Procedimiento – compras logistica y almacen

1. OBJETIVO(S)

Establecer los lineamientos que permitan fijar una relación estrecha entre las áreas involucradas de Consultoría & Monitoreo Perú S.A.C. durante el proceso de compras y almacenamiento de materiales, insumos, equipos y demás, asegurando que el producto adquirido cumpla con los requisitos y así se lleve un adecuado desarrollo de las actividades de la empresa.

1. ALCANCE

El presente documento tiene por alcance la compra de productos y contratación de servicios y aplica a todas las Áreas de C&M Perú S.A.C.

1. RESPONSABLE(S)

• Gerente General: Es responsable de aprobar la compra de materiales, insumos, equipos y demás.
• Ejecutivo comercial: Es responsable de
• Coordinador de Logística.
• Jefe  Encargado de Almacén
• Jefaturas de Área  los requerimientos de materiales y servicios de su equipo o área.
• Usuarios final: Solicitar materiales a su jefe inmediato y dar la conformidad una vez hayan sido entregados

1. CONDICIONES / NORMATIVAS

• No aplica

1. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1. TRAMITE SOLICITUD DE COMPRA

El usuario final será el encargado de identificar las necesidades de materiales, insumos, consumibles y todo aquel producto o servicio que se requiera y solicitar su requerimiento vía correo electrónico a su jefe inmediato para que este lo derive al área de logística, según:

En caso de Requerimientos para Proyectos: El jefe de área o líder de campo deberá enviar un correo electrónico al jefe de logística con copia al área de seguridad y/o mantenimiento según competa.

n caso no se tenga la totalidad de los materiales o sea necesaria la contratación de un servicio serán reenviados a logística paraasí Definiendo los productos a reponer o efectuar una nueva compra o solicitar un servicio se procede a tramitar la Solicitud de compra para posteriormente solicitar el visto bueno y autorización de Gerencia General y/o Gerencia Administrativa y Finanzas de ser el caso se modificara el pedido para su aprobación definitiva, de las cuales existen 2 tipos:

• Trámite Urgente: El cual se solicitara con una anticipación de 02 días hábiles para la recepción, atención y trámite por parte de Área de Logística.
• Tramite General: El cual se solicitara por todos los usuarios con una anticipación de 7 días hábiles para la recepción, atención y tramite por parte del Área de Logística

TRAMITE DE ORDEN DE COMPRAEl área de logística procederá a evaluar si el requerimiento es un bien o un servicio para poder gestionar la cotización correspondiente. La cotización dependiendo del requerimiento puede tener un periodo de duración de 03 a 05 días hábiles. La misma será enviada al usuario para su validación y conformidad por el bien o servicio a adquirir. Es recomendable mas no indispensable contar con 3 o más cotizaciones para efectos de evaluación de precios.

El área de logística gestionara la aprobación de todas las cotizaciones enviadas, indispensable del monto o moneda, por Gerencia General para generar la orden de compra por el bien o servicio solicitado.

El área de logística enviara la Orden de Compra al proveedor designado para su atención. La misma estará sujeta a evaluación y disponibilidad del proveedor escogido, teniendo en consideración el tiempo de entrega del bien o servicio.

Se puede gestionar también una compra siempre y cuando suceda lo siguiente:

• En caso exista alguna compra que se deba realizar por el distribuidor de la marca se procederá a gestionar la compra solo con ese proveedor.
• En caso el requerimiento sea llevado a través de una consignación por un proveedor seleccionado y el requerimiento sea mensual.

Con la aprobación de la Solicitud de Compra se procederá a la Generación de la Orden de Compra la cual deberá contar con el visto bueno y aprobación de la Gerencia de Administracion y Finanzas para su posterior envió vía correo electrónico al proveedor por parte del Área Logística.

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