La lógica y el sentido común

MANUALES

La lógica y el sentido común de muchas personas reconocen el valor de los manuales, sin embargo, su elaboración todavía no es una practica común dentro de las organizaciones. Esto se debe a:

1. Que no sean muy conocidas las técnicas y metodologías para elaborar manuales

2. Que no reciban la importancia y el apoyo de los niveles directivos

3. Que la elaboración y desarrollo de manuales requiere de tiempo de parte de los responsables d e cada área, y este a veces es muy escaso.

Se define MANUAL como un libro que contiene lo mas sustancial de un tema, y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.

Los manuales son una de las herramientas mas eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.

En otros campos del conocimiento también hay manuales, manuales de planeación estratégica, de acupuntura, de cocina, para el cuidado y entrenamiento de mascotas, del supervisor de periodismo, de los buenos hábitos, de planeación de ganancias, de solución de problemas, de la gente bien, entre muchos otros.

Dentro del ámbito de los negocios cada vez se descubre mas la necesidad e importancia de tener y usar manuales, sobre todo, manuales de políticas y procedimientos que le permitan a una organización formalizad sus sistemas de trabajo, y multiplicar la tecnología que le permita consolidar su liderazgo y su posición competitiva.

Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le permiten a cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez.

Los manuales son a la organización, lo que los cimientos a un edificio. El tenerlos facilitan y soportan el crecimiento-, no tenerlos, limitaría las cargas y el número de pisos que el edificio podría soportar.

Podría pensarse que la organizaciones funcionan muy bien sin manuales, y es cierto si cuentan con expertos de mucha experiencia y preparación en el campo de especialidad de la organización, y todo (o casi todo) dentro de la organización, a simple vista marcha sin problemas. Sin embargo, el problema es la alta dependencia que tiene la organización con estos expertos.

MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

Un manual de políticas y procedimientos es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. En este manual se deben contestar las preguntas sobre lo que hace (políticas) el área, departamento, dirección, gerencia u organización y como hace (procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido (este control incluye desde la determinación de las necesidades del cliente hasta la entrega del producto o realización del servicio, evaluando el nivel de servicio pos-venta).

En caso de las empresas pequeñas con un solo manual para toda la organización puede ser suficiente. Sin embargo, dado que la mayoría de las organizaciones tienen definidas las principales áreas del negocio (mercadotecnia, ventas, recursos humanos, finanzas, calidad, producción, ingeniería, proyectos, administración, entre otros) es conveniente por aspectos de control y facilidad del manejo de información que cada área tenga su propio manual de políticas y procedimientos. En caso de que un área sea demasiado grande y maneje áreas o departamentos mas pequeños, se podría decidir autorizar también a esas áreas o departamentos a tener sus propios manuales para asegurar consistencia en toda la organización las únicas

...