INSTRUCTIVO CUMPLIMIENTO DE PERSONAL

Instructivo para completar el Cumplimiento Mensual de Personal

Cumplimiento RP2100

Fundamentos

El cumplimiento RP 2100 debe ser llenado mensualmente con los datos de los efectivos dentro del ámbito de cada Coordinación de Policía, Dirección o Superintendencia y ser elevados a esta División de Personal de la Superintendencia de Policías de Seguridad antes del primer día de cada mes a la dirección de correo electrónico divisionpersonalseguridad@gmail.com, y enviado en formato papel antes del día cinco de cada mes.

Dicho cumplimiento es un informe del personal a mes vencido, y es utilizado en forma intensiva por esta División y por la misma Superintendencia de Seguridad, por lo que es esencial su correcta confección. También se realizan consultas y estadísticas con la información recabada por medio de este cumplimiento, por lo que hace imperioso que se realice a tiempo la elevación y que los datos contenidos estén normalizados (o estandarizados) para mayor eficiencia en las diversas consultas. Es obviamente necesaria la fiabilidad de la información para evitar realizar informes incorrectos.

Estos usos hacen del RP 2100 una herramienta fundamental a la hora de tomar ciertas decisiones de gestión y obtener una visión general de la situación de cada dependencia. Por ello se hace necesario estandarizar los datos que en él se informan y asegurar un alto nivel de fiabilidad en los mismos, sin contar la urgencia con que son requeridos mensualmente.

Confección del cumplimiento

Para realizar el cumplimiento correctamente deben tenerse en cuenta los puntos que se detallan en las siguientes secciones. Previamente se darán indicaciones generales para trabajar con las macros proporcionadas.

Abertura de los archivos Excel

Para trabajar con los archivos Excel proporcionados por esta División de Personal, deben habilitarse las macros. Una macro es un módulo de código embebido desarrollado en VBA (Visual Basic para Aplicaciones). El código no es visible para el usuario, y no deben preocuparse por ello, pero sí para habilitar este código.

Cuando se abre un archivo Excel se verá la opción de habilitar o deshabilitar el contenido de las macros que contiene. Debe escogerse siempre la opción de habilitarlas. Si no se ve esta opción es porque está configurado con el nivel más alto de seguridad. En ese caso deben seguirse los siguientes pasos:

Paso 1: al abrir el archivo Excel debe irse a la pestaña Archivo que se encuentra en el margen superior derecho para las versiones de Microsoft Office 2010 y superior, y escoger Opciones en el menú vertical de la izquierda:

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Paso 2: se abrirá una cuadro de diálogo donde se debe escoger en el menú vertical de la izquierda Centro de confianza y a la derecha Configuración del centro de confianza…

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Paso 3: se abrirá un nuevo cuadro de diálogo donde deberá escogerse nuevamente en el menú vertical de la izquierda Configuración de macros y a la derecha marcar la opción Deshabilitar todas las macros con notificación. Luego se marca Aceptar en cada cuadro de diálogo

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Una vez realizadas estas acciones, se guardan los cambios, se cierra el archivo y se vuelve abrir. Ahora se verá la opción de seguridad de habilitar las macros:

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Para las versiones 2007 en lugar de Habilitar contenido habrá una opción que abrirá un cuadro de diálogo donde puede escogerse Habilitar macros (Habilitar este contenido) o Deshabilitar macros (Ayudar a protegerme contra contenido desconocido). En este caso deberán habilitarse.

Nombre de archivo y hoja

1. A cada Coordinación se le proporcionará el formato del cumplimiento que deben respetar, comenzando por el nombre de archivo y  nombre de solapa. El nombre de archivo en que reciben el formato (que es un archivo Excel) no debe ser modificado por ningún motivo. Así, la Coordinación de Policía La Matanza recibirá el archivo Excel “RP 2100 – 101 LA MATANZA.xls”, la Coordinación de Policía La Plata el archivo “RP 2100 – 102 LA PLATA.xls”, y así para cada dependencia superior. Estos nombres de archivos no deben modificarse ni agregarse la fecha u otro dato.
2. El cumplimiento RP 2100 está confeccionado en un archivo Excel con varias filas y columnas en una hoja. La hoja o solapa tiene el nombre RP2100, y el mismo no debe ser modificado por ningún motivo, ni agregado dato alguno:

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1. Cada fila del cumplimiento contiene los datos de un efectivo. Las columnas son los datos de los efectivos. Los efectivos no pueden repetirse en el cumplimiento. En caso que se repita, la celda del legajo de los efectivos repetidos se pondrán de color rojo. Los encargados de confeccionar el RP 2100 deben tener en cuenta este punto para evitar duplicados:

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Columnas con datos de destino

1. De las columnas de información de efectivo, las columnas B a E son datos del destino. En la columna B se debe colocar la Coordinación de Policía, en la C el tipo de dependencia, en la D la dependencia donde presta servicios el efectivo y la E el partido donde se encuentra esa dependencia. Estas cuatro columnas están configuradas con listas desplegables, no debe escribirse nada, sino escoger una opción de la lista. Tampoco deben copiarse y pegarse datos de otras celdas u otros archivos (este último punto es general para todo el cumplimiento).
2. En la columna B debe colocarse la Coordinación de Policía. Esta columna no puede estar vacía en ningún caso. Esto quiere decir que cada RP2100 que se informe, tendrá está columna común a todos sus efectivos:

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1. La columna C es para el tipo de dependencia, que puede ser Comisaria, Jefatura Distrital, Jefatura de Policía Comunal, etc. Esta columna no puede estar vacía en ningún caso. También tiene listas desplegables y no debe copiarse y pegarse ni escribir nada:

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1. La columna D es para el destino donde presta servicios el efectivo. Esta columna no puede estar vacía en ningún caso. También tiene listas desplegables y no debe copiarse y pegarse ni escribir nada:

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1. La columna E es para el partido donde se halla la dependencia. Esta columna no puede estar vacía en ningún caso. También tiene listas desplegables y no debe copiarse y pegarse ni escribir nada:

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Columnas con datos del efectivo

1. El resto de las columnas contiene información del efectivo, conteniendo información de su jerarquía (F), legajo (G), agrupamiento (H), apellido (I), nombre (J), función (K), domicilio (L), localidad (M), partido (N), situación de revista (O), licencias (P), régimen horario (Q), horarios (R), y fechas de último ascenso (S) e ingreso (T). Las columnas F, H, K, N, O y P están configuradas con listas desplegables. Por ello, no deben copiarse y pegarse datos en estas columnas ni escribir por teclado nada, solo deben escogerse una de las opciones disponibles en la lista desplegable.
2. Columna F (jerarquía): esta columna no debe estar vacía y debe elegirse una de las opciones disponibles. No debe teclearse, ni escribirse nada ni copiarse y pegarse ninguna información aquí.
3. Columna G (legajo): debe colocarse el número sin ninguna puntuación y sin espacios en blanco. Si al colocar el legajo, la celda se pone en rojo, es porque ese legajo ya está cargado en el cumplimiento y seguramente se está duplicando el efectivo. Debe prestarse especial atención a este suceso para corregirlo inmediatamente.
4. Columna H (agrupamiento o escalafón): esta columna no debe estar vacía y debe elegirse una de las opciones disponibles. No debe teclearse, ni escribirse nada ni copiarse y pegarse ninguna información aquí.
5. Columnas I e J (apellido y nombre): los nombres deben escribirse todo en mayúscula, sin más de un espacio entre nombres ni espacios en blanco al inicio del nombre. Es importante escribir el nombre para poder filtrar posteriormente u ordenar los datos por el criterio que se necesario oportunamente.
6. Columna K (función): esta columna no debe estar vacía y debe elegirse una de las opciones disponibles. No debe teclearse, ni escribirse nada ni copiarse y pegarse ninguna información aquí. En las planillas entregadas, las celdas están todas borradas, esto se debe a que fueron cambiadas las funciones y deben adaptarse los datos de los efectivos a las nuevas funciones:

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1. Columnas L, M y N (domicilio, localidad y partido): en las columnas L y M no hay litas desplegables, sin embargo en la columna N de partido sí. En esta columna, las reglas son las mismas, la columna no debe estar vacía y debe elegirse una de las opciones disponibles, tampoco debe teclearse, ni escribirse nada ni copiarse y pegarse ninguna información aquí. También debe colocarse el partido correspondiente a la localidad. El caso de la opción OTRA, es para el caso en que el efectivo no viva en jurisdicción del territorio de la Provincia de Buenos Aires, ya sea porque vive en CABA o en otra provincia. En este caso, en localidad se pondrá la localidad o ciudad correspondiente si es otra provincia, o el barrio porteño en caso de vivir en CABA. Además, deben seguirse las siguientes reglas de llenado para las columnas L y M (domicilio y localidad):

1. Debe usarse mayúsculas para todas las letras
2. No usar puntos
3. No dejar espacios en blanco al inicio de cada celda
4. No dejar más de un espacio en blanco entre dos palabras
5. No usar abreviaturas
6. Ejemplos incorrectos:

1. V. ELISA
2. Villa Elisa
3. VILLA  ELISA

1. Forma correcta: VILLA ELISA

Columnas de situación de revista y licencias

1. Columna O (situación de revista): esta columna no debe estar vacía y debe elegirse una de las opciones disponibles. No debe teclearse, ni escribirse nada ni copiarse y pegarse ninguna información aquí. Las opciones son ACTIVO, ACTIVO (TNO), ACTIVO (TA), INACTIVIDAD, DESAF SCIO, DISPONIBILIDAD, JMD-JMS, INCAPACIDAD y RAT:

1. ACTIVO: cualquier efectivo que no esté en otra situación particular. Un ACTIVO puede ser de cualquier agrupamiento. Un ACTIVO puede tener en licencia cualquiera de las opciones disponibles o nada.
2. ACTIVO (TNO): igual que todo al ACTIVO, salvo agrupamiento. Solo pueden ser TNO los CDO o EG. Esta situación debe estar dado por Junta Médica.
3. ACTIVO (TA): igual a la anterior, pueden ser TA todos los agrupamientos menos los CDO y EG.
4. INACTIVIDAD, INCAPACIDAD, DESAF SCIO, DISPONIBILIDAD y RAT: son situaciones muy particulares que deben estar debidamente justificada. En cualquier caso de estos, la celda de licencia DEBE ESTAR VACÍA.
5. JMD-JMS: este caso es muy particular y no siempre se da. Si se marca esta opción, la celda de licencia DEBE ESTAR VACÍA. Este caso se da solamente cuando un efectivo cumplió varios días de RMH y por acumulación (45 días) es derivado a Junta Médica. En este caso, suele haber un lapso de tiempo entre que culmina los días de RMH y la fecha citado para JMD o JMS. En este lapso, es que se coloca la opción JMD-JMS. Sino, las opciones son RAT, ACTIVO (TNO) o ACTIVO (TA). Colocar JMD-JMS y en licencia poner RMH u OTRAS LIC,         ES UN ERROR.

1. Columna P (licencia): tiene varias opciones, pero todas ellas son factibles SOLAMENTE SI LA SITUACION DE REVISTA ES ACTIVO, ACTIVO (TNO) O ACTIVO (TA). En cualquier otra circunstancia, esta columna debe estar vacía.

Otras columnas

Las otras columnas son para régimen horario, régimen de servicio, fecha de último ascenso y fecha de ingreso. Si hay una celda sin información, no se colocan cruces, simplemente se deja vacía (como régimen horario para un desafectado de servicio).

Las últimas tres columnas son solamente para los jefes o para quienes ocupan un cargo, y son los datos necesarios para el cumplimiento RP 2492. De esta manera, se evita realizar este segundo cumplimiento. Estas columnas son fecha posición puesto (en el cargo que ocupa), DMPT y RESOLUCIÓN. En caso que no tenga DMPT o RESOLUCIÓN, y se trata de un JEFE, 2DO JEFE, etc., se colocará la inscripción EN TRÁMITE. Para el resto de los efectivos que no tienen cargo, estas columnas deben ir vacías. Ni cruces, ni asteriscos ni líneas cruzadas.

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