Logística De Compras

COMPRAS

Los desembolsos que se efectúan a través de Compras y la incidencia del costo de compra en el artículo que se produce y/o vende, obliga a pensar que no solo se trata de satisfacer las necesidades de las dependencias de la empresa, proporcionándoles lo que solicitan, sino que hay que tener en cuenta ciertos factores que requieren la coordinación de todos los elementos con Compras, porque esta puede facilitar los materiales y, al mismo tiempo, beneficiar a la empresa. Para ello se requiere no subordinar las compras a otra dependencia; hacerla actuar independientemente bajo la dirección de la Gerencia de Logística que coordine su acción con aquellos a quienes debe servir, de manera que conociendo sus necesidades pueda facilitarles lo que requieren en forma económica.

Ante este nuevo pensamiento, el comprador se convierte en parte del equipo dirigente de la empresa, donde su conocimiento y habilidad le permiten aplicar sin dificultad los principios de la compra económica y científica. De esta forma COMPRAS evoluciono de una simple función de servicio, en provecho de producción, a una función directiva en la que hay que tomar decisiones constante, que muchas veces son alteradas en lapsos muy cortos, por las circunstancias cambiantes de la economía y del comercio. Ya no se trata de esperar ordenes para efectuar las adquisiciones, ahora hay que prever las necesidades y los cambios que puedan producirse, para hacerles frente sin que se resienta la economía de la entidad.

Al surgir el concepto de logística dentro de las empresas, en su fase inicial como Administración de Materiales, son muchas las que forman la dependencia en función de compras y sin variar la denominación; es decir colocan bajo la Gerencia de compras, los almacenes, el transporte y el control de inventarios conformando de esta manera el elemento que se preocupe del flujo de materiales dentro de la empresa. Posteriormente se producen los cambios de denominación y a lo que fue compras se le llama Abastecimientos, Administración de Materiales y por ultima Logística. Lógicamente que los cambios de nombre, traen consigo ampliación de funciones y nuevos conceptos sobre la actividad, hasta llegar a la actual, mencionada en la primera parte.

FINALIDAD Y OBJETIVOS.-

La finalidad del elemento COMPRAS se establece conforme se va viendo su importancia para la empresa y de acuerdo a la necesidad que de los materiales, contra la continuidad del abastecimiento; producir duplicidades de adquisición; no disponer del servicio conveniente; o afectar la posición competitiva de la empresa. En conclusión Compras al efectuar las adquisiciones debe analizar si esta satisfaciendo al usuario y cumpliendo los objetivos que se han asignado a su función.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Uno de los aspectos más controvertidos con relación a Compras es generalmente, el relacionado con la autorización que la Gerencia, General debe otorgarle para que pueda contar con la suficiente flexibilidad en su labor de adquirir lo que la empresa requiera; pero al mismo tiempo, es necesario controlar las adquisiciones que realiza de manera de evitar los malos manejos que se supone es práctica común de los compradores. Es usual que en las empresas al tratar de compras, se piense que los que intervienen en ellas se aprovechan del puesto que desempeñan, obteniendo prebendas de los vendedores. Par este pensamiento se restringe la autorización que debe dárseles y así, en vez de evitar problemas, agilizar y flexibilizar las compras; aumentan los relacionados con roturas de stock, paralizaciones y. perdidas. AI hacer las restricciones, se olvidan que los procedimientos tienen una fuerte incidencia en los inventarios y si son largos y morosos, las existencias se elevan en función de la demora que tenga el procedimiento y en igual forma la inversión que se requiere aumentara, produciéndose un mayor desembolso de capital.

Es lógico que la compra sea autorizada, formal a tácitamente, por cuanto ella responde a una necesidad descubierta par el usuario o establecida por Logística en base al consumo de los materiales. La autorización que se otorgue constituye una limitación para el elemento Compras, que muchas veces comparte la responsabilidad inherente a la adquisición que realiza; es para ello conveniente definir con exactitud los Límites de la responsabilidad individual y de la mancomunada en el desempeño de la función, debiendo separarse ambas.

AI tratar de definir características relacionadas con calidad, tipo, pruebas a las que se someterá, análisis de sus propiedades, etc., la responsabilidad es compartida con el usuario, quien debe asumir la tarea de especificar lo que desea y el uso al que destina el material; mientras el comprador se responsabilizara de la selección del proveedor y de la fuente donde la adquirió en forma que resulte ventajosa para la empresa.

Los directivos de la entidad son los que determinaran la responsabilidad que Ie incumbe al elemento comprador, así como establecerán la autorización que Ie otorgan para que pueda llevar a cabo las adquisiciones, autorización que puede adoptar una de las siguientes formas:

- Para la fabricación durante un periodo determinado.

- Para el cumplimiento de un programa de adquisición de materiales va determinado por órdenes de compra específicas.

- Para la adquisición de determinados materiales que deben tenerse en existencia (mantenimiento de stocks).

- Por determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

Cualquiera de estas formas de autorización podrá ser utilizada por los directivos para que compras ejecute su función sin tropiezos, en provecho de la entidad y asumiendo la responsabilidad que Ie compete. Los directivos al delegar las tareas o funciones, otorgan la autoridad necesaria para su cumplimiento, debiendo ser, esta autoridad proporcional a la responsabilidad y a la capacidad que para afrontarla tiene el comprador.

EI alcance de la autoridad en cualquier caso dado, es determinado por la dirección, quien deberá evaluar la responsabilidad y la capacidad que se requiere para hacerle frente. De acuerdo a estos dos conceptos es que la dirección actuara, pero principalmente el relativo a la responsabilidad, ya que si se carece de capacidad para afrontar responsabilidades es muy sencillo prescindir del comprador o restringirle sus actividades al mínimo.

AI analizar la finalidad que tiene Compras en la Empresa, se puede establecer que existen cuatro aspectos básicos que rigen las adquisiciones y son: "

- Calidad

- Cantidad

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