La Auditoria Adminisitrativa

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La Auditoria Administrativa se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva de los gerentes, es decir; personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han formado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados para que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan, y que los recursos se apliquen en forma económica.

Análisis Factorial

Una definición concisa de investigación industrial la enunciaría como “Un análisis de potencialidad de la productividad”. En la práctica, se trata de incrementar la eficiencia y el nivel de operación en una empresa de la rama industrial.

Este medio es útil para transformar los datos de Operación como sigue:

1. Analizar la operación total para determinar los factores que intervienen
2. Definir las funciones de esos factores que operan con relación al resultado esperado de la operación.
3. Determinar el grado en que el desempeño real y objetivo de esas funciones contribuye con su participación especifica y necesaria al esfuerzo total
4. Investigar que factor ejerce en condiciones determinadas una influencia decisiva favorable o adversa en la operación.

Analizar en la Organización

1. Medio Ambiente
2. Política y Dirección
3.  Productos y Procesos
4. Financiamiento
5. Medios de Producción
6. Fuerza de Trabajo
7. Suministros
8. Actividad Productiva
9. Mercadeo
10. Contabilidad y Estadística

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

1. Nombre de la Empresa
2. Antecedentes, Giro, Misión, Visión, Valores, Historia
3. Formulación del Plan de Auditoria

• Auditores que a evaluar.
• Cronograma de Tiempo-Actividades
• Factores que se van a evaluar

1. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

• Entrevista con Personal de la Empresa
• Preparación de los Cuestionarios
• Aplicación de los Cuestionarios

1. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y DICTAMEN

• Análisis de la Información Obtenida
• Dictamen Preliminar
• Formulación del Informe

1. PRESENTACIÓN DEL INFORME

• Recomendaciones y Sugerencias
• Presentación con el Comité Contratante
• Entrega del Informe de la Auditoria

UNIDAD III “AUDITORIAS DE CALIDAD”

El termino auditoria se entiende como un examen, análisis o evaluación. En el contexto de la calidad la auditoria es una revisión que permite comprar demasiados aspectos relacionados a las normas y especificaciones existentes.

Según lo establecido por las normas ISO-19011, la auditoria “es un examen metódico e independiente” que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las necesidades previamente establecidas y para comprobar que estas disposiciones se lleven realmente a cabo y que sean las adecuadas para alcanzar los objetivos previstos.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD

La norma ISO-19011 establece las directrices para la realización de las auditorias de sistemas de calidad. Dicha norma sr subdivide en 3 partes que contemplan respectivamente:

1. Reglas para la auditoria de sistemas calidad.
2. Criterios de la calificación de auditores.
3. Gestión de los programas de la auditoria.

Respecto al sistema de la administración de calidad consiste en dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. La adopción de este sistema debería ser una decisión estratégica de la organización, el diseño y la implementación están influenciados por diferentes necesidades, objetivos particulares, productos suministrados, los procesos empleados y el tamaño y estructura de la organización.

ENFOQUE DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD

Este anima a las organizaciones a analizar los requisitos del cliente definiendo los procesos que contribuyen a lograr productos aceptables por el cliente y a mantener los procesos bajo control. Un sistema de administración de calidad puede proporcionar el marco de referencia para la mejora continua, con el objeto de incrementar la satisfacción del cliente y otras partes interesadas. Proporciona confianza tanto a la organización como a clientes, de sus capacidades para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de forma coherente.

PAPEL DE LA ALTA DIRECCIÓN DENTRO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD

A través de su liderazgo y acciones, la dirección puede crear un ambiente en el que el empleado se encuentra completamente involucrado y en el cual un sistema de administración de calidad puede operar eficazmente.

Los principios de la administración de calidad pueden ser utilizados por la alta dirección para su papel que consiste en:

1. Establecer y mantener la política de calidad y los objetivos de la calidad de la organización.
2. Promover la política de la calidad y los objetivos a través de la organización para aumentar la forma de conciencia, motivación y participación
3. Asegurarse del enfoque o hacia los requisitos del cliente en toda la organización.
4. Asegurarse de que se implementen los procesos adecuados para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas para alcanzar los objetivos de calidad.
5. Asegurase de que se han establecido, implementado y mantenido un sistema de administración de calidad eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos de calidad.
6. Asegurarse de la disponibilidad de recursos necesarios.
7. Revisar periódicamente el sistema.
8. Decidir sobre las acciones en relación con la política y los objetivos de la calidad.
9. Decidir sobre las acciones para la mejora del sistema.

TIPOS DE AUDITORIA

1. Internas: Realizadas por el personal de la empresa o por personas externas que actúan con procedimientos y sistemática de la propia empresa.
2. Externas: Efectuadas por un organismo independiente ajeno a la empresa con sistemática de actuación propia.
3. Auditoria del Sistema: Tratan no solo de poner de manifiesto la existencia de un correcto sistema de calidad documentado, sino que dicho sistema sea conocido por toda la organización y que se cumplan los aspectos a estudiar, algunos de ellos son:

1. La existencia documental del sistema (manuales de calidad y de procedimientos).
2. Implementación real de dicho sistema documental a todos los niveles, desde el más alto al más bajo (gerentes, directores, empleados y operarios).

1. Auditoria sobre la política de Calidad: Debe estar documentalmente precisada en el Manual de Calidad. Esta política debe abarcar la Política de estrategia, política de cada departamento, política de calidad funcional. Se deben establecer los objetivos a seguir, el sistema de medida de su grado de cumplimiento, así como la modificación periódica de los mismos.
2. Auditoria sobre la Organización: Las funciones y Responsabilidades de todos los departamentos y personas, han de estar definidas claramente en el manual de calidad, así como la autoridad en la toma de decisiones, especialmente en la que puede estar directamente ligado a la calidad con un apartado específico a la organización de calidad.
3. Auditoria del sistema documental: Consiste en la comprobación de que los documentos que implican el manual de calidad están debidamente sustentados y archivados por las personas de los departamentos responsables. La constancia documental es necesaria para la comprobación de la bondad del sistema, en la mayoría de las ocasiones el sistema de calidad falla por que los documentos soporte no están bien diseñados, son confusos o difícilmente comprensibles. Un buen auditor debe reconocer no solo la falta de algún documento con información necesaria, sino también detectar en los existentes los defectos que le resten utilidad, este tipo de auditoria se realiza en forma periódica debiéndose comprobar:

• Que todos los documentos estén debidamente archivados.
• Que todos los documentos archivados estén debidamente complementados y firmados por los responsables que corresponda.

1. Auditoria del proceso: Tienen por objeto la valoración de la eficacia del sistema de calidad mediante la comprobación para que los procesos y desarrollo del trabajo en las distintas secciones se ajusten a los procedimientos especificados y en especial, los conocimientos y mentalización especialmente de los mandos responsables para que sean los correctos en la consecución de una calidad óptima. La documentación necesaria para la práctica de esta auditoria es:

1. Manual de procedimientos, instrucción de mantenimientos y conservación valiéndose tanto de la aptitud como de la actitud del personal. Los puntos por cuestionar son:

1. Limpieza de cada área o sección
2. Orden e identificación del material en proceso o almacenado
3. Utilización adecuada de las instalaciones a su cargo
4. Utilización y cumplimiento adecuado de los documentos bajo su responsabilidad.
5. Limpieza de maquinaria, útiles y herramientas a su cargo.
6. Uso adecuado de maquinaria e instalaciones y documentación
7. Seguimiento estricto de las fases programadas
8. Uso adecuado de calibres y demás elementos de medida a su cargo
9. Técnicas eficaces de motivación, dirección e instrucción de su personal
10. Valoración del rendimiento.

1. Auditoria de la valoración de la calidad del producto: Esta auditoria consiste en retirar después del control final o una vez ingresados en el almacén un numero de productos de los dispuestos para su envió al cliente. El número de productos a retirar será en función del número de productos fabricados, la elección se realizará totalmente al azar.

Superados los ensayos se realizará por parte de los auditores un estudio de los elementos que compongan el conjunto ensayado para determinar el deterioro sufrido. La valoración de los productos se realizará a través de una nota de calidad trasladándose a un informe del producto. Si los resultados obtenidos son correctos se archivará el informe enviando copia del mismo a la gerencia. Si los resultados no son correctos en el informe se indicará la decisión que crea conveniente adoptar, el auditor con el resto del material almacenado enviando una copia a la gerencia.

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