Importancia de la organización. El proceso de la organización

Importancia de la organización.

Consiste en simplificar el trabajo por medio de procesos, sistemas, métodos y procedimientos para una fluidez y facilitar el funcionamiento de las actividades en la empresa, dándonos beneficios como:

• Reducción de costos
• Incremento en la productividad
• Reducción y/o eliminación de la duplicidad
• Simplificación del trabajo

El proceso de la organización.

Está constituido por dos etapas:

• División del trabajo
• Coordinación

División del trabajo.

La división del trabajo es la delimitación de las funciones para un desarrollo de mayor precisión, eficiencia y especialización de las actividades en los procesos y el trabajo, mediante la jerarquización se define la estructura de la empresa, por grado de importancia y mando.

La departamentalización es la división y agrupamiento de funciones y actividades en base a una similitud.

La descripción de actividades es determinar y clasificar los factores y actividades para llevar a cabo un trabajo.

Estructuras de la organización.

Dependiendo de las características y de los requerimientos de cada empresa es posible utilizar diversos tipos de organización tales como:

Funcional:
Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr una mayor eficiencia del personal, es el tipo de organización más usual.

Por productos:
Es recomendable en empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos, se hace con un producto o productos relacionados entre sí.

Geográfica o por territorios:
Se utiliza cuando las áreas de la organización realizan actividades en sectores alejados físicamente. Se utiliza sobre todo en el área de ventas por ejemplo: Organizar la empresa en zonas regionales.

Clientes:
Establecer departamentos cuyo objetivo es servir a los distintos compradores o clientes, se aplica en empresas comerciales, tiendas de autoservicio y tiendas departamentales.

Por procesos o equipo:
Se crean departamentos enfocados al proceso o equipo (herramientas de producción) genera ventajas económicas, de eficiencia y ahorro de tiempo, ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque así lo requiera el proceso.

Secuencia:
Se utiliza en niveles intermedios u operativos, es conveniente cuando por razones técnicas o económicas se requiere hacer la departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo

Coordinación

Consiste en lograr la unidad de esfuerzos de forma tal que las funciones y los resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempos ociosos y fugas de responsabilidad.
La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación misma que se obtiene a través de establecer líneas de comunicación y autoridad fluidas.
La coordinación es el proceso de sincronizar y armonizar las actividades para realizarlas con la calidad requerida.

MODELOS DE ORGANIZACIÓN

Son distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implementar en una empresa que dependen de factores tales como el giro, magnitud, características, recursos, objetivos, tipo y volumen.

Las estructuras más comunes son:

Lineal o militar:

La autoridad se concentra en una sola persona que toma todas las decisiones y tiene responsabilidad del mando, el superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos quienes reportan a un solo Jefe, se conoce así porque se originó en instituciones militares

Lineo-funcional:

Es la más práctica en agrupar las funciones de acuerdo con las áreas funcionales de la empresa las más comunes son mercadotecnia, recursos humanos, finanzas, producción y sistemas.

Staff:

Carece de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones y surge de la necesidad de las empresas de contar con la ayuda de especialistas en el manejo de conocimientos capaces de proporcionar información experta y asesoría a los departamentos de línea y es aconsejable en las empresas medianas o grandes

Comités:

Asigna funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común asuntos que se les asignan y son de carácter temporal, entre los más usuales están:

• Directivo
• Ejecutivo
• De vigilancia
• Consultivo

Multidivisional:

Su estructura es propia de grandes empresas en las que por la magnitud de sus operaciones y para lograr una mayor eficiencia la organización se subdivide en unidades con base en productos, servicios, áreas geográficas o procesos

Holding:

Es una sociedad que está constituida por diversas empresas de giros diferentes con funciones y Administración independientes o una empresa que dependen de unidades de negocio autónomas que forman parte de la empresa matriz.

Matricial:

Es una combinación de distintos tipos de organización y consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones se distingue de otros tipos de organización en que se abandona el principio de la unidad de mando en favor del sistema de Mando múltiplo de "dos jefes" y requiere de una estructura administrativa sólida.

Transnacionales o globales:

Estructuras organizacionales más complejas que varían de acuerdo con el grado de descentralización. Las más comunes son:

• Divisiones internacionales= Se mantiene la estructura del país de origen y la división internacional opera de forma similar.
• Sucursales internacionales= Actúan independientemente de la matriz; las áreas funcionales se estructuran de manera regional.
• Integrada= La empresa se fracciona en divisiones que se dirigen desde una base internacional, esto permite promover la eficiencia de información y la transferencia de tecnología.
• Estructuras Mixtas= Se aprovechan las ventajas de las distintas estructuras anteriores en donde la empresa central dirige la red global.

Técnicas de organización

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