Herramientas De Las Adminstracion

1. BENCHMARKING

1.1 Definición:

Es el proceso de comparar continuamente el desempeño de la organización en cuanto a la satisfacción de los requerimientos de sus clientes, en relación con los competidores más reconocidos en la finalidad de determinar e implementar estrategias de mejora.

Es un método que se encuentra inserto dentro de las técnicas, métodos y modelos con los cuales las organizaciones de vanguardia buscan el mejoramiento continuo, la excelencia en forma permanente.

Robert. C. Camp, cuya obra titulada benchmarking lo define asi: “benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conduce a un desempeño excelente.”

También se dice que es “investigación industrial o recopilación de información que permite al administrador comparar el desempeño de su función con el de las mismas funciones en otras compañías”, y añade. Benchmarking identifica aquellas prácticas que debe utilizar la función para lograr la excelencia.

Mediante el benchmarking es posible conocer el grado en que otras organizaciones satisfacen a sus clientes internos y externos, con el fin de establecer estrategias para superarlas.

1.2 BENEFICIOS DEL BENCHMARKING SON:

 Creación de una mejora continúa.

 Incremento de la innovación y la creatividad.

 Difusión de áreas prioritarias de mejora.

 Mayor competitividad.

1.3 LA FILOSOFÍA DEL BENCHMARKING SE FUNDAMENTA EN CUATRO PRINCIPIOS:

a) Conocer La Operación Interna: Deben conocerse y evaluarse los puntos fuertes y débiles, ya que son el punto departido para determinar si la operación se está ejecutando de la forma más adecuada.

b) Conocer a los Lideres de la Industria o Los Competidores: Sí se conoce la fuerza y las debilidades de los líderes y/o de los competidores, no será posible, comparar el desempeño propio con el de otros ni buscar caminos para superarlos.

c) Incluir Solo Lo Mejor: se debe descubrir en que son fuertes los líderes y/o competidores, así como su causa. Debe aprenderse de sus mejores prácticas, aplicarlas en las operaciones propias, ya sea copiándolas o modificándolas, para ajustarlas al ámbito particular del organización.

d) Obtener La Superioridad: el conocimiento de las fuerzas y debilidades propias y de los mejores líderes industriales y/o competidores le permita a la organización mejorar su desempeño y establecer metas objetivas y factibles para ser lo mejor de lo mejor.

PROCESO DE BENCHMARKING

TIPOS DE BENCHMARKING

TIPO DEFINICIÓN OBJETIVO VENTAJAS DESVENTAJAS

INTERNO Actividades similares en diferentes sitios, departamentos, unidades operativas, países, etc.  Identificar estándares de desarrollo interno de una empresa.  Los datos suelen ser fáciles de recopilar.

 Buenos resultados para compañías excelentes que están diversificadas

COMPETITIVO Competidores directos que venden a la misma base de clientes  Identificar información específica acerca de los productos, los procesos y los resultados de sus competidores y compararlos con los de su empresa.  información concerniente a los resultados del negocio.

 Prácticas o tecnologías comparables.  dificultades para la recopilación de datos.

 Problemas de ética.

 Actitudes antagónicas

FUNCIONAL (GENÉRICO) Empresas acreditadas por tener lo mas avanzado en los productos, servicios y/o proceso Identificar las mejores prácticas de cualquier tipo de empresa, que se haya ganado una reputación de excelencia en el área especifica que se esta sometiendo a benchmarking.  Alto potencial para descubrir prácticas innovadoras.

 Tecnologías o prácticas fácilmente transferibles.

 Desarrollo de redes profesionales.

 Acceso a bases de datos pertinentes.

 Resultados estimulantes  Dificultad para transferir practicas a un medio diferente.

 alguna información no es transferible.

 Consume tiempo.

2. O U T S O U R C I N G

Es una tendencia actual que ha formado parte importante en las decisiones administrativas de los últimos años en todas las empresas a nivel mundial.

Ha sido definido de varias maneras. Se pueden mencionar:

1. Es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. La clave de esta definición es el aspecto de la transferencia de control.

2. Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia de administración por medio de la cual una empresa delega la ejecución de ciertas actividades a empresas altamente especializadas.

3. Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para un negocio, a un proveedor más especializado para conseguir una mayor efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una compañía a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.

4. Acción de recurrir a una agencia externa para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía.

5. Es el método mediante el cual las empresas desprenden alguna actividad, que no forme parte de sus habilidades principales, a un tercero especializado. Por habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que forman el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con respecto a la competencia.

6. Consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón o actividad básica de su negocio.

7. Productos y servicios ofrecidos a una empresa por suplidores independientes de cualquier parte del mundo.

8. El Outsourcing es más que un contrato de personas o activos, es un contrato para resultados.

En un contexto de globalización de mercados, las empresas deben dedicarse a innovar y a concentrar sus recursos en el negocio principal. Por ello el Outsourcing ofrece una solución óptima.

Básicamente se trata de una modalidad, según la cual determinadas organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsourcing), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos.

Transfiere así los riesgos a un tercero que pueda dar garantías de experiencia y seriedad en el área. En cierto sentido este prestador pasa a ser parte de la empresa, pero sin incorporarse formalmente.

La metodología del Outsourcing es parte de la toma de decisiones gerenciales, la misma incluye los pasos de todo proceso administrativo de evaluación, planeación y ejecución, ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organización.

Para ello es preciso pasar de un enfoque de abastecimiento tradicional que consiste en un conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación de fuentes internas o externas a una visión estratégica enfocada a aumentar el valor y la calidad de los productos de la empresa.

Es preciso aclarar que Outsourcing es diferente de relaciones de negocios y contratación, ya que en éstas últimas el contratista es propietario del proceso y lo controla, es decir, le dice al suplidor qué y cómo quiere que se desempeñen y se fabriquen los productos o servicios comprados por lo que el suplidor no puede variar las instrucciones en ninguna forma. En el caso de Outsourcing el comprador transfiere la propiedad al suplidor, es decir, no instruye al mismo en como desempeñar una tarea sino que se enfoca en la comunicación de qué resultados quiere y le deja al suplidor el proceso de obtenerlos.

Ejemplo:

Contratación: Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una compañía, la empresa que solicita el servicio es quien determina qué tipo de equipos y detergentes (químicos) utilizar para hacerlo, de qué forma, cuántas personas serían necesarias y cuándo se realizaría.

Outsourcing: En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la compañía proveedora, el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor quien determina cuándo y cómo debe realizar la limpieza, cuáles detergentes va a utilizar y cuántas personas se necesitan para ello.

¿Por qué utilizar Outsourcing?

Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones tales como:

 Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación.

 Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razón de ser de la compañía.

 Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.

 Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control.

 Disposición de personal

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