Las líneas de comunicación

EJERCICIO 1.

Analice el siguiente organigrama y defina cuales son los mandos altos, mandos medios y mandos bajos. Asimismo, determine cuáles son las líneas de mando y de comunicación.

Líneas de Comunicación:

• Las líneas de comunicación es punteada y tiene una flecha en el final hacia dónde va dirigida la comunicación.

EJERCICIO 2.

Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Incluya además, el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entradas.

1. Renovación de una licencia de conducir:

a. Debe ingresar a Maycom.

b. Debe pasar a pagar los años que se desea la licencia al Banco.

c. Debe de presentar la siguiente papelería:

• Licencia de conducir a renovar

• Recibo de pago por el monto correspondiente a los años que desee agregar a su Licencia.

• Estar solvente de multas

• Examen de la vista emitido por una clínica que cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Tránsito de la Policía Nacional Civil.

• Factura original del examen de la vista

• Documento de identificación

• Fotocopia del documento de identificación

• Boleto de Ornato original

d. Pasar a ventanilla donde le confirman la información y toman huella.

e. Pasar a que le tomen foto y firmar.

f. Licencia de conducir Renovada.

2. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente.

a. Llevar Cédula original del contribuyente

b. Adjuntar a la carta de solicitud, fotocopia de Cédula del Contribuyente y de la persona que hará el trámite.

c. Verificar datos del SAT-FDU entregado que estén correctos y muy importante NO Olvidarse de Firmar IGUAL QUE EN LA CÉDULA o le rechazan dicho formulario.

d. Si existiera algún cambio, deberá llenar el formulario SAT-014 haciendo las modificaciones que correspondan y entregar con el mismo:

i. SAT-FDU debidamente firmado y marcado como Actualización

ii. SAT-014 Lleno y firmado

iii. Fotocopia de la Cédula del contribuyente

iv. Cédula original.

e. Elaborar carta, autorizando a la persona que entrega el SAT-FDU y solicitar que se haga entrega del RTU debidamente actualizado.

3. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tablets de chocolate.

a. Pedido del cliente.

b. Recepción del pedido.

c. Programar ruta de despacho

d. Recolectar producto

e. Cargar producto

f. Envío del producto

g. Producto entregado.

EJERCICIO 3.

Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica.

Beneficios:

1. Empleado solicita vacaciones.

a. Menor tiempo de llenado de la solicitud

b. Menor tiempo en la espera de la respuesta

c. Menor tiempo perdido en el proceso de solicitud de vacaciones.

2. Recursos Humanos revisa días disponibles.

a. Acceso rápido a la información.

b. Se garantiza la exactitud en días disponibles.

3. Jefe directo aprueba vacaciones

a. Se lleva mayor control de los empleados activos y los que están en vacaciones.

4. Recursos Humanos descuenta vacaciones.

a. Mejor control del pago final al empleados.

b. Se garantiza mayor exactitud y consistencia en los cálculos efectuados con nueva tecnología.

5. Se le comunica al empleado el resultado.

a. Se mejora la comunicación.

b. Se integran diferentes áreas de la organización.

c. El resultado comunicado oportunamente al empleado.

EJERCICIO 4.

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos.

1. Inversión de Q.300.00 de mano de obra y Q.700.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.

2. Inversión de Q.700.00 de mano de obra y Q.400.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.

3. Inversiones:

a. Mano de obra Q.170,000.00

b. Costos administrativos Q.125,000.00

c. Materiales Q.600,000.00

d. Servicios diversos Q. 30,000.00

e. Combustible Q. 10,000.00

Unidades producidas en el período 200,000 unidades.

4. Inversiones:

a. Recurso humano Q.300,000.00

b. Costos administrativos Q.225,000.00

c. Materiales de oficina Q.300,000.00

d. Servicios diversos Q. 50,000.00

Servicios vendidos en el período 870,000

5. El número de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa.

Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes.

• Papel y fotocopias Q.240.00 mensuales

• Persona responsable del proceso Q.3,250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)

• Espacio (Q.100.00 el m2 mensual), se utilizan 4 m2 de archivo, el valor total por espacio es de Q.400.00 mensuales

• Llamadas telefónicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero estas tampoco tienen costo.

Respuesta//:

1. Productividad = 300/(Q.300+Q.700) = 0.3

2. Productividad = 150/(Q.700+Q.400) = 0.14

3. Productividad = 200,000/(Q.170,000+Q.125,000+Q.600,000+Q30,000+Q.10,000) = 0.21

4. Productividad = 870,000/(Q.300,000+Q.225,000+Q.300,000+Q.50,000) = 0.99

5. Productividad = 200/(Q.240+Q.3,250+Q.400) = 0.05

Se puede observar que en el ejercicio 1 la productividad es más elevada en relación con el ejercicio 2, debido a que se utilizaron menos recursos y se producen más unidades. El indicador de producción del ejercicio 1 es menor que el ejercicio 3, pero éste último tiene datos de una empresa mucho más grande, o sea, más unidades producidas y más recursos.

Se puede observar que, aunque en los ejercicios 4 y 5 se habla de diferente unidad, el indicador de producción del ejercicio 5 es menor.

EJERCICIO 5.

Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes:

1. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco

a. Recopilación de la Información:

• Datos reunidos por medio del archivo de la empresa o persona particular, clasificado por mes.

b. Procesamiento de la información.

• Ingreso de datos de facturas al formulario respectivo o al programa de la SAT

c. Distribución de la información,

• Envío de los formularios ya sea por el contador de la empresa o contador particular o entregado personalmente. O ya sea envío de correo electrónico si se ingresó la información por medio del programa de la SAT.

d. Utilización de la información

• Utilización de la información, está en el análisis de los formularios y el cobro del IVA respectivo

2. Recepción y distribución de documentos en la organización

a. Recopilación de la información.

• Recopilación de la información por medio de datos en los archivos físicos de la empresa o archivos guardados en la red interna de la empresa

b. Procesamiento de la información.

• Creación del documento ya sea escrita manualmente, en máquina de escribir o por medio de computadora

c. Distribución de la información.

• La distribución se puede realizar por medio de mensajero, fax, correo normal o correo electrónico

d. Utilización de la información.

• Uso de la información para la toma de decisiones y de nuevas estrategias y reducción de errores.

3. Generación de informes de inventario

a. Recopilación de la información.

• Revisión de facturas de ventas realizadas, revisión de informes de productos existentes en bodega y en mostrador, así como informes de gastos e ingresos varios

b. Procesamiento de la información.

• Ingreso por medio de inventarios en papel, ingresos por medio de hojas electrónicas o programa de computación para realizar inventarios

c. Distribución de la información.

• Impresión y envío de inventarios por medio de mensajeros, correo propio, fax o correo electrónico

d. Utilización de la información.

• Conocimiento sobre el estado de ventas entre los altos mandos de la empresa para realizar pedidos correspondientes de productos agotados, establecer cuáles son los grandes o mejores clientes, realizar cambios específicos para una mejor venta, análisis del inventario para realizar mejores ventas con mejores productos.

4. Facturación para cursos matriculados en línea

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