Métodos y técnicas de una buena comunicación

Herramientas para la comunicación

Existen multitud de canales y herramientas mediante los que fluye la comunicación en las organizaciones, entendiendo aquellos como los medios y métodos de difusión que se emplean para enviar mensajes entre sus miembros.

Algunas de las múltiples posibilidades para difundir información o almacenar son las siguientes:

• Comunicación directa interpersonal: la más común y completa en tanto que permite dar feedback instantáneamente aparte de completarse con la información derivada del tono, del lenguaje no verbal, etc
• Teléfono (con sus distintas funcionalidades: llamada, SMS, WhatsApp, etc.): tiene una ventaja, ya que es un medio de comunicación inmediato y cercano.
• Correo electrónico: medio de comunicación por excelencia en las organizaciones de hoy en día. Permite cierta agilidad en la comunicación, así como la ventaja de poder compartir archivos.
• Tablones y carteles: permiten dejar a la vista de cualquiera (independientemente de los medios con que los trabajadores cuenten en su puesto) información puntual de interés para la plantilla, tal como avisos, horarios, cambios de turnos, revisiones, etc.
• Boletines y revistas: adecuados para transmitir información de interés acerca de la empresa y de otros aspectos más lúdicos que puedan atraer a sus trabajadores. Son de carácter escrito y difundibles vía papel. Su periodicidad es variada en función de su contenido. Es un sistema sencillo de mantener informada a la organización.
• Manual de bienvenida: comunicación vertical descendente conducente a informar a los nuevos trabajadores de la empresa sobre el funcionamiento de ésta, su misión, su visión, sus valores, su cultura, etc. Contribuye a buscar la identificación de los trabajadores con la organización, construyendo compromiso y motivación para sus integrantes.
• Actos o eventos internos: aumentan el sentido de pertenencia y de cohesión en la organización. Ayudan a la socialización de la plantilla, al intercambio de información de modo tanto formal (por los organizadores y participantes en el evento). Ejemplos: desayunos de trabajo, cenas, celebraciones.
• Buzón de sugerencias: método generalmente implantado para dar voz a la plantilla y que sus conocimientos y su experiencia contribuyan a la mejora de la organización y al mejor desempeño de su trabajo.
• Reuniones con los miembros del equipo: probablemente uno de los canales de comunicación más valiosos para las organizaciones. Permite crear cohesión entre la plantilla y fomentar el intercambio de información en múltiples direcciones (vertical ascendente, vertical descendente, horizontalmente) entre los miembros del equipo. Permite ir comprobando y corrigiendo las actuaciones de éste haciendo partícipe a sus integrantes.

Errores más frecuentes

Es muy normal de los errores podamos aprender lo que no debemos hacer dentro de la organización para tener una buena comunicación y así tener una mejora.

Algunos de los errores que más frecuentemente suelen aparecer en las organizaciones son los siguientes:

• Falta de credibilidad de los superiores. Sin credibilidad no hay confianza, no hay motivación ni implicación y no cabe una buena comunicación. La eficiencia se minimiza.
• Los empleados no están siendo involucrados en los procesos de cambio sustanciales.
• Los procesos de toma de decisiones no se comunican eficazmente.
• Los líderes prefieren la comunicación del correo electrónico en vez de la presencia personal y la comunicación.
• La comunicación interna es unilateral.
• Los directores subestiman la comunicación no verbal, los rumores y las sensaciones de la plantilla.
• Los empleados y sus contribuciones no son valorados suficientemente.
• Las decisiones no son justas en sí (si están basadas en información incompleta o falsa) o las formas de comunicarlas son incorrectas (pobre justificación o falta de empatía).
• No se promueve el feedback y el sentido de pertenencia.
• Se deriva la comunicación interna a otros departamentos como RRHH, restándole importancia y tiempo de dedicación como herramienta de apoyo estratégico.
• Se desarrolla un plan de comunicación por inercia y por imagen, no por convencimiento de su necesidad.

Esquema de conductas y a que de ninguna manera se deben de llevar a cabo dentro de una organización.[pic 1]

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