La importancia de la logística de compras

7 Administración de compras.

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La importancia de la logística de compras.

El área de compras de una empresa es la encarga de la adquisición de los materiales y componentes necesarios para la producción, considerando que estos insumos deben entregarse a tiempo, con la calidad, especificaciones, cantidades y al mejor costo posible del mercado.

Una buena planeación y gestión de las compras se vuelve importante mientras logre:

• Establecer expectativas confiables y reales sobre la disponibilidad de los insumos y sus tiempos de entrega.
• Permitir que las áreas interesadas dentro de la organización se reúnan para discutir sobre los requisitos específicos de la compra de los materiales, disponibilidad, proveedores, su transportación y su almacenaje, aportando su experiencia y expectativas sobre la compra.
• Definir la mejor estrategia de compras a la que se dé seguimiento en su cumplimiento y calidad del proceso, hasta el cumplimiento de las condiciones del contrato.
• Visualizar las posibilidades combinar o dividir los volúmenes totales de la compra en órdenes de compra que aprovechen economías de escala y reducir costos de administración.

Dentro de los aspectos que el administrador de compras debe cuidar en su proceso se pueden mencionar los siguientes:

1. Validar adecuadamente las especificaciones y requisitos de la compra
2. De los requisitos establecidos, asegurar que el proveedor pueda cumplir con ellos y en su caso adecuar sus condiciones para poder cubrir las condiciones establecidas, por ejemplo, colores específicos que deben ser procesados por el proveedor para cumplir con lo requerido, si es que estos no son parte del catálogo tradicional que el maneja.
3. Consolidar requerimientos sobre una misma orden de compra, o por el contrario dividirla en otras órdenes de compra, mejorando las condiciones por economías de escala o mejorar los tiempos de entrega.
4. Monitorear el cumplimiento de las condiciones de compra para reaccionar oportunamente ante situaciones especiales, e informar a las áreas sobre posibles necesidades de ajustar la planeación establecida.
5. Mantener        en        forma        transparente        y        sin        conflictos,        las        relaciones        con        los proveedores.

Y hacia el interior de la organización, la gestión eficiente de las compras debe observar el cumplir con las condiciones de:

1. La satisfacción de los clientes
2. Reducir los costos de inventario.
3. Mantener y/o aumentar la productividad de las áreas.
4. Oportunidad para detectar problemas que afectan el cumplimiento del objetivo logístico de la empresa.

Descripción del proceso de compras.

El proceso de compras, son una serie de pasos que se deben llevar a cabo por la empresa, antes de la adquisición de un bien o servicio necesario para cumplir su objetivo. Es un proceso formal que garantiza que los recursos de empleen de manera transparente, siguiendo un orden y cumpliendo con los términos de un presupuesto establecido. El diagrama 1 muestra este proceso de manera secuencial, donde podemos identificar un contexto amplio y lógico del proceso.

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