La gestión del control

LA GESTIÓN DE CONTROL

Marcial García G.

Administración de Operaciones

Instituto IACC

11-03-2016

Desarrollo

OBJETIVO DEL CONTROL: Definir un mecanismo o Sistema de Control

RECURSOS NECESARIOS: Contenidos de la Semana 5

INSTRUCCIONES: Defina clara y brevemente un (1) ejemplo concreto de un Mecanismo o Sistema de Control cualquiera, para ello indique y explique lo siguiente: 

Para llevar a cabo el desarrollo de este control, me permito esclarecer que el mecanismo o sistema de control a definir será el de la Recepción de Bienes o Servicios, de una empresa que presta servicios de consultoría, específicamente el ejemplo será el de una “Solicitud de Compra”.

En primera instancia existe una necesidad de un empleado de comprar específicamente un computador con ciertas características para el buen desempeño en el ámbito de la consultoría.

Se realiza la solicitud de compra (Empleado solicita un bien), el encargado de compras para seguir adelante su trabajo, debe solicitar que ésta solicitud sea aprobada por la jefatura correspondiente, una vez obtenida esta autorización, como política de empresa se debe solicitar 3 cotizaciones y la de menor precio, es la que será seleccionada.

En este caso antes de aprobar la compra, se debe comparar contra el presupuesto, de no tener problemas por estar dentro del presupuesto anual, sigue el proceso normal de compra.

Una vez aprobada la requisición (con firma de los involucrados), el encargado de compras debe colocar finalmente la orden de compra al proveedor seleccionado, la cual debe detallar, tanto el producto a adquirir como la negociación que hay de por medio, (valores, modalidad de pago, tiempo de entrega, lugar de recepción, etc).

Una vez llegada la mercadería, el área de abastecimiento debe controlar si lo recibido cumple con lo solicitado.

Por último, debe pasar al proceso de pago, de acuerdo a la negociación previa, para posteriormente personal de finanzas aprueba el pago, con cheque o transferencia.

1. La unidad organizacional o departamento responsable del procedimiento de control.

El departamento responsable de este control, es el Departamento de Compras, quien debe controlar que el producto adquirido esté en las condiciones óptimas para su uso y con las características técnicas solicitadas por el usuario interno.

1. El proceso y/o función sobre la cual se ejerce o realiza el control.

El proceso de control consiste en revisar el bien adquirido, para tal efecto, el empleado que solicitó el producto es aconsejable que participe del este proceso, este proceso tiene como función aprobar en forma interna la adquisición del producto solicitado.

1.  El tipo de control que realiza: Estratégico – Táctico – Operacional.

Para el ejemplo descrito, el tipo de control que se realiza es de tipo Operacional, dado que es un control de recepción de compras internas, recordemos que el control operacional tiene una fuerte orientación interna y débil orientación externa, es decir, centra su atención y foco con mayor fuerza ante temas internos y tiene una componente débil o de baja intensidad frente a temas externos.

  D) La variable a controlar y el parámetro o patrón de control. 

La variable a controlar en este ejemplo, está supeditada a la cantidad de productos recepcionados v/s las solicitadas, tiempo de respuesta en la llegada de los productos solicitados, valor facturado, cumplimiento de la garantía de los productos.

   E) El mecanismo o la forma de control que se ejecuta, es decir, ¿cómo se realiza el control? o ¿qué se hace para realizar el control?

Específicamente para el bien adquirido, se debe tener en cuenta las especificaciones que fueron solicitadas a través de la orden de compra, éstas deben coincidir con el producto recepcionado, luego debe ser probado y constatar el correcto funcionamiento, de esta manera se da por aprobado el proceso de control interno.

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