LIBROS AUXILIARES

1.- EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA

A.- Concepto

Registra los cobros y los pagos que efectúan a la cuenta caja. Aunque en algunas empresas el volumen de operaciones de efectivo hace necesario utilizar registros separados para los cobros y los pagos, en este tema sólo se explica el libro de uso más sencillo, en el cual los cobros y los pagos se anotan en las del lado derecho. De las primeras se dice que son el lado de las entradas, de las segundas que son el lado de las salidas.

Las entradas pueden provenir de:

a. Ventas al contado

b. Cobro a los clientes

c. Préstamos obtenidos

d. Documentos negociables, pagarés y otros

Las salidas pueden deberse a:

a. Compras al contado.

b. Pago a los proveedores.

c. Pago de préstamos obtenidos.

d. Cancelación de documentos negociables aceptados.

e. Pago de los gastos de administración y ventas.

La utilización de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas:

1) Reduce el espacio necesario para el registro de cada operación, pues como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronológico en el diario Principal, es necesario escribir una explicación completa de cada asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas las de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible evitar la repetición de muchos detalles que son iguales en cada caso, de manera que el registro puede hacerse mucho más breve eliminando así gran parte del trabajo necesario para asentar en el Diario Principal los nombres de las mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos y otros.

2) Facilita la división del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede dedicarse un empleado al registro de ventas a crédito solamente; otro al de compras a crédito, otro al de entradas y salidas de caja etc.

3) Reduce en gran proporción los pases a las cuentas del Mayor. Por ejemplo, en vez de pasar partida al haber de la cuenta de ventas, se hace un pase por el total, al final de cada mes.

B.- Forma de operar

Llevando estos diarios no tenemos que ir realizando cada operación en el diario general, sino que cada una de ellas se lleva en el diario especifico destinado únicamente para este tipo de operación; registramos las operaciones de un determinado periodo, por ejemplo un mes; una vez registrada realizamos un resumen de las operaciones totales registradas en ese diario auxiliar correspondiente a ese mes, y formulamos un asiento resumen que va al diario general, luego se realizan los pases de dicho asiento al mayor general

C.- Relación de los diarios auxiliares con el diario principal

Para algunos contadores, los Diarios Auxiliares que se establezcan, cualquiera que sea su número, los consideran en unión del Diario Principal, como única función constituyente del registro de todas las operaciones de diario de la empresa, es decir, que el Diario Principal y los Diarios Auxiliares son una misma cosa; en tal sentido ninguno de los diarios auxiliares debe resumirse o formalizarse más tarde sino que por el contrario, todas las operaciones que allí se registran son anotadas en firme, debiendo pasarse directamente, sin utilizar como puente el Diario Principal. Otros sostienen que los diarios Auxiliares son libros con funciones separadas, efectivamente auxiliares, y que las operaciones que allí se registren deben ser resumidas al término de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor, deben ser resumidas al término de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor mediante un asiento en el Diario Principal, con lo cual éste mantiene su papel de unidad central de registro cronológico.

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