LOS AUXILIARES

LIBRO MAYOR Y BALANCE

Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite elaborar los estados financieros de propósito general. La información se obtiene a nivel de cuentas mayores y produce una síntesis de los movimientos débitos y créditos que afectaron cada una de las cuentas de mayor, codificadas como ya se dijo con cuatro dígitos. El Mayor y Balances contienen todas las cuentas mayores del PUC que utiliza el ente económico. La información analítica de las cuentas se obtiene de los libros auxiliares.

Las partes que integran el Mayor y Balances son:

 Número de folio del mayor: es el número consecutivo que le corresponde a la hoja del mayor donde se realiza el resumen.

 Código y nombre de la cuenta: en estas columnas se anotan el código y nombre de la cuenta de mayor.

 Saldo del mes anterior: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos que presentan las cuentas mayores en el mes anterior al mes que se está mayorizando.

 Movimiento del mes: se dispone de dos columnas Debe y Haber que recibirán los débitos y créditos del movimiento del mes.

Saldo del mes siguiente: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos resultantes de sumar y restar los movimientos al saldo anterior.

El procedimiento para mayorizar es el siguiente:

 Los totales de cada cuenta obtenidos en el libro Diario Multi-columna al finalizar el mes son trasladados a la respectiva cuenta del mayor en las columnas débitos y créditos del movimiento del mes.

 El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza débito al finalizar el mes se obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la columna debe y restando del saldo el movimiento de la columna haber

 El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza crédito al finalizar el mes se obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la columna haber y restando del saldo el movimiento de la columna debe.

PROCEDIMIENTO

 Se registra el comprobante de apertura en la columna saldos anteriores.

 Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al movimiento.

 Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente

 Al finalizar el periodo contable, en la columna movimiento se registran el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de los estados financieros.

 Se registra por último, el comprobante de cierre, para cancelar el libro mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al balance general.

Cuando se cometen errores en este libro, se puede corregir así:

 Si hay una incorrección en el código o en el nombre de una cuenta, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.

 Si hay error en la cantidad de una o varias cuentas, se anula toda la columna y se vuelve a registrar el movimiento o los saldos correctos en las columnas siguientes.

 Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.

AUXILIAR DE PROVEEDORES

Representa una compra de materiales o mercancías a crédito, se registra en “cuentas por pagar a proveedores”. El saldo de esta cuenta se forma con la suma total que se les adeuda a todos los proveedores. Para obtener esta información se mantiene un registro auxiliar por separado para cada proveedor.

Estos registros de cuentas auxiliares de proveedores se clasifican por orden alfabético en un mayor llamado “mayor auxiliar de cuentas por pagar”, mayor auxiliar de proveedores.

Función: Este mayor Auxiliar tiene por Función desglosar el movimiento de abonos y cargos de la cuenta Proveedores del Libro Mayor e informar, en todo momento el detalle que compone el saldo de esta cuenta, es decir, los Proveedores a los cuales debemos pagar dicho saldo.

Diseño:

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