Hallazgos De Auditoria

ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN

Capítulo I: La Auditoria

1.1. Definición 05

1.2. Antecedente 06

1.3. Objetivo de la Auditoria 07

1.4. Características de la Auditoria 08

1.5. Finalidad 09

1.6. Métodos a usar en la Auditoria 09

1.6.1 Método Deductivo

1.6.2 Método Inductivo

1.7 Clasificación de la Auditoria 11

1.8 El auditor 14

1.8.1 Definición

1.8.2 Funciones Generales

1.8.3 Conocimientos que debo poseer

1.8.4 Habilidades y Destrezas

1.8.5 Experiencia

1.8.6 Responsabilidad Profesional

Capítulo II: Hallazgos de auditoria

2.1. Definición de hallazgo de auditoria 20

2.2. Características y requisitos principales en un hallazgo de auditoría 22

2.3. Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo 22

2.4. Factores a considerar en el desarrollo de hallazgo de auditoría 23

2.5. Elementos o características del hallazgo de auditoría 25

2.5.1 Ejemplo práctico

2.6. pasos a seguir en el desarrollo de hallazgos 29 

INTRODUCCIÓN

En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones y en nuestro caso concreto se tratará de la auditoria.

En el capítulo I detallaremos la Auditoria, comenzando por algunas definiciones, los antecedentes históricos, los objetivos, su finalidad, los métodos que usa y su clasificación.

Posterior se dedicara al desarrollo del Auditor y sus conocimientos, habilidades, destrezas, experiencia y la responsabilidad profesional que son muy importantes.

LOS ALUMNOS

CAPITULO I

LA AUDITORIA

1.1 Definición.

La Auditoría se define como “la actividad consistente en la revisión y verificación de documentos contables, siempre que aquella tenga por objeto la emisión de un informe que pueda tener efectos frente a terceros”. La auditoría surge para garantizar la información financiera. La actividad de la auditoría existe tanto a nivel privado como a nivel público, pero estas se diferencian de los personajes que intervienen en su realización. Las especiales características de la auditoría exigen la descripción de sus notas diferenciadoras como mejor instrumento de análisis de su concepto.

La auditoría exige la mayor objetividad de criterios con el fin de evitar interpretaciones diversas, homogeneizando así la actividad de los auditores. La objetividad y uniformidad de criterios y medios, mediante la aplicación de normas generalmente aceptadas por la profesión y emitidas por organismos nacionales e internacionales (por ej. el ICAC o el IASB).

El auditor debe reunir una serie de características de índole personal como titulación académica, experiencia profesional, que sea competente y que actúe con independencia de criterio y no se mueva por el interés propio.

La función de la auditoría no es tanto la constatación de la exactitud de la contabilidad, sino de la razonabilidad de la misma de manera que dicha información ofrezca la imagen fiel de la empresa y el auditor así lo pueda expresar en su informe frente a terceros. El auditor no revisa todas las operaciones sino que a raíz de una muestra realizada extrapola una serie de conclusiones.

Inicialmente, la auditoria se limitó a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos, Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

“la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.”

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:

“el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

1.2 Antecedente.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el título del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.

En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecutar funciones de auditorías, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.

La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).

Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.

También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939.

El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razón por la cual se enseña en nuestras universidades la catedra de auditoria para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.

1.3 Objetivo de la auditoria.

De acuerdo a la anterior conceptualización, el objetivo principal de una Auditoría es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de información empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones pueden ser de diferentes tipos respecto al área examinada y al usuario del dictamen o diagnóstico.

En la conceptualización tradicional los objetivos de la auditoría eran tres:

 Descubrir fraudes

 Descubrir errores de principio

 Descubrir errores técnicos

Pero el avance tecnológico experimentado en los últimos tiempos en los que se ha denominado la "Revolución Informática", así como el progreso experimentado por la administración de las empresas actuales y la aplicación a las mismas de la Teoría General de Sistemas, ha llevado a Porter y Burton [ Porter,1983 ] a adicionar tres nuevos objetivos :

 Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeación y el control.

 Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes, presupuestos, pronósticos, estados financieros, informes de control dignos de confianza, adecuados y suficientemente inteligibles por el usuario.

 Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la entidad.

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.

1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA.

La auditoría debe ser realizada en forma analítica, sistémica y con un amplio sentido crítico por parte del profesional que realice el examen. Por tanto no puede estar sometida a conflictos de intereses del examinador, quien actuará siempre con independencia para que su opinión tenga una verdadera validez ante los usuarios de la misma.

Todo ente económico puede ser objeto de auditaje, por tanto la auditoría no se circunscribe solamente a las empresas que posean un ánimo de lucro como erróneamente puede llegar a suponerse. La condición necesaria para la auditoría es que exista un sistema de información. Este sistema de información puede pertenecer a una empresa privada u publica, lucrativa o no lucrativa.

La Auditoría es evaluación y como toda evaluación debe poseer un patrón contra el cual efectuar la comparación y poder concluir sobre el sistema examinado. Este patrón de comparación obviamente variará de acuerdo al área sujeta a examen. Para realizar el examen de Auditoría, se requiere que el auditor tenga un gran conocimiento sobre la estructura y el funcionamiento de la unidad económica sujeta al análisis, no sólo en su parte interna sino en el medio ambiente en la cual ella se desarrolla así como de la normatividad legal a la cual está sujeta.

El diagnóstico o dictamen del auditor debe tener una intencionalidad de divulgación, pues solo a través de la comunicación de la opinión del auditor se podrán tomar las decisiones pertinentes que ella implique. Los usuarios de esta opinión pueden ser internos o externos a la empresa.

1.5 FINALIDAD.

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado útil.

4. Descubrir errores y fraudes.

5. Prevenir los errores y fraudes

a. Exámenes de aspectos fiscales y legales

b. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

1.6 MÉTODOS A USAR EN LA AUDITORIA.

Como ya se dijo la Auditoría es la búsqueda de la verdad, por lo tanto, el método que debe utilizar para realizar su examen es sin duda el método científico. El enfoque científico es un método sistemático de análisis que ayuda a la interpretación y síntesis de aspectos que necesitan ser investigados. Tanto la investigación como el análisis abarcan un examen escudriñador de la lógica invo¬lucrada, las necesidades y justificación de la actividad que se investiga.

La evaluación científica involucra un proceso de medición y comprobación de los principios y prácticas reconocidas y en las cuales se busca si es o no el mejor plan, política, sistema o procedimiento. Obtenida la información necesaria, se evaluará, a efecto de hacer las sugerencias necesarias a la dirección.

La auditoría utiliza el método deductivo- inductivo, pues realiza el examen y evaluación de los hechos empresariales objetos de estudio partiendo de un conocimiento general de los mismos, para luego dividirlos en unidades menores que permitan una mejor aproximación a la realidad que los originó para luego mediante un proceso de síntesis emitir una opinión profesional. Todo este proceso requiere que el auditor utilice una serie de pasos realizados en forma sistemática, ordenada y lógica que permita luego realizar una crítica objetiva del hecho o área examinada.

1.6.1 MÉTODO DEDUCTIVO

El método deductivo consiste en derivar aspectos particulares de lo general, leyes axiomas, teorías, normas etc. en otras palabras es ir de lo universal a lo específico o particular.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

• Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar.

• Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.

• Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.

• Aplicación de normas generales a situaciones específicas.

• Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

1.6.2. MÉTODO INDUCTIVO

El método inductivo al contrario del deductivo se parte de fenómenos particulares con incidencia tal que constituyen un axioma, ley, norma, teoría, es decir parte de lo particular y va hacia lo universal.

Desde el punto de vista de la auditoría, se descompone el sistema a estudiar en las mínimas unidades de estudio, efectuándose el examen de estas partes mínimas para luego mediante un proceso de síntesis se recompone el todo descompuesto y se emite una opinión sobre el sistema tomado en conjunto.

Estos dos métodos se combinan en forma armónica no excluyente. De esta manera, en forma esquemática se pueden plantear así las fases generales a seguir en una auditoría:

• Conocimiento general de la organización

• Establecimiento de los objetivos generales del examen

• Evaluación del Control Interno

• Determinación de las áreas sujetas a examen

• Conocimiento específico de cada área a examinar

• Determinación de los objetivos específicos del examen de cada área

• Determinación de los procedimientos de auditoría

• Elaboración de papeles de trabajo

• Obtención y análisis de evidencias

• Informe de auditoría y recomendaciones

1.7 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA

Auditoria Externa.

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

Auditoría Interna.

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

• En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.

• En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

• La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

1.8 EL AUDITOR

1.8.1. Definición.

Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica.

El trabajo del auditor no se extiende solo a la contabilidad sino también a aspectos relativos al sistema organizativo y de control interno. Se entiende por control interno a aquellas medidas destinadas a que la empresa funciones más eficientemente.

1.8.2. Funciones generales.

Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.

Las funciones del auditor son:

Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.

• Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

• Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.

• Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

• Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.

• Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.

• Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

• Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

• Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización

• Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles

• Revisar el flujo de datos y formas.

• Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.

• Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.

• Evaluar los registros contables e información financiera.

• Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.

• Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.

• Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

1.8.3. Conocimientos que debe poseer.

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de la auditoria que va realizar, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.

Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:

Académica.-Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.

Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio.

Complementaria.-Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Empírica.-Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico. Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

1.8.4. Habilidades y destrezas

En forma complementaria a la formación profesional, teórica o práctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.

La expresión de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:

• Actitud positiva.

• Estabilidad emocional.

• Objetividad.

• Sentido institucional.

• Saber escuchar.

• Creatividad.

• Respeto a las ideas de los demás.

• Mente analítica.

• Conciencia de los valores propios y de su entorno.

• Capacidad de negociación.

• Imaginación.

• Claridad de expresión verbal y escrita.

• Capacidad de observación.

• Iniciativa.

• Discreción.

• Facilidad para trabajar en grupo.

• Comportamiento ético.

1.8.5. Experiencia.

Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.

Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que dominar:

• Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.

• Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.

• Conocimiento de esfuerzos anteriores

• Conocimiento de casos prácticos.

• Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza.

• Conocimiento personal basado en elementos diversos.

1.8.6. Responsabilidad profesional.

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en:

• Preservar la independencia mental

• Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas

• Cumplir con las normas o criterios que se le señalen

• Capacitarse en forma continua

También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, porque debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.

Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:

• Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se va a auditar

• Interés económico personal en la auditoría

• Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas

• Relación con instituciones que interactúan con la organización

• Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética

Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son:

• Injerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría.

• Interferencia con los órganos internos de control

• Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría

• Presión injustificada para propiciar errores inducidos

En estos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias.

Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

Objetividad.- Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.

Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente.

Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.

Confidencialidad.- Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.

Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios.

Equilibrio.- No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.

Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad.- No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece.

Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.

Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.

Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.

Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

CAPITULO II

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

2.1. DEFINICIÓN DE HALLAZGO DE AUDITORÍA

Generalmente, el término hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en el Sistema control interno detectadas por el auditor.

El hallazgo, abarca hechos y otra información obtenida por el auditor que merece ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organización auditada y a otras personas interesadas.

Se denomina hallazgo de auditoría resultado de la comparación que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a un departamento, un área, actividad u operación.

Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

Sus elementos son: condición, criterio, causa, efecto y recomendación.

El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada- SER] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.

Todos los hallazgos determinados por la contraloría territorial son ad¬ministrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplina¬rios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la norma¬tividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto).

En las contralorías territoriales, ante hechos constitutivos de posibles ha¬llazgos, se utilizará el término “observaciones de auditoría”, que inicial¬mente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez eva¬luado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, cuando ésta se da.

Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la deter¬minación y validación de hallazgos especialmente con connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en buena parte la opinión y con¬ceptos del auditor.

Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo refleja la situación del auditado.

La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas.

La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarro¬llada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos.

Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

2.2. CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS PRINCIPALES EN UN HALLAZGO DE AUDITTORÍA

La determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que éste cumpla con las características que lo identifican, las cuales exigen que éste debe ser:

- Objetivo: El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición.

- Factual (de los hechos, o relativo a ellos): Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independiente mente del valor emocional o subjetivo.

- Relevante: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor.

- Claro: Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados.

- Verificable: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.

- Útil: Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización.

2.3. SEIS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA VALIDAR EL HALLAZGO

Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observación de auditoría y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deberá agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la información que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, en mesa de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio.

2. Verificar y analizar la causa y el efecto de la observación.

3. Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.

4. Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridad.

5. Comunicar y trasladar al auditado las observaciones.

6. Evaluar y validar la respuesta.

Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase de ejecución y los dos restantes, en la fase de informe.

Para la modalidad de la auditoría exprés, cuando la contraloría territo¬rial prescinda del informe preliminar, los seis aspectos para validar los hallazgos se surtirán en la fase de ejecución.

Este análisis involucra la evaluación de las diferencias entre la condición y los criterios de auditoría, incluyendo las causas principales y la reco¬pilación de evidencia.

En el análisis el auditor debe tener en cuenta que:

- Las causas y los efectos estén interrelacionados y que el conoci¬miento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, conocer el sistema de administración o manejo de los recursos hu¬manos ayuda a entender su punto de eficiencia.

- Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso así lo exija.

- Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrón que indique potencialmente la ineficiencia del control fiscal interno.

- Las causas pueden ser externas al auditado.

- Hasta donde sea posible, la relación causa - efecto debe ser lo su¬ficientemente clara. La labor de supervisión debe asegurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del análisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecua¬dos de la administración del auditado.

2.4. FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DEHALLAZGO DE AUDITORÌA

Los auditores tanto como el personal de apoyo que participe como miembros del equipo de auditoría deben estar capacitados en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones justas y reales. Los factores que se deben tener en mente son los siguientes:

1. Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se efectúo la transacción bajo examen y no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. Para obrar con justicia, objetividad y realismo debe evitarse juicios y conclusiones sobre el rendimiento, basándose en una percepción tardía. El auditor debe asumir el peso de la prueba si su evaluación le conduce a la conclusión de que la decisión de la entidad fue irracional, incorrecta o inapropiada.

2. Índole, complejidad y magnitud cuantitativa y financiera de las operaciones o segmentos que se están evaluando. A pesar de que el auditor siempre está interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto, el adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informará a la administración de la entidad de asuntos importantes junto con las recomendaciones para lograr mejoras, Sin embargo, cualquier evaluación de estos asuntos, deben reflejar un juicio maduro y realista de lo que razonablemente se puede esperar según las circunstancias.

3. La necesidad de someter el hallazgo potencial a un análisis honesto y crítico para encontrar posibles fallas y un razonamiento ilógico al relacionar hechos y situaciones o al juzgar sus efectos La práctica de hacer el papel de "abogado del diablo" es muy útil para identificar puntos débiles en los hallazgos potenciales, Debe observarse normas muy altas de objetividad. Por lo tanto, el auditor debe estar en guardia contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones pertinentes y dejar de considerar la información contraria. También debe estar en guardia contra la tendencia de "evitar" hallazgos que requieren una gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente sin alcanzar buenos resultados.

4. La labor de auditoría debe ser lo suficientemente completa para presentar una base para las conclusiones y recomendaciones y para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones y recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta. A pesar de que la labor de auditoría lleva al auditor a áreas en las cuales no se considera como experto, se adquiere cada vez más experiencia técnica en áreas tales como PAD, estadística e ingeniería. La utilización de servicios de consultores externos es a menudo útil para resolver asuntos técnicos, cuando no se cuenta con auditores especializados en ciertos campos o personal de apoyo disponible.

5. Autoridad legal. La mayoría de las leyes aplicables a las operaciones de una entidad confieren un grado de discreción con la cual el auditor interno o externo no puede ni debe interferir, En muchos casos, existen límites definitivos en cuanto a la discreción conferida por la legislación. Obviamente es responsabilidad del auditor informar sobre los casos en los cuales la entidad no está cumpliendo con la ley y también cuando se considera que es necesario modificar las disposiciones vigentes. Además es necesario tomar las medidas adecuadas para evitar gastos indebidos o asegurar su recuperación por parte de la entidad.

6. Diferencias de opinión. Al ejercer sus poderes discrecionales los funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. No debe criticarse tales decisiones sí parecen haber estado basadas en una consideración adecuada de los hechos disponibles en el momento y que eran razonables según los mismos. Tampoco debe criticarse solamente porque el auditor tiene opiniones distintas acerca de la naturaleza de la decisión que debía haber sido tomada. No se debe sustituir el juicio del auditor por el de los funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, las conclusiones y recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión en cuanto al programa, operaciones, gastos, etc., de la entidad. Puede ser posible, por ejemplo señalar que la entidad se equivocó en su proceso de toma de decisiones porque no contaba con un sistema diseñado para proporcionar toda la información necesaria para la toma de decisiones.

2.5. ELEMENTOS O CARACTERISTICAS DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA

Para que los hallazgos de auditoría puedan cumplir con los objetivos que persigue el Auditor, deben estar adecuadamente redactadas, es decir deben incluir los elementos o características siguientes:

- CONDICIÓN: Constituida por la condición actual encontrada (LO QUE ES); Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor, cuyo grado de desviación debe ser demostrada y sustentada con evidencias.

Ejemplos:

1. Las comunicaciones escritas,

2. tanto internas como externas,

3. son inoperantes en las sucursales de la empresa;

4. se aprecia ausencia de políticas y estrategias,

5. para enmarcar la gestión gerencial del área de producción;

6. el incremento de los costos de producción,

7. está originando una disminución de las ventas.

- CRITERIO: Representado por la norma o la unidad de medida que se compara con la condición (Lo que debe ser). Unidades de medidas o normas aplicables, es la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.

Ejemplos:

1. Manuales, directivas,

2. memorándums,

3. índices o ratios,

4. políticas u órdenes ejecutivas,

5. normas,

6. objetivos,

7. opiniones de consultores o expertos,

8. metodología procedimental de las empresas,

9. instrucciones verbales, sentido común,

10. experiencia del auditor,

- CAUSA: Razón o las razones por la que ocurrió la condición (Quien o que lo originó) Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la administración activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.

Ejemplos:

1. Supervisión inadecuada,

2. falta de entrenamiento del personal,

3. falta de voluntad para hacer los cambios necesarios,

4. decisión consciente para desviarse de los requisitos pre-establecidos,

5. planeamiento deficiente o inexistencia de planes de trabajo,

6. control deficiente,

7. organización inefectiva,

8. desconocimiento del problema

9. desconocimiento de los beneficios potenciales que pueden recibirse si,

10. la condición fuera cambiada.

- EFECTO: Consecuencia o impacto posible pasado o futuro - cuando sea aplicable. (Diferencia entre lo que es y lo que debe ser) la consecuencia real o potencial cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

Ejemplos:

1. Dinero gastado indebidamente,

2. Pérdida potencial de fondos

3. Uso antieconómico o ineficiente del potencial humano,

4. los recursos materiales o financieros,

5. Control inadecuado de los recursos,

6. Violación de dispositivos legales,

7. Labores que no se ejecutan conforme a lo planeado,

8. Ausencia de información,

9. Falta de seguridad de que el trabajo se cumpla realmente

- RECOMENDACIÓN: Es una medida que a juicio del auditor permitirá a la organización lograr más eficaz, económica y eficientemente sus objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y aprovechando al máximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen. Se establecen para superar la CONDICIÓN y CAUSAS de los problemas identificados.

Ejemplos:

1. Emitir y reportar oportunamente la información de la ejecución del avance financiero de las actividades y proyectos, para que la Oficina de Planificación y Presupuesto cumpla con la evaluación a la ejecución presupuestaria oportunamente.

2. En la designación del personal de confianza de la entidad se debe tener en cuenta el total de personal nombrado aprobado en el cuadro de asignación de personal y presupuesto analítico del personal y la normativa vigente.

3. Coordinar la realización inmediata de un inventario físico integral de bienes de Activo Fijo y de Suministros, a fin de establecer la existencia real de bienes de la entidad, determinar bienes en estado obsolescencia, en estado de baja y faltantes y los hubiere.

4. Diseñar sistema de seguimiento, control y evaluación de obras menores y mayores que permita contribuir al cumplimiento oportuno de éstas, en razón de la normativa vigente y las de tipo técnico referida a la aprobación, ejecución y liquidación de los proyectos de inversión.

2.5.1. Ejemplo práctico

MOTORES & MOTORES CÍA. LTDA.

HALLAZGO DE AUDITORÍA

INVERSIONES AL 31/12/2012

CONDICIÓN:

La compañía Motores &Motores al 31 de Diciembre del año 2008, según su información registrada en libros, posee 2.990.656,00 dólares en Inversiones tanto en Renta Fija como en Renta Variable. De acuerdo al arqueo de Inversiones realizado por la Firma Auditora para verificar la razonabilidad de los saldos de esta cuenta, la Empresa posee el valor de 2.607.801,00 dólares en Inversiones tanto de Renta Fija como Variable, determinándose una diferencia de 382.855 dólares.

CRITERIO:

Uno de los objetivos de la auditoría es verificar la integridad en cuanto a la presentación completa de todas las transacciones del período y la presentación adecuada, es decir que pertenezcan al período que se está auditando. En base a este criterio, la empresa deberá revelar la información en sus estados financieras de todas las transacciones correspondientes a inversiones que pertenezcan o se encuentren entre el 1 de Enero del 2012 al 31 de Diciembre del 2013.

CAUSA:

La causa de esta diferencia encontrada se debe a que en la información financiera de la cuenta Inversiones se han considerado para determinar su saldo, las Inversiones realizadas en los Bonos del Estado correspondientes al periodo 2011 y2008, los mismos que ya fueron cobrados y por tanto se debieron dar de baja. Además, el departamento contable no realizó el registro por las nuevas acciones adquiridas en la Empresa “X” y "Y” y, la actualización del precio de mercado del valor de cada acción de las empresas

EFECTO:

De lo anteriormente señalado, se produjo en la Empresa una sobrevaluación de la Cuenta de Inversiones por el valor de $ 382.855,00 dólares, por lo que el saldo de dicha cuenta no se presenta razonablemente.

RECOMENDACIONES:

Al Gerente General:

Realizar un control sobre la cuenta de Inversiones y las políticas que se deben aplicar en cuanto al manejo de la misma.

2.6. PASOS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGOS

Una vez que el equipo de auditoría haya encontrado una debilidad o deficiencia aparentemente importante en la forma en que se efectúa la operación, el auditor responsable debe hacer planes específicos para el desarrollo apropiado y rápido de todos los aspectos pertinentes del problema, el proceso de desarrollo de un hallazgo implica lo siguiente:

1. Identificación de la condición o asuntos deficientes, defectuosos, etc., según se les mida en comparación con criterios aceptables que generalmente son formas demostradas de hacerlo mejor. Unos criterios aceptables pueden ser aquellos establecidos por la ley o directivas de la entidad, y si éstos no han sido establecidos el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.

2. Identificación de Línea de autoridad y responsabilidad de la entidad con respecto a las operaciones implicadas.

3. Verificación de las causas de la deficiencia.

4. Determinación de si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.

5. identificación y solución de asuntos legales.

6. Determinación de los efectos o importancia de la deficiencia.

7. Obtención de comentarios de personas u organismos directamente interesados que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.

8. Determinación de las conclusiones de auditoría en base de la evidencia reunida.

9. Determinación de posibles acciones correctivas o recomendaciones para mejoras.

La labor efectuada, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en el proceso de desarrollo del hallazgo deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo conforme se va efectuando la labor. Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparación del informe esté en proceso.

El desarrollo total de un hallazgo contempla que se informe a él titular o máxima autoridad de la entidad interesada. Todo el proceso de desarrollo adecuado de un hallazgo requiere una acumulación de información apropiada y necesaria para informar adecuadamente de acuerdo con las disposiciones legales, normas, características y requerimientos básicos de auditoría. El saber que es necesario preparar un informe y pensar en dicho informe mientras se desarrolla un hallazgo tendrá como resultado una auditoría e informe de mejor calidad. Se debe evaluar continuamente la naturaleza, existencia e importancia de un hallazgo durante el proceso de desarrollo, para determinar si serán necesarios futuros esfuerzos para desarrollarlo totalmente. Al dirigir y controlar la utilización de los recursos de potencial humano, es necesario pensar en términos de estudio preliminar, revisiones de le legislación, objetivos, políticas y normas; revisión y evaluación del control interno y examen profundo de áreas críticas. Estas fases del esfuerzo son generalmente obligatorias para completar el desarrollo de los hallazgos. Sin embargo, debe reconocerse que pueden haber casos en los cuales se ha desarrollado un hallazgo sin haber completado físicamente todas las fases de trabajo y revisión de la auditoría. Si en cualquier momento durante la labor, el auditor piensa que tiene un hallazgo importante y adecuadamente desarrollado (condición, criterio, efecto, causa, responsabilidad, legalidad y mejoras necesarias), debe informar inmediatamente a los funcionarios de la entidad acerca del mismo comunicado las conclusiones y recomendaciones, así como preparar la parte del informe relacionado.

1. Identificación De La Condición Deficiente

Este paso abarca los exámenes y verificaciones necesarias para reunir y establecer claramente todos los hechos pertinentes. En los términos más simples, esta operación es la fase "qué cuándo donde cómo". Incluye la comparación de operaciones reales con los criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de leyes, reglamentos, normas técnicas, normas de rendimiento, presupuestos operativos o directivas del titular. Puede implicar un examen del criterio o requerimiento establecido o la falta de los mismos.

También incluye la determinación del grado de rendimiento cuando no existe normas prescritas (por ejemplo, hacer viajes innecesarios, comprar materiales innecesarios, asignar tareas innecesarias a las empleados). En estos casos frecuentemente se cuenta o identifica los desperdicios que se pueden evitar, una forma más eficaz de operar procedimientos más económicos.

El auditor debe poder llegar a acuerdos con los funcionarios correspondientes de la entidad acerca de la corrección de los hechos, aunque pueda haber desavenencias en cuanto a los motivos, importancia, necesidad de medidas correctivas, etc. La incapacidad de llegar a acuerdos acerca de los hechos, sin embargo, no excluye la necesidad de informar sobre un asunto, si el auditor está razonablemente seguro de la corrección de la información que se ha desarrollado.

2. Identificación de líneas de autoridad y responsabilidad en la entidad con respecto a las operaciones implicadas

Es necesario identificar a las personas directamente responsables de la operación y los niveles más altos de responsabilidad para saber con quién debe discutirse el problema y a quien debe dirigirte las comunicaciones pertinentes. Tal identificación es especialmente importante en las oficinas descentralizadas de las entidades que están sujetas a la dirección por parte de niveles más altos a la entidad.

Para lograr un control interno administrativo y financiero eficaz sobre las operaciones es necesario contar con una clara asignación de responsabilidad y con la debida autoridad para llevarla a cabo. El auditor puede encontrar, como parte de su revisión, que la deficiencia identificada existe porque no se definieron ni comprendieron las autoridades y responsabilidades asignadas.

3. Verificación de las causas de la deficiencia

Es de suma importancia identificar y comprender las causas de una deficiencia y de revisarla apropiadamente, en forma imparcial y eficazmente y sugerir acciones correctivas. Debe averiguarse por qué tuvo lugar la situación adversa, por qué sigue existiendo y si se han establecido procedimientos internas para evitar dicho resultado o si aquellos estados han sido ineficaces o mal implementados. Puede haber varias causas. Lo más importante generalmente, es que una debilidad en el sistema de control interno permitió que ocurriera la deficiencia, la cual, a no ser que se la corrija, permitirá que aparezcan deficiencias similares en el futuro. Las medidas correctivas normalmente implicarán mejoras en el sistema de control interno.

Al comprender la causa de la deficiencia frecuentemente se puede identificar otros problemas que requerirán examen durante la auditoría.

4. Determinación de si la deficiencia es aislada o muy difundida

Esta determinación es necesaria para:

Llegar a conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la deficiencia. Esto es lo más esencial en el esfuerzo por alentar a los funcionarios de la entidad a tomar medidas correctivas. También afecta la decisión sobre el nivel apropiado para comunicar el hallazgo.

Hacer recomendaciones apropiadas para acciones correctivas. Si el auditor está convencido de que la condición está muy difundida y/o es probable que vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad que tome las medidas necesarias para impedir errores similares en el futuro, tanto como identificar y, si es posible, remediar errores anteriores.

Las pruebas de auditoría deben ser normalmente suficientes como para mostrar si la condición está muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias para determinar la extensión total de la deficiencia. Solamente en circunstancias especiales el equipo de auditoría debe comprometer sus limitados recursos humanos más allá de lo razonable para demostrar que el asunto requiere atención. Después de que la entidad haya empezado con la labor de determinar la extensión total, la función de los auditores es más que nada seguirla y revisarla de vez en cuando para establecer si los esfuerzos de la entidad se han efectuado en forma debida y si han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma adecuada.

Es muy importante que los auditores no se pierdan en la corrección detallada de los errores de la entidad Es responsabilidad de la entidad corregir sus errores una vez que el modelo de los mismos ha sido comunicado.

Aunque un tipo específico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente o no esté muy difundido, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo suficientemente importantes en sí, en términos de naturaleza, magnitud, precedente o peligro potencial como para requerir un desarrollo total e informe. Así, una condición adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida aún pero podría tener implicaciones y posibilidades más importantes si no se la eliminara.

5. Determinación de los efectos o importancia de la deficiencia

Debe considerarse completamente los efectos o importancia de la deficiencia en la forma en que la entidad lleva a cabo sus programas. El auditor está interesado no sólo en el resultado inmediato, sino en los efectos colaterales, intangibles, de largo alcance u otros efectos, tanto reales como potenciales.

Cuando sea posible, debe determinarse los efectos financieros o pérdida causada por una deficiencia identificada. Tales determinaciones demuestran la necesidad de medidas correctivas y facilitan la presentación de un informe convincente. A veces no es práctico ni posible calcular una pérdida financiera, real o futura. La incapacidad de medir o estimar una pérdida financiera no es una razón válida para no informar acerca de los hallazgos importantes. Una de las funciones del auditor es señalar las condiciones que podrían ocasionar pérdidas de un tipo o de otro. Cuando la importancia de una deficiencia se presenta por una pérdida potencial, el informe debe señalar claramente éste factor.

El auditor cumple inicialmente con su responsabilidad cuando señala tales condiciones a los funcionarios responsables insinuándoles la necesidad de tomar medidas correctivas. La administración de la entidad debe entonces asumir la responsabilidad de establecer acciones correctivas o preventivas apropiadas a aceptar el riesgo de posibles pérdidas. El objetivo fundamental de la auditoría es que se lleven a cabo las acciones correctivas o mejoras. Por lo tanto, el auditor debe seguir posteriormente las acciones de la entidad y, s; es necesario, efectuar más revisiones del asunto.

6. Identificación y solución de asuntos legales

El oportuno reconocimiento y solución de asuntos legales es parte esencial de la labor de auditoría y afecta la esencia de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones relacionados. La auditoría debe efectuarse reconociendo completamente los requerimientos estatutarios relativos a la autoridad y operaciones de la entidad.

La auditoría será incompleta si existen asuntos legales que no se reconocen ni resuelven. Por lo tanto, cuando se considere necesario, a juicio del auditor jefe del equipo, debe obtenerse la asesora jurídica en la labor de desarrollo del hallazgo para ayudar a considerar adecuadamente los aspectos legales.

Por supuesto en los casos en los cuales el auditor ya tiene experiencia previa en la aplicación de las disposiciones legales, dicha asesoría no será necesaria. A través de los años de experiencia los auditores acumulan considerable experiencia práctica en la interpretación y aplicación de las disposiciones legales.

Existen tres aspectos legales básicos sobre deficiencias que deben tomarse en cuenta durante el desarrollo de los hallazgos de auditoría.

 Legalidad de la acción o práctica deficiente en relación con leyes aplicables, incluyendo los reglamentos que tienen fuerza de ley y las decisiones en cuanto a la interpretación de dichas leyes y reglamentos.

 Conformidad de la acción o práctica deficiente con la intención de la ley pertinente, aunque parezca que se cumple literalmente con la ley.

 Posibles soluciones legales bajo leyes existentes por medio de las cuales se pueden recuperar costos o pérdidas innecesarias o tomarse medidas penales.

Si el hallazgo implica, directa o indirectamente, asuntos legales para los cuales no se ha sentado ningún precedente, tales asuntos deben resolverse prontamente mediante la asesoría legal.

Cuando se utilice asesoría jurídica el auditor debe preparar resúmenes sobre las discusiones con los abogados y debe enviar copias al abogado consultado, así como al auditor supervisor correspondiente. El abogado podrá entonces confirmar o revisar su opinión informal y evitar conceptos erróneos en el futuro. El borrado de los informes deben ir acompañados por copias de memorándums legales pertinentes durante el proceso de revisión del informe.

Se debe solicitar siempre la asesoría de un abogado cuando existan o puedan existir problemas legales nuevos, excepciones o áreas en las cuales el auditor no tiene experiencia legal.

En cada dirección de auditoría debe contar con uno o más abogados disponibles para dicha asistencia. Además la dirección u oficina de asesoría jurídica o legal efectúa la coordinación general de asuntos legales importantes Para la auditoría interna las consultas deben ser dirigidas a la oficina legal respectiva de la entidad.

El examen y evaluación de la legalidad de las prácticas de la entidad es importante pero es solo una fase de la auditoría. Por ejemplo, una práctica observada en la entidad puede ser enteramente legal pero sin embargo inconveniente o tener efectos adversos. Es necesario desarrollar o informar sobre hallazgos importantes que impliquen desperdicio, derroche, imprudencia u otra falta en la protección de los intereses del gobierno. Una práctica puede ser legal pero no efectiva, eficiente y/ o económica, sin embargo pese a su legalidad el auditor tiene el deber de comunicarla.

7. Obtención de comentarios de personas u organismos directamente interesados que podrían estar adversamente afectados por los hallazgos.

El auditor profesional brinda a las entidades y a los servidores públicos que están o podrían estar adversamente afectados por sus informes la oportunidad de hacer comentarios escritos o verbales sobre sus hallazgos y proporcionar información o explicaciones adicionales antes de presentar el informe. Estos comentarios e información adicional deben reconocerse y discutirse en los informes hasta un grado apropiado como para hacer una presentación completa y objetiva.

Ningún informe de auditoría debe ser emitido en forma definitiva sin escuchar a los responsables de la entidad auditada y dándoles oportunidad de presentar pruebas documentadas.

Este enfoque, además de ser equitativo a los servidores públicos, sirve para proteger a los auditores contra la posibilidad de que se esconda alguna documentación pertinente hasta después de la presentación del informe, produciéndola luego para contradecir su contenido.

8. Determinación de las conclusiones de auditoría.

En base de toda la evidencia de auditoría reunida a través de condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de la entidad u otra información el auditor llega a conclusiones concretas sobre la situación o deficiencia revisada.

9. Determinación de posibles acciones correctivas o recomendaciones

Los hallazgos y conclusiones normalmente deben estar seguidos por recomendaciones a los funcionarios responsables para corregir la deficiencia o evitar su reaparición.

No siempre se puede recomendar específicamente las acciones que eliminarán un defecto. La función básica de auditoría es identificar las deficiencias y prácticas que deben ser corregidas o fortalecidas. La administración de la entidad es responsable de tomar las medidas pertinentes.

Por otra parte, el estudio del problema por el auditor generalmente será la suficientemente amplio como para permitirle hacer sugerencias constructivas acerca de las medidas correctivas apropiadas que se deben tomar.

Si la deficiencia bajo estudio es un incumplimiento de los requerimientos legales o reglamentarios relacionados, la recomendación debe ser más constructiva que el limitarse a sugerir a la entidad cumpla con ellos. Debe hacerse una recomendación básica que dé como resultado un fortalecimiento de los procedimientos o prácticas seguidas para evitar la reaparición de la deficiencia. Debe considerarse siempre, sin embargo, el costo de la aplicación de las medidas recomendadas en relación a los beneficios.

CONCLUSIONES

 El auditor debe expresar sus conclusiones, que son juicios de carácter profesional basados en las observaciones resultantes del examen efectuado.

 Las conclusiones estarán referidas a la evaluación de los resultados de gestión de la institución examinada, en cuanto al logro de los objetivos, metas y programas, así como a la utilización de los recursos públicos, en términos de economía, eficiencia y eficacia, sea administrativa, civil o penal.

 Se deberá indicar la determinación de la violación que incurran los funcionarios o servidores públicos.

 Se hará referencia al número correspondiente a la observación en la cual se expone el hecho con todos los detalles.

 El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente.

 Los auditores no deben tener presiones políticas para que puedan realizar sus auditorías objetivamente e informar sobre sus hallazgos y opiniones, sin temor a las repercusiones políticas.

 Los auditores deben representar más que un resumen de los hallazgos. Se deben establecer claramente las evidencias que respaldan los hallazgos.

 El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.

 El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.

 Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente a toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

BIBLIOGRAFÍA

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 Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa

 Profesor A. López de SA. Año 1974. Curso de Auditoria

 Víctor Lázzaro. Sistemas y Procedimientos

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