MANUAL DIRECTORES ADMINISTRATIVOS Y COMERCIALES

MANUAL DIRECTORES ADMINISTRATIVOS Y COMERCIALES

Como parte del proceso de formación y reinducción de los directores administrativos y comerciales, se crea este manual con el fin de dar a conocer las funciones claras, precisas e indelegables de cada uno de los colaboradores en las sucursales del país:

Es vital que el director conozca todos los procesos que se involucran en la actividad de alquiler y venta de formaleta metálica, es decir, cada unidad de negocio ( 2, 3, 4, 5, 6 para nuestro caso) se compone de departamentos, los cuales deben integrarse de manera exitosa para lograr la propuesta de valor y así cumplir con los objetivos propuestos por la Gerencia. Estos departamentos son:

• Dirección

• Comercial ( Coordinadora de ventas, Ejecutivo comercial, auxiliar administrativa )

• Técnico ( Coordinador técnico, técnicos jr, asesor de obra )

• Logístico ( Coordinador logístico, personal operativo )

Cabe aclarar que el resto de departamentos como talento humano, financiero, calidad, compras, producción, técnico, están integrados desde la principal Bucaramanga y dan soporte remoto a las 5 sucursales.

Con esto claro y antes de nombrar las funciones de cada cargo, se muestra un diagrama de integración del proceso comercial, el cual es pilar fundamental en este grupo empresarial y se muestra gráficamente la conexión y correlación que existe con cada actor del proceso antes mencionado.

Es muy importante tener claro el manejo del Met – One, ya que este sistema paralelo al JD nos permite tener un seguimiento de todas las cotizaciones realizadas en las sucursales. Responsable Coordinadora de ventas de culminar el proceso en este sistema.

Para cualquier despacho de equipo para un cliente nuevo se debe tener lo siguiente:

1. Documentos:

• Cámara de comercio

• RUT

• Fotocopia de cedula representante legal

• Formato Información básica del cliente

• Contrato firmado

• Pagare y carta de instrucciones

• Reporte de CIFIN

• Formato OV05 y OV06

Nota: Si por alguna razón el cliente no entrega pagaré o contrato, se debe anexar la carta de autorización de consulta a centrales de riesgo y la autorización escrita de gerencia comercial.

2. Pago de anticipo

3. RD-01

Se debe tener conocimiento de todos los proyectos confirmados y que estén en alistamiento para despacho, ya que una de nuestras funciones es velar por el cumplimiento en estos tiempos y tener la potestad de cambios dependiendo de la urgencia de nuestros clientes.

Para el proceso de venta el director debe ser la persona encargada de recolectar toda la información antes de pasarla al departamento comercial de Industrias Metalex, para el caso sería:

o Documentos ( Cámara de comercio, RUT, Fotocopia Cedula)

o Cotización en RV-14 y RV-16

o RD-01

o Comprobante de pago de anticipo

Es importante conocer los tiempos de entrega de equipo en venta, donde estos empiezan contar si se cumplen con los 3 requisitos dados en la política comercial: Firma de contrato, pago de anticipo, firma de RD-01.

Con esto claro los días de fabricación se dividen así:

Modulación: 5 - 8 días

Planos taller: 3 días

Portafolios: 2 días

Fabricación de equipo: 25 días

Por dirección del auditor se debe profundizar en el autocontrol y conocimiento diario de la operación de cada una de las sucursales, es por ello que se debe tener en cuenta a diario:

Los QUE, claves de su gestión:

• ¿Qué visitas a clientes hicieron los ejecutivos el día anterior?

El director de la sucursal debe hacer acompañamiento diario a la gestión comercial y hacer seguimiento retroalimentando oportunamente al Ejecutivo Comercial y al Director Nacional sobre la labor comercial de la zona. El direcgor debe conocer de primera mano donde está el ejecutivo comercial, que citas tiene en el día, en que zona está laborando, cual es la futura colocación de equipo y dar cuenta al Director Nacional de la labor comercial de cada uno.

• ¿Qué Equipo recibí?

Saber de qué cliente es el carro que están descargando, cuantos m2 devolvieron, estado del equipo.

• ¿Qué Equipo Despaché?

Saber los despachos diarios, a quien se le remisiona, quien da asesoría o entrega del equipo.

Observación: Se planteara la ejecución de informe diario que respalde la rotación (Movimiento diario de inventario en m2).

• ¿Qué Facture?

Tener claro los cobros por reposición, ventas de consumibles, saber que se facturo en cada corte de alquiler y realizar la verificación de la liquidación de la factura.

• ¿Qué se recaudó?

El responsable del cobro de cartera de la sucursal es el director (Debe involucrar en el proceso al ejecutivo comercial y corventas), el cual realiza una planeación mensual y debe estar pendiente diariamente de la ejecución de la planeación.

A continuación se nombran las funciones estipuladas para cada cargo de la sucursal:

Funciones Corventas:

• Atención clientes en oficina

• Solicitud de clientes (Saldos de equipo, explicación facturas, estados de cuenta, etc.)

• Documentación clientes nuevos

• Consultas CIFIN

• Cuadro CIFIN mensual

• Facturación quincenal , velar que retornen firmadas y selladas por el cliente

• Cobro de

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