“Lo mejor en partes eléctricas, S.A. de C.V.”

INTRODUCCIÓN

Se analizó el caso de “Lo mejor en partes eléctricas, S.A. de C.V.” dónde se realizaron talleres diagnósticos sobre las deficiencias y áreas de oportunidad de la compañía. Según las observaciones realizadas, los problemas en su mayoría son de personal y falta de organización, lo anterior afecta directamente no sólo a los colaboradores como parte importante del ente económico, sino también a sus clientes que son parte fundamental de la existencia y crecimiento de dicha empresa.

Conocer a fondo la problemática nos permite también dar una solución con mayor precisión, implementando alternativas y medidas estratégicas, desarrolladas según las necesidades de cada área.

Elementos como la comunicación, la organización, la retroalimentación y la capacitación, son fundamentales para hacer efectivos los diagnósticos.

A continuación indicamos los antecedentes de la empresa, posteriormente algunas propuestas para la mejora de las áreas de oportunidades que fueron detectadas

Antecedentes para determinar el Diagnóstico de la empresa

“Lo mejor en partes eléctricas, S.A. de C.V.”

Esta información y tus contenidos se te proporcionan para que puedas desarrollar las respuestas a tus cuestionarios de Taller para el Diagnóstico.

Y con estos datos preparar el diagnóstico, determinando y proponiendo las estrategias de solución.

La empresa “Lo mejor en partes eléctricas, S.A. de C.V.” se dedica a las Instalaciones Eléctricas en centros comerciales.

La empresa tiene 200 empleados, se acordó con la Dirección General hacer el levantamiento de información de la siguiente forma:

a) Integrar grupos de 15 a 25 personas.

b) Los grupos pueden formarse por personas de diferentes áreas, pero del mismo nivel, es decir los jefes o encargados de este personal no forman parte de este grupo.

Por lo que se formaron ocho grupos de la siguiente forma:

Personas

1. Dirección General y todo el equipo Directivo 7

2. Jefes de departamentos, coordinadores y residentes de obra 25

3. Personal administrativo, varias áreas (contabilidad, compras, etc.) 25

4. Personal de obra de la empresa. 25

5. Personal de la obra contratistas. 25

6. Personal de la obra contratistas. 25

7. Personal de la obra contratistas. 25

8. Personal de la obra contratistas. 25

Con el uso del cuestionario y actuando como facilitadores con el equipo directivo, desarrollaremos con ellos la misión de la empresa, la visión a corto, mediano y largo plazo, así mismo los directivos identificaran los valores que la empresa debe fomentar.

Se revisó como está la organización en el momento actual (La empresa no cuenta con un organigrama formalmente desarrollado).

Organigrama:

Los directivos identifican las siguientes áreas en la empresa:

 La Dirección General nos informó que a él le reportan, una secretaria, el Gerente de Costos y Concursos, el Gerente de Operaciones, el Gerente de Contabilidad, el Gerente de Recursos Humanos, el Gerente de Sistemas. El Director General está a cargo de las ventas y tiene un Asesor Externo (staff)

 Al Gerente de Costos y Concursos le reportan un Jefe de Compras, un Jefe de Costos, un encargado de tráfico.

 Al Gerente de Operaciones reportan los Residentes de obra, los supervisores, servicios externos profesionales de Proyectos Eléctricos, Coordinador de Obra Civil, Coordinador de control de vehículos, Emergencias Eléctricas.

 Al residente de obra reportan, contratistas o cabos, maestros, oficiales y ayudantes.

 Al Gerente de Contabilidad le reportan, Encargado de Almacén, Ayudantes de Almacén, auxiliares de contabilidad, encargado de nóminas, y está a cargo de coordinar los servicios externos de Contabilidad y Auditoría.

 Al Gerente de Recursos Humanos no tiene personal a su cargo, él se dedica a al reclutamiento y selección de personal.

 Los directivos contestaron las siguientes preguntas del cuestionario enfocadas a los procesos y problemas que identifican en la empresa de las cuales sobresalen las siguientes:

PROBLEMAS:

1. Falta de capacitación del personal.

2. Falta de capacitación a supervisores en el conocimiento de materiales y de la obra.

3. Falta de comunicación clara, oportuna, veraz y amena.

4. Deficiente trabajo en equipo.

5. Deficiente aplicación de técnicas modernas de liderazgo, no se sabe dirigir, motivar ni entrenar al personal.

6. Ocultamiento de información de obra por convenir a intereses personales.

7. Conflictos, molestias e incumplimientos.

8. Costos altos de no calidad y baja productividad en el trabajo, por frecuentes errores, desperdicios de tiempo, de materiales, atención de quejas de clientes internos y externos, frecuentes re-trabajos, etc.

9. Falta de definición de líneas de mando y de funciones.

10. Retrasos en la entrega de material.

11. Quejas del cliente sobre falta de supervisión, de organización, de coordinación, etc.

12. Falta de confianza en el personal por falta y/o desconocimiento de procedimientos.

13. Los jefes no ayudan a que los subalternos crezcan por miedo a ser desplazados.

14. Quejas del personal por enviarlos a lugares lejanos a su domicilio.

Los demás grupos constataron estos problemas y agregaron los siguientes:

15. Los directivos tienen un horario desfasado al de los trabajadores, quieren que los trabajadores trabajen más de 12 horas al día y el personal no cumple con el horario de entrada.

16. Rechazo de los trabajadores a la capacitación porque creen que es para explotarlos y tienden a solicitar aumento de salario por capacitarse.

17. Corrección (reparación) antes que prevención de errores.

18. Poca motivación del personal.

19. Falta documentar procedimientos, funciones y puestos.

20. Quejas mutuas entre áreas.

21. No se ve que haya responsables de los problemas.

22. Hábitos y costumbres inconvenientes para la empresa. (Ejemplo: mucho tiempo en almuerzo)

23. Falta de conciencia de costos por errores y por pérdidas de tiempo y de materiales.

24. Falta colaboración mutua.

25. Sueldos bajos.

26. Decisiones a destiempo.

27. Las personas llegan sin conocimiento previo ni capacitación y aprenden por ensayo, error y regaños.

28. Se cambia a las personas de un área a otra sin previo aviso ni capacitación.

29. No se respeta el horario para pedir material.

30. En obra civil con frecuencia no se paga a trabajadores que se desplazan por varias obras con diferente coordinador, porque los coordinadores no reportan los trabajos y en ocasiones los contratistas tienen que hacer estos pagos y no los recuperan.

31. No se especifica claramente el trabajo a realizar, causando re-trabajos, retrasos y costos.

Los Directivos nos dejaron saber que en su misión para la pregunta 5.- ¿Cómo lo hace?

Ellos contestaron:

Trabajando en equipo, utilizando equipos y herramientas adecuadas con tecnología de punta, personal comprometido, una estructura y procesos eficientes, procedimientos documentados, una buena coordinación entre todos los departamentos, con calidad en el trabajo, buena disposición, actitud de servicio para entregar la obra al cliente en tiempo y forma.

Los directivos y usted como facilitador llegaron a las siguientes misiones:

Visión

A corto plazo

Consolidarnos como el proveedor más confiable en instalaciones eléctricas para Wall Mart, con una organización sólida, bien estructurada, eficiente y eficaz, utilizando procesos adecuados, con las áreas trabajando en forma coordinada, comunicaciones claras, oportunas, precisas y amenas, personal capacitado, altamente motivado, practicando los valores de la organización con cultura de calidad.

Mediano plazo

Expandir nuestro campo de servicios a otros clientes del sector comercial privado (otras cadenas comerciales nacionales e internacionales), con una organización sólida, bien estructurada, eficiente y eficaz, utilizando procedimientos eficientes, con las áreas trabajando en forma coordinada, con comunicaciones claras, oportunas y precisas, personal capacitado, altamente motivado, practicando los valores de la organización con cultura de calidad.

Largo plazo

Diversificar nuestro campo de servicios a otros ramos de la ingeniería, construcción y comercialización e impulsar el crecimiento de la empresa a otras plazas a nivel internacional, cumpliendo con disposiciones a nivel internacional con una organización sólida, bien estructurada, eficiente y eficaz, utilizando procedimientos eficientes, con las áreas trabajando en forma coordinada, con comunicaciones claras oportunas y precisas, personal capacitado, altamente motivado, practicando los valores de la organización con cultura de calidad.

Los directivos y todo el personal identificaron los siguientes valores que la empresa debe adoptar y seguir en la empresa:

Valores

• Cumplimiento con los compromisos contraídos con los clientes para terminar en tiempo y forma (Servicio al cliente).

• Honestidad.

• Actitud innovadora.

• Actitud de capacitación permanente.

• Disponibilidad y flexibilidad en el servicio.

• Tolerancia.

• Comprensión.

• Empatía.

...