La importancia de las compras

SEMANA 1

LA IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

La importancia de las compras se explica en la necesidad de aprovisionar, como una consecuencia de la organización del almacén, la producción y la demanda.

Almacén de aprovisionamiento: necesario para mantener el ritmo de producción. Es el puente entre los proveedores de materias primas y el centro de elaboración del producto.

Almacén de productos terminados: necesario para regular el mercado de consumo. Es el depósito que alimenta el mercado cuando hay desequilibrio entre los ritmos de producción y consumo.

Algunas situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén son:

• Cuando la fabricación se realiza en cadena y los proveedores están lejos. Se necesita almacenar las materias primas para que el centro de producción no se encuentre desprovisto frente a eventualidades.
• Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante. Por ejemplo la fruta, se puede recolectar en cierto periodo del año pero la demanda de fruta es constante durante el año.
• Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular/estacional. Ejemplo los equipos de nieve, se mantiene un ritmo constate de producción aunque el consumo sea sólo en invierno.
• Cuando los centros de producción se encuentran muy alejados de los puntos de consumo. Se almacena para poder enviar el producto en grandes volúmenes y así abaratar costos.
• Cuando debemos anticiparnos a los pedidos del cliente. Para tener el productos disponible en cuanto se requiera (respuesta inmediata).

PROCESOS, REGLAS, PLANIFICACIÓN Y ROLES GENERALES

La palabra compras describe un proceso que incluye: surgimiento de una necesidad, su ubicación, elección del proveedor, servicio.

PROCESO DE COMPRAR: adquirir bienes y servicios para satisfacer las necesidades de una entidad, para lograr sus objetivos de forma eficiente.

REGLAS DE NEGOCIOS: definen y controlan la estructura, el funcionamiento y la estrategia de una organización.  Ejemplo: A los clientes del tipo A se les realiza un descuento del 10%.

PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: la carta Gantt es una herramienta que muestra el tiempo de dedicación previsto para las actividades/tareas a lo largo de un tiempo determinado (no muestra las relaciones existentes entre las actividades).

ROL DE UN COMPRADOR: asume las responsabilidades de: elegir, tratar, conversar y negociar con los proveedores, investigar cotizaciones de precios, analizar y verificar precios, obtener permisos gubernamentales de importación, poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento, recibir o revisar los artículos, buscar la forma de transportar los artículos, investigación de nuevos mercados, actualizar cotizaciones, etc.

ROL DE UN VENDEDOR: debe generar valor incrementando la cobertura, desarrollar venta cruzada, desarrollar productos, realizar promociones de stocking y rotación, gestión del punto de venta, reducir costos de fletes y acarreos, ayudar a reducir mermas y devoluciones, procurar reducir los stocks out, etc.

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRAS

Un comprador debe:

1. Planificar las compras: hacer un estudio anticipado de las necesidades (estar informado de los productos existentes en el mercado y estar preparados antes que surja la necesidad).
2. Analizar necesidades: Se recibe de los distintos usuarios internos de la empresa las solicitudes de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
3. Solicitar ofertas y recibir presupuesto: cuando es una compra de alto costo o se compra por primera vez, es necesario para evitar afectar la economía de la empresa.
4. Evaluar ofertas recibidas: estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Para que la evaluación sea más fiable, evitar solicitar muchas ofertas y/o hacer una preselección (descartar aquellas que no cumplan con los objetivos de la empresa).
5. Seleccionar proveedores: comparar precio, calidad, condiciones y garantías personales del proveedor.
6. Negociar condiciones: por ejemplo: la cantidad mínima y máxima de venta por proveedor, la forma de pago, el embalaje, la fecha de entrega, el servicio, las reposiciones, etc.
7. Solicitar los pedidos: con un documento que comprometa a ambas partes.
8. Realizar seguimiento a los pedidos y los acuerdos: el seguimiento se hace para verificar que se ha recibido todo lo solicitado, que tiene las características pedidas y que se ha suministrado a tiempo. También verificar que se mantiene las condiciones pactadas respecto a la reposición de suministro, precios y plazos de cobro.

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO:

• Calcular las necesidades de la empresa: inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas/suministros.
• Minimizar la inversión de inventarios. Reducir el costo por pérdidas, daños, obsolescencia o artículos perecederos.
• Establecer un sistema de información eficiente. Informar sobre el estado del inventario e informar a contabilidad el valor monetario de las existencias.
• Cooperar con el departamento de compras. Lograr adquisiciones económicas, transporte eficiente, el despacho y recibo de mercancías.

OBJETIVOS DE LAS COMPRAS:

• Buscar proveedores competitivos. Buscar fuentes de suministro que ofrezcan ventajas a nuestros productos. Mejor calidad y seguridad en los plazos de entrega.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada. Asegurar la satisfacción del cliente interno y externo.
• Conseguir la mejor relación precio-calidad. Negociar facilidades de pago o transporte.
• Conseguir suministros a tiempo, para cumplir con la demanda de forma oportuna.
• Mantener los inventarios al mínimo. Analizar los envíos de los proveedores y los métodos de almacenamiento para minimizar el inventario y mejorar los costos sin que signifique perder ventajas de precio o calidad.
• Conseguir materiales estándar. Saber cuáles y son y conseguirlos a costo más bajo.
• Colaborar con otras áreas de la empresa.

FUNCIONES DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

• Analizar las tendencias del mercado (anticiparse a los cambios de precios, nuevos productos o técnicas utilizadas).
• Estudiar los envíos de los proveedores (hacer seguimiento de los perdidos y métodos de almacenamiento utilizados).
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes (obtener rápido el producto y obtener facilidades de pago o transporte).
• Buscar soluciones para mejorar los costos de la organización y coordinar con los otros departamentos de la empresa.

PASOS PARA COMPRAR O INTERACCIÓN DE LA EMPRESA CON EL OFERENTE

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