INFORME DE PASANTIAS MAYOR Y DISTRIBUCIONES DON PEPE C. A.

INTRODUCCIÓN

Las pasantías son el instrumento a través del cual el estudiante pone a prueba la base de los conocimientos tanto teóricos como prácticos que adquirió durante su formación académica, se puede considerar como la fase de ejecución del proceso que corresponde a la práctica vinculada a los conocimientos, habilidades, destrezas del alumno, partiendo de la experiencia propia del contexto donde se desentraña, conformado por la institución educativa, el campo laboral, las normas más  procedimientos formales de la institución o empresa donde se lleva  a cabo este periodo.

En este sentido la culminación de las actividades del estudiante como pasante es el requisito que lo acredita ante el programa del Instituto Universitario en Tecnología

“ANTONIO JOSE DE SUCRE”, reflejando las diferentes actividades realizadas durante 08 Semanas en la Empresa Mayor y Distribuciones Don Pepe, C. A, ubicada en la Ciudad de Barinas Estado Barinas, la cual es especialista en la venta de víveres y utensilios para comida rápida y pastelería, además. El objetivo del pasante fue poner en práctica los conocimientos adquiridos durante la formación académica, resultando ser provechosa durante el proceso de pasantía. Se realizó el análisis y especificación del Sistema administrativo de la empresa mediante el sistema DATUM. Se fomentó el conocimiento en desarrollo de aplicaciones web, Excel y entre otros

        Este informe se realizará para la capacitación,  preparación y obtención del título técnico superior en Administración mención Mercadotecnia.En tal sentido, queda estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I: Se destacan aspectos alusivos a las características de la empresa, como por ejemplo: razón social, actividad comercial, objetivos, misión y visión, entre otros.

 Capítulo II: Está enfocado a describir las características del departamento donde se desarrollaron las pasantías, resaltando los aspectos principales de la sección de la empresa que sirve de contexto para este fin, en las que se puede nombrar el organigrama y la descripción general. En este informe es de vital importancia señalar el papel que tiene el pasante en la organización mediante revisión de las actividades realizadas durante dicho periodo[pic 1]

Capítulo III: Cuyo cuerpo está conformado por la descripción de las actividades y recursos utilizados.

Capítulo IV: Hace referencia al diagnóstico situacional y propuesta de solución finalmente se encuentran las Conclusiones o logros de las pasantías, lista de referencias, glosario de términos y anexos.

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CAPÍTULO I

RESEÑA DE LA EMPRESA

Nombre de la Institución

MAYOR Y DISTRIBUCIONES DON PEPE C. A.

Tipo y Rama de su Actividad Comercial

MAYOR Y DISTRIBUCIONES DON PEPE, C.A. se encarga de la venta de víveres al detal y mayor para la preparación de comida rápida así como utensilios para la repostería.

Objetivos de la Empresa

Objetivos General

• Distribuir al mayor y detal productos de consumo masivo por diversas regiones del país.

Objetivos Específicos

• Maximizar las ventas de sus productos abasteciendo a toda la clientela.
• Satisfacer al público en general con productos de consumo masivo.
• Ampliar el número de clientes logrando la expansión dentro y fuera de la región a través de la creación de convenios comerciales.

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Misión y Visión

Misión

        Satisfacer además  abastecer al público en general con productos de consumo masivo, permitiéndole así, incorporarse al mercado competitivo ofreciéndoles atención, calidad , mejores precios, para maximizar las ventas de sus productos, basándose en valores de solidaridad, respeto,  compromiso y disciplina; con vocación, voluntad, unión y cooperación de los asociados como también   trabajadores, atendiendo a su formación.

Visión

        Ser una empresa líder en distribución al mayor y detal de productos de consumo masivo en la región llanera, reconocida por la calidad de los productos que ofrece, buena atención al público, gestión eficiente, autonomía financiera, que nos permitan dominar el mercado competitivo así ampliar la cartera de clientes; logrando  la expansión dentro y fuera de la región a través de la creación de sucursal.

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Figura 1. Estructura organizativa de la Empresa

(Organigrama)

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Fuente: MAYOR Y DISTRIBUCIONES DON PEPE C. A. (2015)[pic 6]

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LAS PASANTIAS

Nombre del Departamento

Departamento de Administración y Contabilidad.

Objetivos del Departamento

Objetivo General

Implementar los procedimientos administrativos que permitan gestionar la administración financiera del Servicio.

Objetivos Específicos

• Programar, dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.
• Proponer al ejecutivo proyectos de política, normas y procedimientos en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones de la institución.
• Controlar y supervisar todas las operaciones de carácter administrativo a su cargo, de manera que se desarrollen acorde a la programación establecida.

Funciones y Actividades        

La administradora de la empresa MAYOR Y DISTRIBUCIONES DON PEPE, C. A. debe cumplir con las siguientes funciones:

Procesar las facturas de gastos en el sistema DATUM.

Registrar y codificar en el sistema los proveedores de la empresa

Sacar los pagos de proveedores

Procesar retenciones tanto de IVA como de I.S.L.R.[pic 7]

Procesar Nomina.

Preparar los pagos del  IVSS, FAOV  e  I.S.L.R.

Hacer la declaración mensual del I.V.A  e  I.S.L.R.

Procesar los reportes del libro de compras.

Funciones del Departamento

-    Procesar Nomina y Auditar los cesta tickets de las ventas.

• Gestionar los gastos menores de la empresa a través de la caja chica.
• Pago de Nóminas de Empleados, Obreros y Vendedores, así como también la cancelación de los pagos a proveedores y pagos de otros servicios.
• Registro y procesamiento de facturas de compras y de facturas de gastos en el sistemas de gestión administrativo DATUM.
• Registro y codificación de los nuevos proveedores en el sistema DATUM.

Actividades del Departamento

• Supervisar que las operaciones contables y fiscales cumplan con la normativa vigente en la Ley y sus reglamentos.
• Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa.
• Registro, control y procesamiento de facturas.
• Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de información para el registro contable.
• Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades superiores.
• Elaboración y pagos de nóminas semanales (nominas obreros), nominas quincenales (nominas empleados).
• Impresión y entrega de los recibos de pagos de los empleados, lo que permite mantener el control y confidencialidad de la información procesada.

Interrelación del departamento de Administración y Contabilidad con otros departamentos

Con el Departamento de Gestión de Talento Humano

        Procesa la información correspondiente a la asistencia puntual y continua de los trabajadores la cual sirve como soporte para el pago oportuno de la nómina de los empleados de la empresa. De igual forma  gestiona los premisos y reposos justificados de los trabajadores los cuales tiene una incidencia en el pago de la nómina (segundo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras LOTTT) que elabora el departamento de Administración ya que la información que le suministra Gestión de Talento Humano forma parte integral en el procesamiento, control y elaboración de los cálculos y pagos de la misma.

Con el Departamento de Facturación y Cobranzas

        Guardan una relación estrecha debido al procesamiento y cancelación de los comprobantes de retención de IVA ya que la empresa es agente de retención y tiene un compromiso fiscal con la administración tributaria. Es deber del departamento velar por el buen procesamientos de las retención de acuerdo a lo que estable el SENIAT como compromiso tributario ante el fisco nacional, por ello el departamento de contabilidad representa en la empresa el filtro final en todo el procedimiento y gestión de este proceso. Con respecto al departamento de cobranzas, en cuanto a la recepción de los cesta tickets productos de las ventas. El departamento de contabilidad recibe estos para auditarlos y comprobar efectivamente que corresponde al monto y cantidad relacionados por el mismo, procediendo posteriormente a realizar la remesa que será enviada a depositar a los diferentes bancos, cumpliendo así con la culminación de este procedimiento.

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