LOGISTICA DE COMPRAS

CUARTA UNIDAD

LOGISTICA DE COMPRAS

A L M A C E N

4.1 Las operaciones básicas de un Almacén sin las siguientes:

• La recepción de artículos.

• Almacenamiento de los artículos desde el momento de su recepción hasta que se expiden.

• Expedición o embarque de los artículos.

Los procedimientos son distintos, los factores que influyen en el diseño de dichos procedimientos son los siguientes:

a) El volumen y la frecuencia de las transacciones.

b) La gran variedad de artículos de inventario que se manejan.

c) La demanda de servicio que se haga al almacén.

d) El tipo de almacén.

e) El sistema de control de inventario considerando si tal sistema es manual o mecanizado.

f) El sistema de manejo de materiales – el manejo de grúas para el manejo de mercancía y el hecho de que esté conectado en línea con una terminal de computadora habrá de requerir un sistema diferente, en contraste con el procedimiento en el cual el operador recoge las mercancías por medios manuales, al amparo de una requisición elaborada manualmente.

El primer paso será el descargar las remesas, trasladando los artículos hasta la sección de recepción. Se les pedirá a los proveedores que entreguen los bienes dentro de determinadas horas específicas y que además correspondan a los días señalados en los cuales el almacén puede recibir, teniendo esto como finalidad el poder informar la carga de trabajo y además que se pueda obtener información respecto a si la remesa se podrá surtir en las fechas oportunas. Será preciso que antes que se descarguen los artículos se proceda a contar el número de paquetes que integran la remesa, comprobando además si hubiera daños visibles antes de proseguir a firmar la nota de entrega.

Entonces se procede a desempacar los artículos verificando las cantidades y la descripción. Se coteja contra la nota de entrega y lista de empaque.

Es importante que se lleve un Registro de Artículos Recibidos o Aviso de Recepción de Artículos en el cual se anotarían las remesas en el orden en que fueran recibidas, haciendo las veces del informa de artículos recibidos, durante el mismo día que deberá enviarse en copia al departamento de Compras.

Los artículos dañados deberán ser regresados, si fuere posible, en el mismo vehículo que los trajo. Si no se hiciera de esa manera dichos artículos deberán ser almacenados en una sección especial, debidamente identificados, hasta en tanto puedan ser devueltos; se le deberá notificar de inmediato al proveedor y al transportista respecto de los daños causados, utilizando para ese efecto cartas pre-impresas (formatos).

Después que los artículos pasan a través de la sección de recepción y se les haya hecho la inspección técnica cuando sea aplicable, los artículos tendrán que ser distribuidos, ya sea al departamento solicitante o al lugar apropiado dentro del almacén.

Para almacenar se debe tener en cuenta: las superficies o cantidades a almacenar, los volúmenes de las mercancías, el peso de las mismas, los precios, la frecuencia de consumo y la necesidad de almacenar y bajo qué condiciones.

4.1.2 TIPOS DE ALMACENES

Localización de las Existencias dentro del Almacén

Comprende los siguientes sistemas:

• Almacenamiento Fijo – Consiste en que cada uno de los diferentes tipos de artículos que se manejen deberán tener destinado un lugar o una sección fija de almacenamiento, lo cual permitirá que el personal de almacenes pueda encontrarlos sin tener que consultar constantemente los requisitos de localización de inventarios. Este sistema se considera costoso en términos de espacio.

• Almacenamiento al Azar - Cualquier artículo se podrá almacenar dentro de cualquier lugar del recinto. En estos casos el espacio se aprovechará mejor, pero se necesitarán llevar registros respecto a la localización. Se considera particularmente apropiado cuando las cargas unitarias se manejan de una forma mecánica.

• Almacenamiento Divido por Secciones – Los artículos de una determinada clase se guardan en una zona o área específica. Aquí se podrá combinar con el sistema de almacenamiento fijo o al azar. No siempre se presta la debida atención a la localización de los inventarios dentro de los almacenes; realmente constituye un verdadero problema saber en donde se encuentran los artículos dentro de los grandes almacenes.

4.1.3 PLANEACIÒN Y ORGANIZACIÒN

Utilización de los Distintos Sistemas

Almacenamiento Fijo

1) Los bienes más frecuentemente expedidos se colocarán en un lugar más cercano al punto de envío.

2) Los bienes que se expidan conjuntamente se deberán almacenar conjuntamente. Esto reduce el tiempo destinado a caminar, acelerando las expediciones y reduciendo el tiempo de espera.

3) Se deberán conservar los artículos que se asemejen unos con otros en un lugar cercano.

4) Siempre que sea posible se deberá almacenar los bienes conforme lotes de expedición.

5) Se deberá separar los inventarios que se juzguen peligrosos (dentro de éstos se incluyen los materiales inflamables como el petróleo y la pintura insoluble; se aplicarán las normas de seguridad que se estimen pertinentes). Se podrán utilizar materiales tales como la arena como un medio natural para contrarrestar incendios.

Al llenarse los estantes, se deberán colocar los artículos ligeros y voluminosos en la parte superior; los artículos pequeños se colocarán a una altura intermedia entre la cintura y el hombro; los artículos pesados se deberán colocar en los grandes compartimentos de la parta más baja. Se considera más apropiado que a los artículos pesados se les coloque en el piso y no en el estante.

Almacenamiento al Azar

Es poco recomendado, incluso para un pequeño almacén, se considera aplicable la regla “para todo artículo debe haber un lugar y todo artículo debe estar en su lugar”. El inconveniente es el aparente desperdicio de espacio, puesto que en los casos en que las existencias de un determinado artículo son bajas, el espacio desocupado no podrá utilizarse hasta en tanto el artículo específico sea repuesto. Sin embargo ahorros de espacio entre un 20 y 30% se han logrado mediante el uso de almacenamiento al azar.

Almacenamiento por Secciones

Cada sección del almacén debe ser suficiente como para acomodar al máximo las existencias. Pero la realidad es que el almacenamiento de artículos estará a su máximo solo por un breve tiempo. El área de almacén se divide en un cierto número de secciones; una para los artículos voluminosos, otra para los artículos de reserva y una tercera para la sección de carga. Lo que se persigue es obtener el máximo aprovechamiento de espacio dentro de la sección de carga voluminosa.

Para describir las localizaciones se utiliza el sistema de rejas. Las líneas de norte a sur se intitulan desde la A hasta la Z y las líneas de este a oeste se numeran del 0 al 9.

Remisión de los artículos

Son dos las formas más sencillas de remitir la mercancía del almacén:

1) que las personas por sí mismas consigan todo lo que necesitan, y

2) que se le pida a un almacenista dicha entrega.

Se podrán tener estantes en el almacén de autoservicio respecto a provisiones misceláneas, las cuales frecuentemente se conservan apiladas; es muy frecuente que el personal de mantenimiento tenga su pequeño almacén de acceso libre de donde surtirá sus necesidades normales. Estos se manejan generalmente como almacenes secundarios que a su vez se surten de los almacenes principales, por lo general se surten cada día sobre la base de un sistema de existencias fijas.

Los almacenes controlados por personal de dicho departamento y que contienen mostradores en los cuales los artículos son entregados al amparo de una solicitud, son utilizados frecuentemente para satisfacer los requerimientos de los electricistas y para surtir artículos de mantenimiento, papelería y herramientas. Estos almacenes con fin exclusivo, frecuentemente están abiertos sólo parte del día.

En primer término, resulta imposible que los almacenistas puedan controlar las remisiones cuando los requerimientos suelan ser muy variados. La solución más obvia consiste en responsabilizar a los supervisores y a los jefes de departamento en cuanto a que autoricen todas las remisiones que se hagan a su sección, lo cual pueden hacer firmando un modelo de requisición de almacén.

Al ser firmada ésta por la persona indicada, habrá de señalarse que artículos se necesitan, el número de orden u objeto a costear, sirviendo a su vez como un registro de salidas, con el fin de actualizar los registros de inventarios y para poder costear las órdenes después de que se haya tomado nota de ella en el almacén.

El supervisor de sección elabora una requisición, anotando el número de orden o clasificación de costos correspondiente, así como la fecha procediendo a firmar.

Un empleado de la sección lleva la requisición al mostrador del almacén en donde se surten los artículos.

El almacenista procede a cargar los artículos señalados haciendo entrega de ellos, llevando el

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