depende de la dirección y del grupo como tal. Las características más relevantes de estos grupos son: carecen de un líder, los subordinados tienen una toma de decisión propia, las tareas se reparten en función de las preferencias de cada miembro, los grupos se consideran centros de utilidad con sus propias fronteras administrativas y físicas de las cuales serán responsables, una de sus grandes aportaciones es la capacitación, pues los trabajadores pueden rotar en distintos puestos. Los miembros se sienten dueños del negocio, lo que hace que se sientan altamente motivados y dispuestos a esforzarse por los objetivos del grupo.

Las principales ventajas del establecimiento en la organización de grupos autodirigidos son: más calidad, productividad y servicio al cliente, dotan a la organización de una mayor flexibilidad, y aumentan el compromiso del empleado con la organización.

11.2.4. OTROS TIPOS DE GRUPOS: LOS GRUPOS VIRTUALES.

Los grupos virtuales pueden ser muy eficientes, pues permiten conectar trabajadores que se encuentran ubicados a miles de kilómetros. Las tecnologías han afectado al funcionamiento de las organizaciones, y los grupos no son una excepción. Los grupos virtuales son personas que emplean TIC para estar conectados y cumplir los objetivos.

La ventaja fundamental que presentan estos grupos es que permiten a los directivos olvidarse de las distancias geográficas y formar grupos, que poseen conocimientos, habilidades y experiencia para tratar un problema u oportunidad concreta.

Tres son las variables que determinan el tipo y la complejidad de un grupo virtual como son el tiempo, el espacio y la cultura. Las principales características que presentan son: su éxito se ve afectado por los miembros que lo componen, la utilización eficaz de la tecnología, y la existencia de una cultura en la que comparte la información.

El principal impedimento que puede surgir es referente al factor humano, pues tendrán éxito aquellos grupos que logren que sus individuos estén motivados, reconocidos y como parte de un grupo. El éxito en la gestión de estos grupos proviene no solo de la tecnología sino de las reglas y modos de funcionamiento diferentes a los que se emplea en grupos tradicionales.

Para los líderes, los grupos virtuales son todo un reto a la hora de crear un espíritu de grupo.

11.3. ELEMENTOS DE LOS GRUPOS.

11.3.1. TAMAÑO DEL GRUPO.

Siempre se duda entre un grupo grande o pequeño. Lo cierto es que ambos presentan ventajas, si bien la elección debe tener como base fundamental los objetivos para los que se ha creado. Así pues entre las principales ventajas de los grupos pequeños nos encontramos:-

Interacción y coordinación entre los individuos es mucha más sencilla

Los individuos suelen estar más motivados y comprometidos.

Compartir recursos y conocimientos es más fácil.

La contribución individual a los objetivos del grupo es mucho más visible.

La principal ventaja de los grupos grandes es la de contar con más recursos, mientras que su principal desventaja, es la dificultad de interacción entre sus miembros.

Evidentemente el tamaño afecta a la eficacia del grupo. En teoría sería lógico pensar que a medida que aumenta el tamaño del grupo aumenta su eficacia. No obstante se pueden indicar dos factores:

La dificultad de coordinar los grupos cuando éstos son más grandes.

No necesariamente aumenta la productividad cuando el grupo es más grande.

11.3.2. LIDERQAZGO EN EL GRUPO.

El liderazgo se ejerce tanto en grupos formales como informales, la diferencia entre ambos está en el proceso de designación del líder y por otro lado en las fuentes de poder que poseen. En los grupos informales el líder surge de manera informal, mientras que en los formales puede ser el propio administrador.

En cuanto a las fuentes de poder, los grupos formales disponen del poder legítimo que emana del puesto que ocupan, mientras que el poder de los líderes de grupos informales, basan su capacidad de influencia en un cierto poder de referente o en sus habilidades.

El líder ya sea formal o informal ha de ser una persona que ejerza cierta influencia sobre los miembros del grupo. Por tanto se puede concluir que las habilidades de liderazgo serán uno de los factores determinantes del éxito de un grupo.

Entre las funciones

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