La Administración Documental. Reseña

Teniendo en cuenta la temática del primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La Administración Documental es un tema muy importante, y de gran utilidad en todo momento para una persona, se podría decir que un individuo requiere de la administración de documentos muy a menudo, es una necesidad para mantener los documentos clasificados al día, por ello es que este tema se ha profundizado, más aun en la actualidad, y en aumento para las  empresas ya que este tema es fundamental porque enseña el método administrativo que se le debe dar a un documento, dependiendo de su grado de contenido, u otra características, Cabe destacar que también tiene como finalidad facilitar su uso, conservación y archivo, es decir, es el conjunto de gestiones dirigidas desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación, teniendo en cuenta las normas que rigen la empresa y el manejo de los archivos.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

5 Aspectos de Ley 594 de 2000

Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar profesionalmente en la administración y para todos los que desean crear su propia empresa, la misma es muy completa y tiene muchos aspectos de relevancia, entre ellos están algunos a continuación:

1. Permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos tipos de archivos y la parte documental.
2. Comprende la función archivística donde se expone la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente, haciendo que a la hora de buscar un archivo no sea tan dificultoso.
3. Regula el proceder de los oficinistas y enseña cómo se archivan y se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de cualquier entidad u empresa como los son oficios, cartas, memorandos, entre otros.
4. Enseña sobre el patrimonio documental, y que los documentos deben ser conservados por su valor histórico o cultural
5. Permite que las empresas, instituciones u otras, lleven de forma ordenada los documentos que se generan  clasificándolas y ordenándolas, para un útil control de los mismos.

5 Aspectos del Acuerdo 027 de 2006

1. Nos da a conocer conceptos básicos que regulan el proceso de documental de una empresa.
2. Uso del Inventario documental.
3. Enseña la Clasificación y uso adecuado de los documentos.
4. Responsabilidad jurídica en cuanto a la custodia de los documentos.
5. Uso del cuadro de clasificación documental para formar más fácil las tablas de retención documental y de valoración, de observar mejor la sesión.

 Yaifren Pérez

Del Video Gestión documental

Es un video interesante sobre lo amplio que es la gestión documental, claramente define algunos puntos clave que son las debilidades más comunes que se realizan en una empresa, en cuanto al primer punto se trata de la importancia de los documentos, ya que no todos los documentos se deben archivar de la misma forma, debe realizarse de acuerdo a la clasificación e importancia de los archivos, y de las prácticas que regulen a la empresa, en cuanto al punto dos las empresas no saben lo que gastan en gestionar su documentación y lo importante que esto seria, pues si lo hicieran y pusieran en prácticas técnicas de archivo y gestión documental mejorarían el rendimiento laboral administrativo, económico y la reducción de horas que se podrían utilizar en la búsqueda de los archivos, teniendo similitud esta última opción con el tercer punto que trata sobre la dificultad en la agilidad operativa de una empresa, sabiendo ya que el tiempo que se le dedica para archivar o recuperar un archivo que no esté clasificado u ordenado de forma precisa, puede perjudicar el tiempo dedicado a otras actividades relevantes de la empresa, que esto disminuiría el rendimiento útil de la misma, por último y no menos importante nos habla de la reducción de malos hábitos de archivo en una empresa y que estos pueden ser reducidos llevando a cabo normas y prácticas que regulan la gestión documental.

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