LA BUROCRACIA COMO MODELO DE ORGANIZACIÓN

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UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

TRABAJO FINAL

LA BUROCRACIA COMO MODELO DE ORGANIZACIÓN

FUNDAMENTOS DE LA GERENCIA

ANA KARINA ARMAS

ZLOCZOVER VILLARREAL, PATRICK CLAUDIO U20141A453

CAMPOS, LIVIO ALEJANDRO

OCHOA VILLAGRA, YASHIRA STEFANY  U201510381

En la actualidad, hablar del término “burocracia” no es tan sencillo como parecería. ¿Por qué? Porque no es una palabra con un solo significado y no significa lo mismo para todos. Para entender, casi a la perfección, lo que es burocracia, podríamos citar a uno de “los padres de la sociología” Max Weber quien aclara que: “La Burocracia es como una forma de organización que realza la precisión, la velocidad, la claridad, la regularidad, la exactitud y la eficiencia conseguida a través de la división prefijada de las tareas, de la supervisión jerárquica, y de detalladas reglas y regulaciones”. Es decir, burocracia es un método por el cual cada miembro o persona tiene una tarea en específico en un sector determinado, teniendo una meta y desarrollando habilidades. En pocas palabras, la burocracia es muy similar a una clase de gobierno ya que, cada miembro posee una asignación específica que tiene que realizar, con un determinado propósito. Ahora, teniendo una definición de burocracia entendible, la podemos relacionar con algo en específico como con una organización. La burocracia en una empresa no es ni buena ni mala en su totalidad ya que tiene ventajas (buen desempeño, orden, etc) y desventajas (deciden los de mayor cargo, mucho seguimiento del reglamento, etc). Pero, si bien es cierto, existen organizaciones que toman una burocracia como algo no producente por distintas características que podrían afectar a la compañía de manera negativa. Una de estas particularidades es la toma de decisiones por parte de las personas de más alto rango o nivel en la empresa (centralización), como gerentes generales, accionistas, entre otros. Es decir, que lo que sucede o sucederá en la empresa gira en torno a estas personas, sin tomar en cuenta a los empleados de menor nivel, quienes podrían aportar positivamente con alguna idea que pueda beneficiar a la empresa o haga cambiar de opinión a la “mesa directiva”. Otro punto a discutir podría ser la poca flexibilidad en la organización, la cual limita a los trabajadores en general poder “desobedecer” el reglamento, no para perjudicar a la empresa, sino para beneficiarla. Por ejemplo, presentar un modelo clásico pero moderno cuando lo requerido por la empresa era algo netamente clásico. En este caso, no permite innovar o dar a la empresa algo nuevo que pueda llamar la atención. Entonces, por lo mencionado, en este trabajo presentaremos nuestras ideas del porque un modelo burocrático en una organización no es la mejor manera, forma o rumbo de llevar a una empresa al éxito, tomando como ejemplo a Carolina Store (parte de la empresa Carolina SAC).

La burocracia como modelo de organización es caracterizada por ciertos procedimientos regularizados. Es decir, normas que las personas pertenecientes a la organización deben seguir al pie de la letra, debido que estas tienen un exagerado apego a los reglamentos. Por ejemplo, la división o especialización del trabajo, donde cada trabajador o miembro de la organización tiene un rol que cumplir, ya que este es especialista en la labor que desempeña. Por otro lado, la jerarquía vertical al momento de dictar órdenes; con esto nos referimos a un carácter formal en las comunicaciones. Una toma de decisiones rápida para que cada persona sepa que hacer y quien estará a cargo, basándose en la racionalidad de las personas que las conforman.  Esta tiene como objetivo el garantizar la máxima eficiencia hacia la organización. Asimismo, las personas que forman parte de la organización, solo tienen una relación impersonal, por lo que tienen metas en común para el bien de la empresa. Muy aparte de las horas de trabajo, ellos no se involucran en los problemas personales de sus colegas o jefes. Por ello, creemos que la burocracia para cualquier tipo de organización no es válida, ya que solo cree que la racionalidad para gobernar una organización pública o privada es la mejor forma para crecer. Desde nuestro punto de vista, la gerencia de una empresa suele sostener una posición conservadora o en ocasiones racional, lo cual no está mal de modo que, para cualquier tipo de decisión se debe buscar las ideas más racionales que dejen que la empresa siga el principio contable de negocio en marcha. Dada la situación actual, una era de cambios tecnológicos, deben adaptarse a los nuevos tipos de clientes, enfrentándose a los nuevos intercambios de información, las transacciones y las nuevas formas de trabajar en equipo. De esta manera, se superan los distintos intereses que cada componente de la organización tiene y busca maneras de reducir costos y aumentar la productividad, resultando imposible de realizar en una organización burocracita. Ellos solo siguen con el mismo modelo implicado por Max Weber y otros contemporáneos,  los cuales creían que la burocracia es una buena forma de gobernar o dirigir una organización porque seguían fielmente las rutinas y procedimientos rechazando las nuevas formas y cuestionando el cambio. Además, una organización debe ser creativa, permitiéndole proponerse metas u objetivos desafiantes para la misma y los empleados. Una estrategia muy útil, sería que los trabajadores puedan dar su punto de vista de los distintos proyectos y crear una discusión para seguir una acción conjunta, que sería generar ganancias a la empresa. ^[1] Por otra parte, las tomas de decisiones en la burocracia deben darse con mayor rapidez, debido a que la información pasaba por la cadena jerárquica llegando hasta los empleados; sin embargo, hoy la información es ilimitada, por la cual el hecho de tomar acciones con rapidez interfiere en contra el desconocimiento del entorno y las distintas competencias. Estas actualmente   son cada vez más innovadoras y retadoras, entrando al mercado económico para deshacerse de aquellas organizaciones que temen a lo nuevo. Por lo tanto, una empresa guiada por el modelo burocrático no podría competir con las ideas innovadoras y quedarían en el óvido, pues una parte importante de las organizaciones, son clientes quienes buscan lo nuevo, de tal manera que es lo más manejable. Como ya mencionamos anteriormente, en la nueva era de la tecnología vienen los accionistas o proveedores jóvenes. Estos  buscan adaptarse a la nueva tecnología, pues traen nuevas ideas consigo y ya no quieren apegarse a las reglas, es decir quieren una organización creativa y moderna.

El siguiente punto a tratar en las organizaciones burocráticas, es la centralización. Con este término, nos referimos a los que tienen el poder decisorio  (solo unas cuantas personas como jefes de directorio, accionista y en algunas ocasiones jefes de algunas áreas de la organización),  ya que no consideran las opiniones de otras personas a parte de las suyas. Esto genera una falta de organización y comunicación, manifestando algunas demoras y aumentando costos operacionales. Son estos puntos, la clave del éxito en la gerencia  actual.  También, este tipo de organizaciones no son viables, ya que ocasiona que los empleados no se identifiquen con la empresa y no tenga una buena cultura organizacional. Por ello, consideramos que las organizaciones tienen que ser descentralizadas, permitiéndoles ser más flexibles para que puedan afrontar las distintas circunstancias que se presenten en este cambiante entorno económico y poder atender a los clientes de una buena manera. Pues, de no ser una organización descentralizada, las opiniones de los clientes deben ascender de manera jerárquica hasta llegar al gerente, el cual debería informarse de todo para luego  tomar una decisión. Tras haber tomado su decisión, debería descender hasta los empleados e informarlos para no generar una disconformidad por parte de los clientes. Con respecto a esta parte, se logra mejorar la toma de decisiones evitando los papeleos. De esta manera, las organizaciones descentralizadas y los trabajadores están familiarizados con los problemas que la empresa tiene, y se podrían diseñar algunas soluciones, lo cual beneficiaria de gran manera a las empresas^[2]. Además, las organizaciones que no se rigen por el comportamiento burocrático, mantienen un compromiso con la organización y  una mayor productividad. Por esta razón, los gerentes confían en sus empleados aumentado la eficiencia de aprovechar el tiempo y el respeto entre ellos. Otra característica del sistema descentralizado, es la innovación tecnológica  de sus propios empleados y gerentes, los cuales tienden a ser más creativos, ya que estas ideas pueden haber surgido de los empleados que se preocupan por el trato de sus clientes. Por otro lado, las organizaciones descentralizadas tienen una jerarquía horizontal, donde la comunicación puedes surgir desde abajo hacia arriba, entregando responsabilidades y estableciendo relaciones personales, que son de gran ayuda a la empresa. En un ambiente de trabajo, donde hay respeto y sentido de compañerismo, la responsabilidad las decisiones de los gerentes pueden ser cumplidas por los trabajadores, porque estos sienten que su jefe les tiene confianza y los hacen sentir más capacitados con respecto a su labor. Por lo tanto, una empresa dirigida por un modelo horizontal donde todos pueden opinar, da paso a mayor eficiencia y eficacia en el trabajo.

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