Guia Objetivo general del gerente

Objetivo general del gerente: el gerente general de la empresa ha solicitado el desarrollo de un sistema computacional hecho a la medida, con el fin de proveer una herramienta de apoyo a la toma de decisión en los tres niveles de la empresa.

Entrevista con el gerente general (requerimientos importantes):

Datos:

Tipos de propiedades que maneja la empresa: Casas, departamentos, sitios y parcelas de agrado

Cada sucursal tiene un conjunto de propiedades a cargo de los trabajadores de dicha sucursal

Procesos relevantes:

Proceso Arriendo: consiste en poner en arriendo las propiedades y manejo de las operaciones de este El agente es el responsable de la publicación, muestra, transacción del arriendo seguimiento del arriendo.

Procesos Venta: pone en venta la propiedad. Cuando el cliente quiere vender su propiedad debe contactar a un agente encargado de publicar, muestra y transacción de venta.

Procesos de visita propiedad: cuando una persona está interesada en una propiedad, ya sea para arrendar o comprar, debe de concertar una visita. El horario de visita es manejado por la secretaria de la sucursal.

Proceso de mantención: es el proceso responsable de mantener la propiedad que están arrendando. En otras palabras, es el encargado de mantener en buenas condiciones la propiedad para el futuro arrendatario, además son los encargados de solucionar problemas de la propiedad si el arrendatario lo decide.

Entrevista con la secretaria de la sucursal

Datos:

cuando un cliente se interesa en una propiedad, ella es la que se encarga de asignarle el agente responsable de acuerdo. Si el agente no se encuentra disponible se le asignara un Visitor Para el cual mostrara la propiedad, para luego acordar una fecha para la confirmación.

¿lleva un registro de tareas que realiza?

A lo que respondió que lleva un registro de sus tareas en su agenda y planillas Excel, también que los horarios de los agentes t visitadores también los maneja en Excel

¿Cómo trabaja con las plantillas Excel que maneja?

Ella nos comenta que crea un libro por semana y que a fin de mes usando tablas dinámicas obtiene las estadísticas las cueles le entrega a su jefe, para el informe mensual que se le solicita a cada responsable de sucursal

¿es usted quien ingresa los datos de los clientes?

A lo que respondió que ese trabajo es del gerente al cual ella le asigna.

¿usted reutiliza las plantillas con las cuales trabaja?

Ella menciona que tiene una plantilla la cual utiliza para crear la plantilla Excel que necesita y que cada plantilla creada es guardada para futuras consultas.

Problemas Identificados:

Problemas generales: el registro de los antecedentes es muy engorroso, las opresiones de búsqueda se vuelven complejas sobre si es histórica. Tienen correo, pero el WhatsApp es mas expedito sobre todo cuando se debe comunicar entre agentes de distintas sucursales. Podría ser más rápido contar información actualizada y poseer acceso más Expedito.

Problemas gerente general: depende mucho de los informes que los responsables de las otras sucursales le hacen llegar, se le entregan en la reunión mensual. al querer información antes del mes los responsables la generan, pero esto provoca un doble trabajo para ellos mismos. Cada sucursal pose un sistema de control operacional, pero este no es integrado o centralizado

Problemas Agentes: comentan que se les haría mas expedito su trabajo si pudieran ver las propiedades de otras sucursales, sin tener que contactar primero al gerente responsable y así poder trabajar en conjunto para cumplir con los requerimientos de sus clientes.

...